2.2 Учет краткосрочной дебиторской задолженности работников

Выдача денег в подотчет и предоставление работникам займов отражается по дебету счетов 1250. Сальдо счетов по дебету отражается в финансовой отчетности (балансе) предприятия в качестве актива.

Денежные средства в подотчет и займы работникам выдаются наличными из кассы или путем перечисления на карт-счета.

Таблица 3 -- Обороты по дебету счетов 1251, 1253

Уменьшение дебетового сальдо по счетам 1251, 1253 означает погашение дебиторской задолженности работниками и отражается по кредиту счетов.

Таблица 4 -- «Обороты по кредиту счетов 1251, 1253»

Основанием для списания дебиторской задолженности сотрудника по подотчетным суммам в соответствии с принципами бухгалтерского учета и учетной политики предприятия является авансовый отчет сотрудника с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы, произведенные в связи с приобретением активов, услуг, и командировочные расходы.

Задолженность по неиспользованным подотчетным суммам должна быть незамедлительно погашена сотрудником путем предоставления дополнительного авансового отчета с документами, подтверждающими целевое расходование денежных средств, либо путем внесения наличных денег в кассу предприятия, либо удержанием из заработной платы. Удержание задолженности работника по подотчетным суммам из заработной платы производится по приказу руководителя предприятия в соответствии с Трудовым кодексом.

Удержание неиспользованных или невозвращенных в установленный срок подотчетных сумм из заработной платы подотчетного лица оформляется бухгалтерской проводкой:

Таблица 5 -- «Удержание неиспользованных или невозвращенных подотчетных сумм»

Долгосрочные займы, выданные работникам, учитываются на счете 2153 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников по выданным займам». В соответствии с принципами МСФО и учетной политикой предприятия в каждом текущем периоде необходимо выделять текущую часть долгосрочной дебиторской задолженности работников: Д-т 1253 К-т 2153 и погашение текущей части дебиторской задолженности отражать по К-т 1253.

Бухгалтерский учет краткосрочных вознаграждений к получению

Для учета краткосрочных вознаграждений к получению используется счет 1270, на котором отражаются операции, связанные с движением дебиторской задолженности по начисленным вознаграждениям по депозитам. Анализ счета 1270 демонстрирует отражение этих операций в бухгалтерском учете и их результатов в налоговой отчетности.

Краткосрочная дебиторская задолженность работников АО «Тегжанов» может возникать по расчетам с командировочными и прочими подотчетными лицами, по возмещению материального ущерба, по расчетам за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам.

Эти расходы не всегда можно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия, наличные деньги

Предприятия выдают своим работникам в подотчет суммы, которые используются подотчетными лицами для приобретения в магазинах канцелярских товаров, бланков, оплаты почтовых переводов и других расходов, необходимых для хозяйственной деятельности предприятия, а также эти средства используют для оплаты командировочных расходов.

Авансы выдаются по необходимости в погашении расходов тем сотрудникам, на которых возложена обязанность осуществить расходы из подотчетных сумм и которых направляют приказом руководителя в командировки. Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки. Отчетом об использованных суммах является авансовый отчет, который составляется не позднее 5 дней после выдачи денег на хозяйственные расходы или истечении срока командировки и представляется в бухгалтерию. Выдача последующих наличных средств подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Бухгалтерская служба АО «Тегжанов» удерживает из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса. Распоряжение об удержании подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустив этот срок, администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание или размер удержаний) взыскание сумм производится в судебном порядке.

Авансовым отчетом оформляются не только хозяйственные расходы, но также и расходы на командировки. Командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.

Для оплаты командировочных расходов работникам АО «Тегжанов» в кассе выдают аванс, то есть согласно произведенному расчету выдаются в подотчет наличные денежные средства.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников». В Рабочем плане счетов АО «Тегжанов» к этому счету открыты следующие субсчета:

- 1251 расчеты с подотчетными лицами;

- 1253 с работающими - за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам;

- 1252 по возмещению материального ущерба.

Счет 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» используется бухгалтерской службой АО «Тегжанов» в том случае, если подотчетному лицу выданы суммы в подотчет, после чего предоставлен отчет об использовании этих сумм. В случае, когда подотчетное лицо сначала предоставляет отчет об использовании своих собственных средств и только после этого предприятие ему возмещает произведенные расходы, используется субсчет 3392 «Краткосрочная кредиторская задолженность по служебным командировкам» группы счетов «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность».

Движение средств на счетах характеризуют нижеследующие бухгалтерские корреспонденции.

Таблица 6 - «Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами»

На исследуемом предприятии все операции по выдаче авансов под отчет и расчеты по ним отражают в журнале-ордере № 7. Основанием для записей в журнал-ордер служат принятые авансовые отчеты, утвержденные руководителем предприятия и приложенные к ним документы, а также кассовые отчеты предприятия. Таким образом, в журнале-ордере осуществляется одновременно аналитический и синтетический учет (Приложение 4).

На предприятии АО «Тегжанов» также осуществляются расчеты с работниками по возмещению материального ущерба. По договору о материальной ответственности за причиненный ущерб работник АО «Тегжанов» несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. В ряде случаев работнику грозит материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба. Эти случаи перечислены в статье 91 Закона о труде Республики Казахстан.

Работники несут материальную ответственность в полном размере вреда, причиненного по их вине работодателю, в случаях, когда:

1) между работником и работодателем заключен письменный договор о принятии на себя полной материальной ответственности за не обеспечение сохранности имущества и др. ценностей, переданных работнику;

2) в соответствии с законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за вред, причиненный работодателю при исполнении трудовых обязанностей;

3) имущество и др. ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

4) вред причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсикоманического опьянения;

5) вред причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в т. ч. при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и др. предметов, выданных работодателем работнику в пользование;

6) вред причинен в результате разглашения коммерческой тайны;

7) вред причинен действиями работника, содержащими признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке.

Таблица 7 -- Журнал-ордер №7, По кредиту счета № 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»