2. Організація бухгалтерського обліку в СВК «Багачанське»
2.1 Стан організації бухгалтерського обліку
Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов та елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства і здійснення контролю за раціональним використанням виробничих ресурсів і готової продукції.
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначає основні засади організації бухгалтерського обліку в Україні. Зокрема, він надає право підприємству самостійно:
· визначати облікову політику підприємства;
· обирати форму бухгалтерського обліку як певну систему реєстрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;
· розробляти систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначати права окремих працівників на підписання бухгалтерських документів;
· затверджувати правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і реєстрів аналітичного обліку;
· виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобовязані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням показників їхньої бухгалтерської звітності до фінансової звітності підприємства.
Протягом тривалого періоду склалися різні системи обліку і безліч форм організації поточних облікових записів, які відомі на практиці як форми бухгалтерського обліку. Система бухгалтерського обліку ґрунтується на окремих, узгоджених між собою економічних принципах, що мають велике значення при практичному їх застосуванні.
Форма бухгалтерського обліку - це сполучення різних регістрів аналітичного і синтетичного обліку, їх взаємозвязок, послідовність і способи облікових записів з метою узагальнення й одержання звітності.
Основними принципами, що визначають ту чи іншу форму обліку, є: структура реєстрів синтетичного обліку, взаємозвязок реєстрів синтетичного і аналітичного обліку, зовнішня форма реєстрів, послідовність і спосіб записів, кількість реєстрів.
Можна нарахувати на цей час десятки різних форм бухгалтерського обліку. Багато з них мало відрізняються одна від одної, оскільки виникли як результат поєднання і коливання різних елементів форм, які існували раніше. Різноманітність форм бухгалтерського обліку поступово скорочувалася під впливом тенденції до типізації і уніфікації.
Завдання вибору найбільш прогресивних форм бухгалтерського обліку надзвичайно складна. Складність і разом з тим актуальність цього питання ще більше зросла у звязку з інтенсивним використанням на сьогоднішній день персональних електронно-обчислювальних машин і впровадженням складної системи оподаткування.
На сьогоднішній день в Україні найпоширенішими формами обліку є: меморіально-ордерна, журнал-Головна, Журнально-ордерна, автоматизована та змішані форми обліку.
Якщо характеризувати форму обліку, застосовувану в СВК «Багачанське», вона є меморіально-ордерною формою обліку.
Меморіально-ордерна форма обліку в Україні виникла у 1928-1930 рр. Вона передбачає по всіх без винятку операціях складання проводок у меморіальних ордерах на підставі первинних документів або накопичувальних відомостей. Меморіальний ордер оформляють на спеціальному бланку, який перевіряє і підписує головний бухгалтер або його заступник. У меморіальних ордерах коротко описується зміст господарської операції або дається посилання на документ, приводиться рахункова формула, тобто зазначається шифр кореспондуючих рахунків і сума обороту.
Зараз меморіальні ордери мають постійні номери, що дає можливість складати на кожну групу однотипних операцій лише один меморіальний ордер за місяць. Зберігаються меморіальні ордери разом із підшитими до них документами.
При меморіально-ордерній формі бухгалтерського обліку хронологічний запис операцій відокремлений від систематичного. Хронологічний запис ведуть у спеціальному реєстрі -- реєстраційному журналі, який передбачений для порядкової нумерації меморіальних ордерів і контролю за їх збереженням.
Записи групують у реєстрі синтетичного обліку -- Головній книзі. У ній фіксують номери меморіальних ордерів, проставляють дату їх оформлення і суми по операціях.
Обороти по кожному синтетичному рахунку як по дебету, так і по кредиту розділяють на складові по кореспондуючих рахунках. У Головній книзі реєструють тільки поточні обороти, які підсумовують за місяць по дебету і по кредиту кожного рахунка в розрізі кореспондуючих рахунків. Сальдо по рахунках у Головній книзі не виводиться.
По закінченні місяця на підставі даних Головної книги складають оборотну відомість по синтетичних рахунках (або пробний баланс). Відповідні підсумки оборотної відомості звіряють з підсумками записів у реєстраційному журналі.
Аналітичний облік ведуть у книгах, картках, на вільних аркушах. Картки і вільні аркуші реєструють у реєстрах. Аналітичний облік касових операцій здійснюється тільки в Касовій книзі. Записи в реєстри аналітичного обліку ведуть безпосередньо з первинних документів, підшитих разом із меморіальними ордерами. По закінченні місяця по аналітичних рахунках підводять підсумки і складають оборотні або сальдові відомості.
Перевірка правильності аналітичного і синтетичного обліку здійснюється шляхом складання оборотних відомостей по рахунках аналітичного обліку з відповідними сумами оборотної відомості по синтетичних рахунках.
Меморіально-ордерна форма відрізняється простотою і гнучкістю побудови синтетичних і аналітичних реєстрів, що дозволяє рівномірно розподілити обсяг роботи між працівниками бухгалтерії. Можливе широке використання засобів обчислювальної техніки. Все це забезпечило широке розповсюдження меморіально-ордерної форми обліку.
Та все ж меморіально-ордерній формі обліку притаманні суттєві недоліки. Так, для неї характерна багатократність записів і повязані з цим зайві затрати праці. Багато часу займають підрахунки підсумків і взаємна звірка реєстрів синтетичного і аналітичного обліку, які в основному здійснюють у найбільш напружені періоди -- кінці облікового циклу. Це створює неритмі-чність у роботі, нерівномірність завантаження працівників бухгалтерії протягом місяця.
Меморіально-ордерна форма обліку не вирішила найважливіших проблем бухгалтерської техніки -- відставання аналітичного обліку від синтетичного, забезпечення безпосереднього складання відомостей за даними облікових реєстрів, скорочення кількості робочих прийомів. Нині цю форму обліку використовують переважно на невеликих підприємствах.
2.2 Передумови переходу з ручної обробки бухгалтерської інформації на автоматизовану
В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України. При цьому необхідно враховувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах з розвинутою економікою. Якщо в Україні бухгалтерська справа обмежувалася обліково-реєстраційними завданнями, то в країнах з розвинутою ринковою економікою вони не є основною частиною бухгалтерського обліку основна увага приділяється фінансовому аналізу та прогнозуванню. Тому дуже важливо оцінити завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку.
Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні як вхідна інформація для введення в компютер. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообігу, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді, а які - в паперовому. Для цього насамперед необхідно точно визначити завдання автоматизації.
Звичайно, найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до другого, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. Використання автоматизованого обліку дасть змогу повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки як правило при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилки при переносі даних між регістрами обліку дорівнює нулю.
Кожний бухгалтер знає, скільки часу і сил вимагає підготовка тих чи інших довідок, звітностей та іншої оперативної інформації, що завжди потрібна терміново. Використання засобів автоматизації дає змогу практично повністю вирішити цю проблему, протягом лічених хвилин підготовити найрізноманітніші й деталізовані бухгалтерські дані. Потрібно також звернути увагу на те, що правильний вибір засобів автоматизації програмного забезпечення дозволить легко і швидко адаптувати роботу бухгалтерії до частих змін правових норм, які вносяться Урядом України. На жаль, подеколи цей вибір доручається спеціалістам, котрі мають смутну уяву про повсякденну рутинну роботу і проблеми бухгалтерії й чиї критерії не завжди збігаються з інтересами бухгалтерії даного підприємства.
Автоматизація не лише підвищує якість обліку, а й якість бізнесу підприємства. Тому вибір засобів автоматизації завжди має здійснюватися безпосередньо зацікавленими спеціалістами - бухгалтером і керівником підприємства. Лише спеціаліст-бухгалтер може правильно оцінити систему за всіма критеріями, основними з яких є такі.
Настроюваність системи як на специфіку конкретної організації (незалежно від форми власності), так і на можливі зміни в законодавстві. Користувачеві має бути надана можливість в мінімальний термін і без втрат інформації перебудувати не тільки план рахунків, звітні форми, типові проводки, а й формувати звітність згідно з новими вимогами. Так, наприклад, підприємства з іноземними інвестиціями як правило надають своїм зарубіжним партнерам звітність за формами, заснованими на інших, ніж в Україні, методах.
Можливість роботи не тільки в локальних обчислювальних мережах, а й з іншими джерелами бухгалтерської інформації, такими, як системи звязку «клієнт - банк» для пересилання платіжних документів безпосередньо з компютера до банку; касові апарати для оперативного обліку і відображення операцій у роздрібній торгівлі тощо.
Наявність з боку розроблювача кваліфікованої підтримки користувача приблизно за такими напрямками:
а) навчання роботі з програмами, що особливо важливо, оскільки в багатьох випадках через відсутність необхідних навичок і відпрацьованих методик навчання бухгалтер не може використовувати програмне забезпечення;
б) супроводження програмного забезпечення, що необхідно не тільки на випадок ушкодження програми з різних причин, а й у випадках радикаль них змін у законодавстві;
в) оперативні консультації, оскільки проблеми, що виникають у процесі роботи, значною мірою зумовлені або порушенням технології роботи з про грамами, або недостатнім знанням можливостей системи.
Компютерна інформаційна система бухгалтерського обліку (КСБО) -сукупність економіко - математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і рішень, а також спеціалістів, призначена для обробки інформації і прийняття управлінських рішень.
В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: «Парус», «Fin Expert», «БЕСТ», «Lady Fin», «Фінанси без проблем», «1С - Бухгалтерія - Проф. для Windows» та ін.
Організація автоматизованого бухгалтерського обліку потребує певних передумов:
· детального вивчення технології виробництва;
· високої кваліфікації головного бухгалтера;
· наявності грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи;
· зацікавленості керівника та головного бухгалтера.
Створення компютерних систем бухгалтерського обліку повинно базуватися на таких принципах:
Економічна доцільність. Переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід;
Гнучкість. Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості бухгалтерських систем є такі можливості:
· зміна (налагодження) плану рахунків;
· ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками;
· зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій;
· зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами.
Контроль. Створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного та забезпечують достовірність даних.
Захист і безпека даних. Якісна компютерна система бухгалтерського обліку повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних:
· поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем;
· шифрування даних;
· наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу;
· контроль за періодичністю створення резервних копій інформації.
Сумісність. Система повинна проектуватися з урахуванням людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних компютерів та програм.
Універсальність. Програмна система повинна розвязувати не окрему задачу, а виконувати стандартні процедури і обробляти конкретну задачу як окремий випадок більш загальної. Тому при складанні алгоритму слід звертати увагу на масові операції. Розробник повинен зібрати дані про типи господарських операцій та їх частоту на конкретному підприємстві. Після цього слід поділити інформаційний масив на стандартні і нестандартні операції. Алгоритм повинен бути орієнтований на масові операції, але передбачати обробку і не масових.
Крім застосування засобів захисту, що вбудовуються в програмне забезпечення (паролі, шифрування даних), також повинно бути ряд організаційних та адміністративних заходів. Служба безпеки підприємства повинна стежити за можливістю акустичного прослухування приміщення бухгалтерії, відсутністю підслуховуючих пристроїв у компютерах, компютерних мережах, телефонах, копіювальній техніці.
Створення КСБО на підприємстві складається з трьох основних етапів:
вивчення особливостей господарської діяльності підприємства;
проектування системи і узгодження проекту;
впровадження та удосконалення системи.
Вивчення особливостей господарської діяльності підприємства Мета етапу - отримати обєктивну інформацію про діяльність підприємства та обґрунтувати необхідність створення КСБО. На цьому етапі необхідно визначити:
· що саме повинні отримати від системи користувачі;
· з яких джерел інформації;
· якою є послідовність перетворення інформації для надання її в зручному, зрозумілому і придатному вигляді з метою подальшого використання І аналізу.
Метою вивчення наявної організації бухгалтерського обліку на підприємстві є визначення: реквізитів первинних документів, за якими проводиться обробка інформації; обсягу звітної інформації, її шляхів та руху; реквізитів -ознак, на підставі яких формуються вихідні дані в обліковому регістрі і взаємозвязки показників цих регістрів між собою; форми бухгалтерського обліку; системи контролю, в тому числі ревізій; системи кодування, що викорис,-. товується; компютерної техніки.
Проектування системи і узгодження проекту
Підготовка підприємства до компютеризації починається з видання наказу про зміни в його структурі, документообігу, розподілу обовязків між працівниками, переходу на нову технологію обробки облікової інформації.
На стадії проектування формулюють вимоги до створювання КСБО. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців юристів, програмістів, інженерів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати в КСБО.
Впровадження та удосконалення системи
Після того, як проект КСБО створено, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий підбір працівників та їх підготовка до роботи. Підготовка може і проводитися силами розробників системи або за допомогою спеціальних курсів підвищення кваліфікації.
Паралельно з підготовкою персоналу проводять роботи зі встановлення та налагодження апаратних та програмних засобів, визначають місця встановлення компютерів, засоби їх охорони, осіб, відповідальних за збереження та супровід програмного забезпечення.
Кафедрою бухгалтерського обліку ХНАУ ім. В.В. Докучаєва був розроблений пакет прикладних програм для автоматизованої обробки облікової інформації "АРМ бухгалтера", який використовується більш ніж у 30-ти сільськогосподарських підприємствах.
Процес обробки облікової інформації можна розділити на шість етапів:
- створення та зведення робочого кодифікатора;
- підготовка вхідної інформації на первинних документах;
- первинна (обчислювальна) обробка вхідної інформації;
- створення і введення нормативно-довідкової та оперативної інформації;
- отримання вихідної інформації (машинограм);
- використання машиноірам для складання бухгалтерського балансу та інших форм фінансової звітності під час аналізу і контролю фінансово-господарської діяльності підприємства.
Технологічний процес обробки облікової інформації в умовах АРМ складається з двох частин, Перша частина включає пакет прикладних програм з обліку праці та заробітної плати, а друга -документи зведеного синтетичного й аналітичного обліку. У результаті використання двох пакетів програм розроблено інтегроване автоматизоване робоче місце бухгалтера.
Вхідною інформацією для автоматизованої обробки слугують первинні документи, які повинні містити кількісно-ціннісні показники або відповідні коефіцієнти.
Нормативно-довідкову інформацію господарство створює на момент упровадження "АРМ бухгалтера". У подальшому її постійно коригують для автоматизації розрахунків і здійснення автоматизованих операцій з метою отримання вихідних документів.
Упровадження "АРМ бухгалтера" дасть змогу підвищити якість облікової інформації, прискорити її опрацювання та дозволить комплексно вирішувати завдання обліку в господарстві, ефективно здійснювати свою фінансово-господарську діяльність.
Для бухгалтерії перехід до реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів означає постійне підвищення вимог до обсягу, якості та оперативності роботи. Дедалі зростають вимоги до рівня кваліфікації, - вже мало бути лише бухгалтером, необхідні глибокі знання економічної теорії, права, фінансового аналізу. Відповідно підвищуються вимоги до автоматизованих систем: це й можливість надання даних для фінансового аналізу, і поширення можливостей бухгалтерського діловодства й документообігу, і системи зведеного обліку та фінансової звітності, яку складають підприємства різних країн світу і яка має певні відмінності у підходах до змісту фінансових звітів, необхідних для прийняття рішень в умовах розвитку міжнародної торгівлі, транснаціональних корпорацій, глобалізації фінансових ринків.