1.3.3 Завдання управлінського документознавства. Головні напрями наукових досліджень

Основними завданнями управлінського документознавства як наукової дисципліни є:

• визначення ролі та місця управлінської документації в суспільстві;

• формування державної політики у сфері створення та функціонування управлінської документації;

• уніфікація термінології управлінського документознавства;

• оптимізація процесів створення та функціонування управлінської документації, їхня уніфікація та стандартизація, створення уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації;

• розроблення та удосконалення класифікаційної схеми управлінської документації;

• вирішення проблем створення та обігу електронної управлінської документації в установі;

• узгодження теоретичних засад управлінського документознавства із загальносвітовими нормами управління документацією, зокрема міжнародними стандартами у цій сфері.

• Серед головних напрямів наукових досліджень можна виділити такі їх групи: теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні, історичні, науково-технологічні. Коротко охарактеризуємо їх зміст.

Теоретико-фундаментальні:

• дослідження управлінської документації як інформаційного ресурсу суспільства, явища культури та елемента соціальної пам'яті;

• виявлення впливу управлінської документації на зміст та наслідки управлінських цій у суспільстві;

• 11

• вивчення соціально-правових аспектів створення управлінської документації та доступу до її інформації;

• аналіз співвідношення та перспектив розвитку традиційної та електронної управлінської документації (їхніх систем, потоків,

• комунікацій);

• виявлення закономірностей розвитку управлінської документації.

Теоретико-прикладні дослідження:

• дослідження сутності управлінського документа (як елемента управлінської документації);

• вивчення функцііі управлінської документації;

• вирішення класифікаційних (типологічних) проблем управлінської

• документації;

• дослідження властивостей управлінських документів та їхньої документної інформації;

• побудова уніфікованих моделей документів та їхніх систем, у тому числі електронних;

• вирішення понятійно-термінологічних питань. Історичні дослідження:

Історичні дослідження:

• дослідження генезису управлінського документа;

• аналіз еволюції характеристик змісту і форми управлінських документів;

• визначення змісту процесів формування і розвитку видів і типів (класів) управлінських документів га управлінської документації, виявлення закономірностей в цих процесах;

• вивчення історичних умов створення та функціонування управлінської документації.

Науково-технологічні дослідження:

• вироблення раціональних наукових методик створення управлінських документів;

• розроблення методик роботи з управлінською документацією, вивчення життєвого циклу управлінського документа;

• підготовка методик впровадження уніфікованих форм управлінських документів та уніфікованих систем управлінської документації;

• розв'язання практичних проблем створення електронних управлінських документів(комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв’язку з традиційною

• 12

• технологією діловодства) і вирішення питань, пов'язаних з подальшим користуванням документами у їхньому динамічному стані;

• впровадження класифікаційних схем управлінських документів. Безперечно, що це тільки головні напрями досліджень, кожен з яких може бути деталізованим. Зокрема, зараз все більше актуалізується необхідність вирішення дослідницьких проблем електронної управлінської документації, що повністю співпадають із загальними проблемами підготовки та функціонування електронних документів (ЕД) в установі, Серед них можна відзначити:

• уніфікація, стандартизація та регламентація процесів створення, реєстрації, обігу (включаючи питання контролю за виконанням, оперативного використання інформації тощо), зберігання ЕД;

• виявлення закономірностей, пов'язаних з електронним документостворенням та обігом ЕД;

• дослідження потоків, життєвого циклу ЕД різних видів та у різних сферах (адміністративне управління, наука, виробництво тощо);

• уточнення та перегляд строків зберігання ЕД, обгрунтування їх для тих видів, що виникли в умовах нових економічних відносин;

• вирішення проблем організації автоматизованих інформаційно-пошукових систем, збереженості ЕД, пошуку, захисту їхньої інформації та доступу до неї;

• розроблення правових питань, пов'язаних із створенням, обігом та юридичною силою ЕД;

• розв'язання понятійно-термінологічних питань ЕД, пов'язаних з визначенням сутності ЕД, їхньою ідентифікацією, оригінальністю, повторюваністю інформації (зокрема, поняття "оригінал електронного документа" чи "копія електронного документа");

• дослідження ЕД як історичного джерела.

Слід зауважити, що ряд питань загальної проблематики ЕД має бути вирішеним після прийняття законів України "Про електронний цифровий підпис" та "Про електронні документи та електронний документообіг".

Дослідження у галузі управлінського документознавства значною мірою споріднені з науковою проблематикою, що реалізується за кордоном у сфері управління документацією (див. Розділ 4 Управління документацією за кордоном). Вище відзначалося про поширення в Україні терміна "управління документацією". Слід зазначити, що у

13

нашій країні (як, до речі, і в Російській Федерації) його вважають відповідником терміна "діловодство". Однак, управління документацією

(УД) є значно ширшим за обсягом поняттям, оскільки охоплює сферу створення та обігу всіх службових документів в установі, у тому числі бухгалтерських, господарських, статистичних, з економічного розвитку (проекти, бізнес-плани) тощо. В Україні, як правило, процеси підготовки документів у так званому загальному діловодстві обмежуються організаційно-розпорядчими документами. Що ж стосується роботи з документами (функціонування документів) в установі, то у цій частині УД та діловодство значною мірою подібні, хоча й тут існують свої особливості, пов'язані з відмінностями його організації, встановленої ще за радянських часів (зокрема, це стосується організації процесів документообігу, контролю за виконанням документів, їхньої реєстрації тощо). З іншого боку, діловодні процеси за кордоном також розглядаються як головна складова УД.

Відзначимо, що в Україні (хоча наукових досліджень з УД ще не розпочато) існує ряд вітчизняних стандартів, розроблених як аналоги міжнародних, що певною мірою пов'язані з цією сферою, зокрема з електронного документостворення та документообігу. У найближчі роки мас бути розроблений також український відповідник ICO 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією" (ISO 15489-2001. "Information and documentation. Records management") (див. n. 4.2 ). Його підготовка є нагальною, виходячи з орієнтації сучасного управління в установі на дотримання загальносвітових вимог до управління економікою (зокрема, відповідно до ICO 9001), на засадах інформаційного менеджменту (управління інформацією в установі), складником якого є документаційний менеджмент. Цей стандарт, прийнятий в Україні як національний, у формулюваннях норм може деталізувати вимоги наміченого до розроблення проекту Закону України "Пpo діловодство".