3.1 Можливості і структура АРМ бухгалтера

Основу машинно-орієнтованих форм бухгалтерського обліку складає інформація первинних документів. Подвійний запис, що є основним способом відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку, зберігається і в умовах обробки бухгалтерської інформації за допомогою ПЕОМ.

Машинні носії інформації сприяють автоматизації процесів її обробки, суміщенню синтетичного і аналітичного обліку, накопиченню інформації, необхідної для розробки показників місячної, квартальної і річної звітності підприємств.

При машинних формах обліку технологічний процес обробки даних в бухгалтерії зводиться до кодування документів і звязаних з цим логічних дій, а всі інші дії виконує компютер.

Весь процес обробки облікової інформації можна умовно розділити на шість етапів:

- створення і ведення робочого кодифікатора;

- підготовка вхідної інформації на первинних документах;

- первинна (обчислювальна) обробка вхідної інформації;

- створення і введення нормативно-довідкової і оперативної інформації;

- отримання вихідної інформації (машинограм);

використання машинограм при складанні бухгалтерського балансу, звітності, для аналізу і контролю господарської діяльності підприємства.

На першому етапі обробки облікової інформації необхідно розробити номенклатуру, яка підлягає кодуванню, і вибрати систему кодування.

Коди - це сукупність умовно позначених всіх елементів систематизованої облікової номенклатури. Вони повинні бути єдиними для усіх структурних підрозділів і мати мінімальну кількість цифрових знаків. У розвиток коду застосовуються шифри, які означають собою конкретний елемент облікової номенклатури.

Систему кодів і шифрів до впровадження машинної обробки інформації розробляє програміст спільно з фахівцями і працівниками бухгалтерії господарства. Існує декілька систем побудови кодів: порядкова, серійна, порозрядна, система повторення і комбінована.

При порядковій системі кодування усі позиції облікової номенклатури кодують за ростом номерів без пропуску їх для резерву. Серійна система кодування, на відміну від порядкової, для кожної групи має однорідний номенклатурний резерв вільних номерів для її розширення. У порядковій десятковій системі кодування кожній ознаці облікової номенклатури відводять певне число розрядів. При комбінованій (змішаній) системі код будують зразу за декількома системами.

Запропоноване програмне забезпечення передбачає застосування семизначного коду синтетичного та аналітичного обліку, де перші два знаки відповідають коду синтетичного рахунку, третій-субрахунку, останні чотири- аналітичному рахунку. Сукупність кодів для кожної господарської операції, які необхідно перенести з документа на технічний носій ПЕОМ, називають обліковою фразою. Елементами будь-якої облікової фрази є або називається: група реквізитів документа, група дебету, група кредиту, група натуральних показників, сума операції. Облікову фразу можна виразити у вигляді таблиці:

Таблица

1 - код підприємства; 2 - дата; 3 - місяць; 4 - код виробничого підрозділу; 5 - код синтетичного рахунку; 6 - крд субрахунку; 7 - код аналітичного рахунку; 8 - код статті витрат; 9 - кількісні показники; 10 - сумові показники; 11 - код синтетичного і аналітичного рахунку по кредиту.

Якщо в цю формулу ввести цифрові характеристики господарської операції, то одержимо конкретну фразу, яка буде розміщена на первинному документі і без утруднень перенесена на технічний носій.

Формули облікової фрази можуть бути різними в залежності від видів операцій, що відображаються в документах. Тому всі документи ділять на дві групи. До першої групи включають документи по обліку праці та її оплаті, до другої- всі інші документи.

Відповідно до порядку кодування рахунків один із двох взаємозвязаних кореспондуючих рахунків умовно називається основним, другий -кореспондуючим. Кожний із двох кореспондуючих рахунків є одночасно і основним, тобто показує динаміку окремого обєкту обліку, і кореспондуючим, тобто показує напрямок руху засобів (кредитовий оборот) або джерело цього руху (дебетовий оборот).

Технологічний процес обробки облікової інформації в умовах АРМ складається з двох частин. Перша частина включає пакет прикладних програм з обліку праці і заробітної плати (ППП АРМ УТЗП); друга - зведений синтетичний і аналітичний облік (ППП АРМ САУ). У результаті спільного використання двох пакетів програм одержано інтегроване автоматизоване робоче місце бухгалтера (ІАРМ бухгалтера), яке автоматизує такі розділи бухгалтерського обліку:

- облік основних засобів;

- облік виробничих запасів;

- облік витрат на виробництво і вихід продукції;

- облік готової продукції, товарів і реалізації;

- облік грошових запасів і розрахунків;

- облік фінансових результатів;

- облік фондів і резервів;

- облік кредитів банку і фінансування;

- спільний синтетичний облік;

- бухгалтерська звітність.

Таке розділення зумовлено спільністю показників вхідних документів, операцій технологічного процесу, принципів ведення бухгалтерського обліку і дозволяє проводити роботу із автоматизації окремих розділів обліку. Вихідною інформацією для автоматизованої обробки є первинні документи, які повинні мати кількісно-ціннісні (сумові) показники або відповідні коефіцієнти.

Документи заповнюють чітко і у відповідних графах. Первинні документи складаються відповідно до діючих інструктивних положень -"Альбомів форм первинного обліку і регістрів первинно-перфокарточної форми бухгалтерського обліку в сільськогосподарських підприємствах".

При заповненні вихідної інформації з обліку праці та її оплати відображаються такі кількісні показники: години - в цілих числах, дні і коне-дні - з одним десятковим знаком, обсяг виконаних робіт в натурі і норма виробітку - з двома десятковими знаками (при відсутності проставити "І"). В облікових листах тракториста-машиніста, крім того, заповнюють в цілих числах графи "Витрати пального за нормою на одиницю роботи" і "Витрати пального фактично". При підготовці первинних документів з останніх розділів бухгалтерського обліку підлягають заповненню і кодуванню такі реквізити -ознаки: дата, номер пачки, номер документа, бригада-замовник, операція руху, одержувач, відправник, основний синтетичний і аналітичний рахунки, кореспондуючий синтетичний і аналітичний рахунки, інвентарний номер основних засобів, стаття виробничих витрат, кількість (гол., шт., кг , л), кількість (жива маса, кг), кількість (залікова вага), сума, кормо-дні, ознака-сторно.

Коди операції руху, одержувача і відправника - проставляють на документах з обліку руху товарно-матеріальних цінностей, сільськогосподарської продукції і тварин (рахунки №10, 11, 20, 21, 22, 26, 27, 28, 70, 90). Ознака - інвентарний номер основних засобів - проставляється на документах з обліку руху, основних засобів і витрат на їх ремонт (рахунки №10, 234). Код-стаття виробничих витрат проставляється на документах про списання витрат на виробництво, утримання допоміжних і обслуговуючих виробництв (рахунки №23, 91, 92, 93, 94).

Ознака-кількість (гол., шт., кг, л) - заповнюється на усіх первинних документах.

Ознака-кількість (жива маса, кг) - заповнюється тільки за рахунком 21 "Тварини на вирощуванні і відгодівлі" - жива маса.

Ознака-кількість (залікова вага) - заповнюється при здачі продукції державі (кредит рахунку №70).

Реквізит-сума - проставляється по всіх господарських операціях, крім витрат товарно-матеріальних цінностей і сільськогосподарської продукції (рахунки 20, 21, 22, 26, 27, 28), оскільки розрахунок суми за їх витратою здійснюється автоматично ПЕОМ. Ознака-сторно дорівнює "1", якщо господарська операція сторнується, запис в первинному документі повинен бути зроблений "червоним".

Заповнені і закодовані первинні документи комплектуються за формою в пачки по 100 документо-рядків. На кожну пачку виписується супровідний ярлик і присвоюється порядковий двозначний номер. Комплектування в пачки для обробки рекомендується робити за рахунками, а при великих номенклатурах - і за субрахунками, що полегшить звірку залишків аналітичного обліку зі складським господарством, контроль за вірністю одержаних машинограм.

3.2 Формування нормативно-довідкової інформації з обліку амортизації та її призначення

Нормативно-довідкову інформацію створює господарство на дату впровадження АРМ бухгалтера. Потім її постійно коригують для автоматизації розрахунків і здійснення автоматичних операцій, щоб мати вихідні документи.

Уведення нормативно-довідкової інформації, підтримання її в робочому стані в умовах автоматизації обліку є важливим обовязком працівників бухгалтерії, несвоєчасне або неповне подання змін для коригування довідників призводить до невиконання автоматичних розрахунків і додаткових затрат часу працівників бухгалтерії на дооформлення документів і перерахування даних.

При переході на машинну обробку інформації розробляється Довідник найменувань аналітичних рахунків, в якому за відповідним синтетичним рахунком наводиться вся номенклатура оборотних та необоротних активів, складових власного капіталу, дебіторів та кредиторів, доходів і результатів діяльності, витрат діяльності.

Крім того, складаються окремі довідники найменувань синтетичних рахунків та субрахунків, операцій руху активів, статей витрат, професій та категорій працюючих, видів виплат і утримань, платників податку, видів робіт, структурних підрозділів та ін.

Дані названих довідників уводяться в память ПЕОМ і використовуються в автоматичному режимі при переносі кількісно-сумових показників з первинних документів. Документальне оформлення господарських операцій проводиться в момент їх здійснення. При цьому звертається увага не тільки на юридичну сторону оформлення, але й правильність використання записів і наявність в документах усіх необхідних реквізитів.

Нормативно-довідкова інформація створюється господарством на дату впровадження АРМ бухгалтера і надалі постійно коректується з метою автоматизації розрахунків і здійснення автоматичних операцій для одержання вихідних документів.

Ведення нормативно-довідкової інформації, підтримання її в робочому стані в умовах автоматизації обліку є важливим обовязком робітників бухгалтерії. Несвоєчасне або неповне подання змін для коректування довідників призводить до невиконання автоматичних розрахунків і вимагає додаткової праці робітників бухгалтерії для дооформлення і перерахунків.

Для обліку нарахування амортизації застосовують довідники інформації:

ь підприємство;

ь назви синтетичних та аналітичних рахунків;

ь працюючих;

ь найменування бригад-замовників;

ь інвентарних номерів;

ь найменування статей витрат;

ь найменування операцій руху.

Введення нормативно-довідкової інформації з обліку амортизації здійснюється за відповідними структурами довідників. Довідник являє собою спецтаблицю за певною ланкою нормативно-довідкової інформації.

За допомогою довідника підприємства формується назва підприємства по всих видах машинограм, крім того показники довідника використовуються для виписки накладних, рахунків-фактур, платіжних доручень та ін..

Довідник назви синтетичних та аналітичних рахунків наводиться вся номенклатура основних засобів. Згідно структури довідника записуються такі показники: код синтитичного та аналітичного рахунку, найменування синтетичного рахунку, код субрахунку, найменування субрахунку .

Нормативно- довідкова інформація про працюючих згідно відповідного довідника формується на підставі кадрового обліку та даних бухгалтерського обліку. Дані даного довідника потрібні для формування інформації в інвентарних картках, щодо матеріально відповідальної особи за якими закріплений відповідний основний засіб .

Нормативно- довідкова інформація про структурні підрозділи згідно відповідного довідника потрібна для формування інформації в інвентарних картках,щодо структурного підрозділу за яким закріплений відповідний основний засіб .

За допомогою довідника інвентарних номерів основні засоби згруповані за відповідними субрахунками. Даний довідник складається з інвентарного номеру основного засобу та його найменування згрупованих в окремі групи такі як : будинки та споруди, машини та обладнання та ін. .