Класифікація документів

За призначенням документи поділяються на розпорядчі й виправдовувальні.

Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, інструкцію і т. ін.) на здійснення господарського факту-операції. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження про надання відпустки, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виправдовувальними є бухгалтерські документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Вони містять дані про її виконання. До таких документів належать акти, накладні на передачу матеріальних цінностей, касовий видатковий ордер тощо.

За місцем написання документи поділяються на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні — документи, які складаються в господарствах відповідно до проведених ними операцій. До цих документів належать вимоги, накладні, касові ордери, різні акти тощо. Зовнішні — це такі документи, які надходять у господарство від інших підприємств, установ і організацій. Сюди належать усі банківські документи — платіжні вимоги, доручення, квитанції про заготівлю сільськогосподарської сировини тощо.

За масштабом охоплення кількості операцій документи поділяються на одноразові й нагромаджувальні.

Одноразові — це документи, якими оформляють господарські факти (операції) у момент їх здійснення. Характерною особливістю цих документів є їх одноразове використання для початкової реєстрації господарських операцій.

Нагромаджувальні документи — це такі, які дають змогу протягом дня, декади, тижня, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення (наприклад, лімітно-забірні картки, дорожні листи, багатоденні наряди на виконання робіт, відомість витрат кормів тощо).Нагромаджувальні документи остаточно оформляються лише після закінчення терміну їх дії.

За ступенем узагальнення господарських фактів бухгалтерські документи поділяються на первинні й зведені.

До первинних документів належать такі, в яких фіксують господарські операції в момент їх здійснення. Це перший формальний доказ того, що господарський факт — явище або процес, тобто операція, відбувся. Усі господарські операції оформляються первинними документами. Вони можуть бути одноразовими й нагромаджувальними.

Зведеними є такі документи, які написані на підставі первинних документів за ознакою груп та інших ознак узагальнення. Зведення первинних даних у документах значно скорочує облікову роботу.

За характером оформлення бухгалтерські документи поділяються на документи бухгалтерського, небухгалтерського й комбінованого оформлення.

Документи бухгалтерського оформлення повністю пишуть працівники бухгалтерії. До цих документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідники, групувальні відомості, різні розрахунки розподілу узагальнених даних тощо. Основне призначення цих документів — технічна підготовка записів для бухгалтерського обліку.

Документи небухгалтерського оформлення пишуть працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, виконроби. Головною ознакою таких документів є те, що в них працівники бухгалтерії записують лише бухгалтерське проведення.

Документи комбінованого оформлення — це такі документи, в яких частина даних заповнюється не бухгалтерами, а частина — працівниками бухгалтерії. Наприклад, акти на введення в експлуатацію основних засобів заповнює комісія, а вартісні дані записують у бухгалтерії.

За технікою написання й опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які пишуть вручну, на клавішних, перфораційних машинах або на ЕОМ.