Понятие первичного учета, классификация учетных документов

* Понятие

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

-наименование документа;

-дата составления документа;

-наименование организации, от имени которой составлен документ;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

-наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, т.е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

*Классификация

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся между собой по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам.

Они классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам:

1. назначению;

2. степени обобщения (порядку составления);

3. способу охвата фактов хозяйственной жизни;

4. месту составления;

5. количеству учетных позиций;

6. характеру фактов хозяйственной жизни и др.

Первичные учетные документы включают в свой состав бланки строгой отчетности (бланки удостоверений, дипломов и т.д.), учет которых организуется на одноименном забалансовом счете без применения двойной записи.

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения на них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по однородным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

+По назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Организационно-распорядительные не являются основанием для произведения учетных записей на счетах бухгалтерского учета, а носят распорядительный характер. К ним относятся: доверенности, платежные поручения, банковские чеки и т.д.

Оправдательные документы подтверждают и служат основанием совершения факта хозяйственной жизни, а также являются основанием для записей на счетах. К их числу относятся: кассовые ордера, накладные на отпуск материалов, таварно-транспортные накладные и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерской службы на основании распорядительных или оправдательных документов с целью определения корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.

Комбинированные документы чаще всего используются на практике и включают в себя различные признаки: распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость); оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет); распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).

+По степени обобщения (порядку составления) документы подразделяются на первичные (составляются в момент совершения хозяйственной операции – счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т.д.) и вторичные (обобщают данные первичных документов – отчет материально ответственного лица на основании приходных и расходных документов).

+По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы подразделяют на разовые (служат для оформления одного факта хозяйственной жизни – приходный кассовый ордер, требование на выдачу материалов) и накопительные (оформляют однородные, повторяющиеся факты хозяйственной жизни – например, лимитно-заборная карта).

+По месту составления документы делятся на внутренние (оформленные на данном предприятии) и внешние (поступившие в организацию от других юридических и физических лиц).

+По количеству учетных позиций документы подразделяются на однострочные (содержат одну позицию – например, наряды на выполнение работ) и многострочные (состоящие из нескольких позиций – счета, накладные и т.д.)

+По характеру фактов хозяйственной жизни документы делятся на кассовые, банковские, материальные и расчетные.

В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления установлена система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

Стандарты основаны на унификации – то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации – установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

Организации вправе вносить какие-либо дополнения в унифицированные формы, однако изменение установленных форм запрещено.

Данные первичных учетных документов после проверки правильности заполнения и принятия к бухгалтерскому учету отражаются в учетных регистрах бухгалтерского учета, которые являются основой для составления бухгалтерской отчетности.