Глава 4. Хранение документов Национального архивного фонда

Республики Беларусь

Статья 18. Порядок хранения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь

Постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляют государственные архивы, государственные музеи и библиотеки.

Архивные фонды и документы государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, а также здания и помещения архивных учреждений, принадлежащие на праве собственности государству, не подлежат приватизации.

Особо ценные и уникальные архивные документы, документальные памятники находятся на особом режиме хранения и использования. Собственники этих документов обязаны создавать за свой счет их страховые копии.

Порядок отнесения документов к особо ценным, уникальным и документальным памятникам, а также порядок создания и хранения их страховых копий устанавливается республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

При продаже архивных документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь государство имеет преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, посреднические организации обязаны в установленном порядке сообщать о предстоящей их продаже органам и учреждениям Государственной архивной службы Республики Беларусь. Нарушение установленного порядка может служить основанием для возбуждения в суде дела о признании сделки купли-продажи недействительной.

Статья 19. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь

Документы государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь до передачи на постоянное хранение в государственные архивы находятся на временном хранении в государственных органах, на государственных предприятиях, в учреждениях и организациях для использования в служебных, научных и других целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Для хранения этих документов и ведения работ с ними создаются ведомственные (межведомственные) архивы, обеспечиваемые специальными помещениями, оборудованием, специалистами и необходимой учебно-методической литературой.

Устанавливаются следующие предельные сроки хранения документов в ведомственных архивах:

документов Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь, министерств и других республиканских органов государственного управления, кроме указанных в абзаце третьем настоящей части, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Прокуратуры Республики Беларусь, судов, Центральной комиссии Республики Беларусь по выборам и проведению республиканских референдумов, Национального банка Республики Беларусь, руководящих органов государственных объединений, предприятий, организаций, учреждений республиканского подчинения - 15 лет;

документов органов иностранных дел, государственной безопасности, внутренних дел, обороны - 30 лет;

документов местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, а также предприятий, учреждений и организаций областного подчинения - 10 лет, городского и районного подчинения - 5 лет;

научно-технической документации - до минования надобности, но не более 25 лет;

записей актов гражданского состояния и нотариальных документов, документов по личному составу - 75 лет. ˜

Для технотронных документов предельный срок временного хранения не должен превышать трех лет. Киноленты художественных фильмов, в том числе совместного с зарубежными партнерами производства, передаются на хранение по окончании производства (в период тиражирования). Фотодокументы, в том числе создаваемые в редакциях газет и журналов, образованных с частичным привлечением негосударственных средств, передаются на постоянное хранение по истечении одного года временного хранения.

Для постоянно обновляемых информационных ресурсов в электронной форме (баз и банков данных), в том числе поставляемых пользователям посредством информационных сетей, регулярно создаются архивные копии на правах подлинников. Периодичность создания архивных копий информационных ресурсов и порядок их передачи на государственное хранение определяются республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Республиканский орган государственного управления по архивам и делопроизводству может продлевать сроки временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь министерствам, другим республиканским органам государственного управления, иным предприятиям, организациям и учреждениям путем заключения договоров в определяемом им порядке. ˜

Статья 20. Передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное государственное хранение

По истечении установленных статьей 19 настоящего Закона сроков хранения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях документы постоянного хранения передаются в установленном комплекте и упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.

Порядок передачи документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное хранение в государственные архивные учреждения определяется настоящим Законом и другими актами законодательства.

Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, совместных предприятий с долей собственности Республики Беларусь в их уставном фонде передаются на хранение в государственные архивные учреждения, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь, ратифицированными и вступившими в силу на территории Республики Беларусь.

Юридические и физические лица могут передавать на хранение в государственные архивы по соглашению сторон документы в целях сохранения информации, содержащейся в них, для истории.