Кулешов, книжка УД

4.1 Міжнародні організації

У світі існує ряд організацій з УД. Так, у 1956 р. було організовано Міжнародну федерацію з управління документацією. Метою її створення була пропаганда ідей УД, проведення досліджень у цій галузі знань, розроблення стандартів та обмін інформацією між країнами та організаціями, що входять до організації.

Міжнародна федерація з управління документацією разом з Міжнародною радою архівів (МРА) у 1976 р. створили об'єднаний комітет з управління документацією. Були окреслені такі його завдання:

виявити взаємозв'язок між УД та архівами і сприяти розвитку співробітництва, особливо у галузі освіти, розроблення стандартів та термінології;
визначити специфічні сфери взаємних інтересів та узгодити пропозиції з проведення досліджень чи із спільної діяльності;
сприяти впровадженню технічних досягнень у практику УД та діяльність архівів;
здійснювати підготовку публікацій та розповсюджувати матеріали з питань УД;
забезпечити консультативну і практичну допомогу всім країнам у розробленні й реалізації програм УД.

Цей об'єднаний комітет зробив спробу вироблення єдиного розуміння змісту діяльності та завдань у сфері УД, що в цілому полягало у:

точному та повному документуванні діяльності установи;
контролі за обсягом та якістю створюваних документів;
розробленні механізму контролю за створеними документами з метою уникнення появи "непотрібних" документів;
спрощенні роботи з підготовки, зберігання документів та користування ними;
юридичному обґрунтуванні зберігання, передавання на зберігання, знищення документів та користування ними тощо.

Виходячи з цього було сформульовано й проблеми УД:

управління машиночитаними документами;
управління центром документації;

*Зараз замість терміна "машиночитаний документ" пер. важно використовується словосполучення "електронний документ".

складання графіків контролю за виконанням документів;
організація зберігання документів в установі;
управління інформаційною службою та листуванням, поштовими відправленнями;
управління звітами, директивами, мікроформами, процесами роботи з документами;

- автоматизація процесів роботи з документами.

За аналогією з МРА у 1970 р. було створено Міжнародну раду з управління документацією (МРУД). Результати діяльності цього органу, інші матеріали, що стосуються управління документацією, публікуються в журналі МРУД "The International Records Management Journal". У 1979 p. на нараді y штаб-квартирі ЮНЕСКО було прийнято Програму в галузі управління документацією та архівами (RAMP -Records and Archives Management Programme). У межах цієї програми з 1979 по 1995 рік було видано ПО назв примірних нормативних документів, інструктивних, навчальних, методичних та інших практичних посібників з архівістики та УД, а також суміжних з ними напрямів діяльності.

Питання проблематики УД розглядаються на нарадах чи конгресах МРА та МРУД. Так, на IX Міжнародному конгресі архівів у Лондоні (1980 р.) було прийнято резолюцію про необхідність перегляду змісту роботи МРА у зв'язку з прийняттям RAMP, тобто для врахування в завданнях архівістики проблем УД. У 1985 р. в Манілі (Філіппіни) відбувся І Конгрес МРУД. Проблематика виступів на ньому в основному була присвячена перспективам змін в УД, зумовлених комп'ютеризацією. І надалі, ці питання стають чи не постійними для обговорення на різних зібраннях цієї організації. Слід зауважити, що тема комп'ютеризації почала обговорюватись у межах МРА ще раніше, причому вперше - у 1972 р. на VII Міжнародному конгресі архівів у Москві. Вона залишається актуальною і досі, про що свідчать матеріали кворуму, який відбувся у 2000 p. у м.Севільї (Іспанія).

Важливим напрямом є стандартизація процесів УД. Так, Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) було прийнято близько 200 стандартів (технічними комітетами ISO "Інформація та документація", "Інформаційні технології"), що стосувалися різних питань технології роботи з документами, зокрема з електронними, Безпосередньо УД присвячено міжнародний стандарт ICO 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією".

Содержание