1.1.2 Характеристика подразделения и его функций

Организационная структура УТТУ «Спецнефтетранс» не выражена столь четко, как в больших организациях, работающих на основе жестко регламентированной сверху матричной структуры управления, где каждый отдел и подразделение отвечают только за выполнение своих задач, разрабатываемых высшим руководством предприятия в тесной увязке со стратегией и "спускаемых" вниз в виде приказов и распоряжений. Такое несоответствие объясняется малым количеством людей, которые, кроме выполнения своих прямых обязанностей, направленных на взаимоотношение фирмы с внешней средой, вынуждены решать еще и побочные вопросы, постоянно возникающие в хозяйственной повседневной деятельности фирмы. Также следует упомянуть и о большом значении неформальных связей между начальником и подчиненным, что допускается в организационной структуре предприятия, но является очень редким явлением в больших организациях, где существует жесткая вертикальная цепочка подчинения, например: менеджеру низшего уровня очень трудно обратиться непосредственно к высшему руководству, игнорируя промежуточные звенья управления.

Рис. 1 - Организационная структура предприятия

Управленческий персонал состоит из работников, обеспечивающих управление технологическим и трудовым процессом. Сюда входят -- директор, инспектор по кадрам, главный бухгалтер, бухгалтер, начальник службы режима, кассиры и диспетчеры.

Общее руководство УТТУ «Спецнефтетранс» осуществляет директор, он же руководит планово-экономической работой. Ему же подчинена служба, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов, в его ведении находятся вопросы организации технологических операций и хозяйственного обслуживания. В подчинении директора так же находится отдел кадров и начальник службы режима т.е. ответственный за эффективное распределение трудового персонала с целью соблюдения трудового законодательства и обеспечения бесперебойной работы предприятия.

Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства и кредиты банков, а также выполняет другие бухгалтерские операции.

Старший кассир выполняет основные функции в области коммерческой работы и организации продажи билетов, в них входят изучение спроса населения на различные виды маршрутов, заключение договоров на перевозку пассажиров и контроль за их выполнением, подготовка претензионных материалов, контроль за состоянием материально-технической базы предприятия и т. д.

Отдел кадров занимается подбором кадров и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Занимается социально-психологическим тренингом в коллективе и т. д.

Контролер-кассир готовит рабочее место к выполнению расчетных операций, проверяет исправность контрольно-кассовой машины, записывает показания счетчиков, получает разменную монету, выполняет расчетные операции с пассажирам, осуществляет сдачу выручки и т. д.

Водители осуществляют перевозку пассажиров, поддерживают транспорт в соответствующем техническом состоянии, поддерживают порядок на своем рабочем месте.

Вспомогательный персонал обеспечивает обслуживание основного персонала, а также поддерживает офис в надлежащем санитарно-гигиеническом состоянии. В эту категорию входят рабочие: уборщица, электромонтер, дворник.

Управлением предприятия УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск занимается генеральный директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.

Директор подчиняется непосредственно генеральному и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Помимо основной деятельности - автоперевозок, исследуемое предприятие занимается торгово-закупочной деятельностью.

Центральная проблема организации состоит в координации закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках, т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.

Отдельно выделен бухгалтерский отдел. Этот отдел состоит из главного бухгалтера, двух бухгалтеров и кассира. В обязанности главного бухгалтера входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др. Кассир принимает выручку. Два бухгалтера оформляют документы по движению товара.

В отделе закупок и сбыта работают 2 менеджера. Задачами данного отдела являются:

-формирование ассортимента товаров

-поиск поставщиков

-организация закупок

-приемка товаров

-управление торговыми агентами

-прием заказов на поставку товаров

-организация доставки

Каждый из менеджеров отвечает за определенные ему функции. Так, менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров, слежением за товарными запасами. Менеджер по сбыту готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролирует деятельность склада, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности. Информационные связи отдела закупок и сбыта, представлены на рис. 2.

На рассматриваемом предприятии есть водитель для доставки товаров. В его обязанности входит доставка оборудования и инкассация средств за товар.

Отношения между отдельными местами и задачами характеризуются отношениями подчиненности сверху и снизу, или отношениями по горизонтали.

Рис. 2 - Внешние и внутренние информационные связи отдела закупок и сбыта УТТУ «Спецнефтетранс» г. Усинск