2.8 Инвентаризация основных средств и отражение ее результатов в учете

Инвентаризация основных средств является общей частью инвентаризации имущества и обязательств организации, в ходе которой проверяется соответствие учетных данных по инвентарным карточкам фактическому наличию активов, а также их техническое состояние и оценка.

Инвентаризация является средством так называемого последующего бухгалтерского контроля сохранности основных средств и обеспечения достоверности учетной информации.

Руководитель организации вправе устанавливать дату инвентаризации объектов основных средств, регламентировать порядок ее проведения, количество инвентаризаций в отчетном году, перечень проверяемого при этом имущества. Все это является элементом учетной политики организации. Своим решением руководитель может назначать как полные, так и выборочные, как плановые, так и внеплановые текущие и годовые инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводятся согласно утвержденному в конце предыдущего года графику.

Внеплановые - как правило, при экстремальных обстоятельствах, кражах, хищениях, авариях.

Текущие инвентаризации проводятся в течение отчетного года

Годовые - перед составлением годовой отчетности, а также в случае принятия решения о проведении и переоценке основных средств.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Решение о проведении инвентаризации, персональный состав комиссии утверждается приказом руководителя организации.

До начала инвентаризации основных средств проверяются:

1. Наличие и состояние инвентарных карточек, описей, и иных регистров аналитического учета основных средств;

2. Наличие и состояние технических паспортов и иной технической документации;

3. Наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду, лизинг или ответственное хранение.

Перед проведением инвентаризации составляется и передается в комиссию инвентаризационная опись основных средств (утвержденная Госкомстатом, форма номер ИНВ-1). Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность внесения в опись данных о фактических остатках основных средств, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные инвентаризацией отклонения фактического наличия основных средств от учетных данных инвентаризационная комиссия оформляет так называемой сличительной ведомостью результатов инвентаризации основных средств (форма ИНВ-18). После чего составляется ведомость результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).

Если в результате инвентаризации выявляются ранее неучтенные объекты основных средств, то их необходимо поставить на учет по первоначальной стоимости, которая определяется текущими рыночными ценами. Амортизация при этом будет начисляться исходя из первоначальной стоимости и установленного срока полезного использования.

В налоговом учете стоимость излишков, выявленных в процессе инвентаризации признается в качестве внереализационного дохода (п.20 ст.250 НК РФ).

При обнаружении и недостачи объектов основных средств необходимо получить письменное разъяснение со стороны материально ответственных лиц. После этого руководитель организации принимает решение о снятии недостающих объектов с учета. Сумма недостач может быть отражена на виновное лицо, если оно официально установлено. При этом работодатель, учитывая конкретные обстоятельства, при которых причинен ущерб, может полностью или частично отказаться от взыскания с виновника (Ст. 240 ТК РФ).

Работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб в пределах своего среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ). При этом в соответствии со ст.138 ТК РФ общий размер всех удержаний при выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. ³⁷

Если виновники не установлены, то в обязательном порядке должны быть получены соответствующие подтверждающие документы в виде решения следственных или судебных органов.

Для целей бухгалтерского учета убытки от списания и недостачи основных средств учитываются в составе прочих расходов.

Недостачи и потери материальных ценностей отражаются с применением счета 94 «Недостачи и потери ценностей».

При списании объектов в результате порчи или потери делаются записи:

Д 01 - выбытие К 01 - списана первоначальная стоимость недостающих основных средств;

Д 02 К 01 - выбытие - списана амортизация, накопленная к моменту списания с учета;

Д 94 К 01 - выбытие - списана остаточная стоимость недостающего объекта основных средств;

Д 73 К 94 - отнесена остаточная стоимость недостающего объекта на виновное лицо.

С виновника может быть взыскана рыночная стоимость недостающих средств. В этом случае разницу между рыночной и остаточной стоимостью недостающего основного средства относят на доходы будущего периода.

Д 73 К 98 - отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью недостающего ОС;

По мере взыскания с виновника суммы недостачи будут делаться записи

Д 50 или Д 70 К 73 - отражено погашение виновником суммы недостачи.

И в том случае, если у нас еще взыскивалась рыночная стоимость, то

Д 98 К 91 - списана часть доходов будущих периодов и присоединена к прочим доходам.

Для целей налогового учета согласно подп.5 п.2 ст.265 НК РФ, убытки в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, а также убытки от хищения, виновники которых не установлены, признаются внереализационными расходами.³⁸ Факт хищения при этом должен быть подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти.