2. Разработка функциональных моделей бизнес-процессов финансового управления

Моделирование бизнес-процессов в компании может быть направлено на решение большого числа различных задач:

Точно определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса.

Определить набор действий, составляющих бизнес-процесс. Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса.

Определить порядок выполнения действий. Действия в рамках одного бизнес-процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, если оно допустимо, позволяет сократить общее время выполнения процесса и, следовательно, повысить его эффективность.

Произвести разделение зон ответственности: определить, а затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом.

Определить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная, кто какие ресурсы использует и для каких операций, можно повысить эффективность использования ресурсов посредством планирования и оптимизации.

Понять суть взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить эффективность коммуникации между ними.

Увидеть движение документов в ходе процесса. Бизнес-процессы производят и потребляют различные документы (в бумажной или электронной форме). Важно разобраться, откуда и куда идут документы или информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и действительно ли все они необходимы.

Определить потенциальные узкие места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы позже для его оптимизации.

Более эффективно внедрить стандарты качества, например ИСО 9000, и успешно пройти сертификацию.

Использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников.

Эффективно произвести автоматизацию бизнес-процессов в целом или отдельных их шагов, включая автоматизацию взаимодействия с внешней средой -- клиентами, поставщиками, партнерами. [5]

Разобравшись в совокупности бизнес-процессов компании, понять и описать деятельность предприятия в целом. В свою очередь, основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения их моделей «как есть».

Блок-схемы на основе определенной в ГОСТ 19.701-90 нотации схем алгоритмов, программ, данных и систем (в англ. литературе -- ANSI flowcharts) остаются и сегодня простейшим, но практически важным формальным графическим языком моделирования бизнес-процессов. Пример описания процесса с помощью блок- схемы приведен на рис. 1. Блок-схемы позволяют быстро и наглядно показать шаги бизнес-процесса в понятной каждому форме, однако их нотация не предусматривает формализованного описания многих деталей процесса, в частности исполнителей бизнес-функций.

Рис. 1. Пример описание бизнес-процесса в виде блок-схемы

Рассмотрим основные бизнес-процессы для нашего предприятия:

учет безналичных денежных средств

учет наличных ДС

ведение платежного календаря

управление дебиторской задолженностью

управление КЗ

бюджетирование

Учет безналичных расчетов

Рассмотрим первый бизнес-процесс - Учет безналичных денежных средств, и разработаем для него блок-схему.

Осуществление безналичных расчетов происходит посредством открытия банками организациям расчетных и специальных счетов.

Расчетный счет - счет юридического лица в учреждении банка, предназначенный для хранения денежных средств и проведения безналичных расчетов с другими юридическими и физическими лицами.

Для открытия расчетного счета в банк необходимо предоставить заявление об открытии счета; карточку с образцами подписей лиц, имеющих право подписи денежных и расчетных документов; справку о постановке на учет в налоговой инспекции.

Движение денежных средств по расчетному счету контролируется посредством предоставляемых банком выписок из лицевых счетов. Особенностью банковских выписок является то, что пополнение денежными средствами расчетных счетов клиентов (организаций) отражается в выписках по кредиту, а списание денежных сумм - по дебету.

Вместе с предоставляемой выпиской банк направляет клиенту (организации) первичные документы, которые послужили основанием для проведения операций по расчетному счету.

При осуществлении безналичных расчетов в качестве первичных документов используются следующие расчетные документы: платежные поручения, платежные требования, чеки, инкассовые поручения и аккредитивы.

Платежное поручение - это распоряжение плательщика (владельца счета) банку перевести определенную сумму денежных средств на счет получателя.Платежные поручения применяются для списания средств в целях осуществления расчетов за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги; выплат в бюджеты и внебюджетные фонды; возврата кредитов и т.д.[4]

Схема учёта безналичных денежных средств представлена на рис. 2.

Рис. 2. Блок схема учета безналичных денежных средств

Учет наличных денежных средств

Второй бизнес-процесс - Учет наличных денежных средств.

Денежные средства представляют собой средства организации в отечественной и иностранной валютах, находящиеся в кассе организации, на расчетных, валютных и других счетах в банках

Все организации, должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков, а для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждое предприятие обязано иметь кассу, которая представляет собой специально оборудованное и изолированное помещение.

Поступление денежной наличности в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами (форма КО-1), подписанными главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

Выдача наличный денежных средств из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег) с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации.

Приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

После получения или выдачи денег по каждому ордеру движение денежных средств отражается в кассовой книге.Каждое предприятие имеет право вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Контроль за ее ведением возложен на главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя предприятия.[4]

Схема учёта наличных денежных средств представлена на рис.3.

Рис. 3. Блок-схема Учет наличных денежных средств

Ведение платежного календаря

Следующий не менее важный бизнес-процесс - ведение платежного календаря.

Перед тем как начинать составлять и обрабатывать заявки, необходимо провести целый комплекс мероприятий по разработке и внедрению платежного календаря на предприятии.

Первый этап -- формирование плановых данных. Этот процесс реализуется в рамках бюджетирования (составления бюджета движения денежных средств) и является обязательным подготовительным этапом. На основании плановых данных (годовых, с помесячной разбивкой) происходит углубленная детализация поступлений и выплат.

Второй этап -- определение перечня аналитик (статьи бюджета движения денежных средств, контрагенты, договоры), в разрезе которых будет проводиться формирование платежного календаря. Это позволит создать инструмент для контроля предстоящих выплат и поступлений.

После определения перечня аналитик формируется механизм составления и исполнения платежного календаря. Поступления и платежи планируются на основании внесенных подразделеними-заказчиками заявок. После проверки на соответствие установленным лимитам заявленные платежи включаются в платежный календарь. Сбалансированный по суммам поступлений и платежей платежный календарь является основанием для составления реестра платежей и передачи его для исполнения.[6]

На заключительном этапе внедрения платежного календаря механизм его составления и исполнения закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. В большинстве случаев регламент описывает следующий порядок работы с платежным календарем (рис. 4).

Рис. 4.Схема процесса реализации платежного календаря

В идеале, ведение платежного календаря в организации должно быть автоматизировано. Это позволит повысить оперативность поступления финансовой информации и исключить негативное воздействие человеческого фактора на управление текущими финансами.

Управление дебиторской задолженностью

Четвертый бизнес-процесс - Управление дебиторской задолжностью.

Бухгалтер по работе с дебиторами и кредиторами должны составлять реестр задолженности, для этого необходима информация в выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент, время просрочки платежа по этим счетам, размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности.

Если период просрочки составляет более 10 дней необходимо начинать работу с должниками. Среди основных мероприятий можно выделить следующие:

1. При неоплате в срок - звонок с выяснением причин, формирование графика платежей.

2. Направление предупредительного письма с указанием суммы задолженности и периода, в который должна быть погашена образовавшаяся задолженность.

3. Начисление пени, штрафа, неустойки.

Если ситуация не изменилась все документы подтверждающие задолженность передаются в юридический отдел, с целью подачи иска в арбитражный суд.

Данная схема имеет ряд преимуществ: за каждым этапом закреплены ответственные лица, что усиливает контроль, затем показывает более детально весь процесс работы с дебиторами в отличии от предыдущий, но требует определенных трудовых затрат от работников, связанных с выявлением причин неоплаты и разработки досудебных мероприятий по погашению задолженности.[7]

Более наглядно схема представлена на рисунке 5.

Рис. 5. Схема работы с дебиторской задолженностью

Учет кредиторской задолженностью

Следующий бизнес-процесс - Управление кредиторской задолженностью.

Прогнозируемый размер внутренней кредиторской задолженности по большинству видов носит лишь оценочный характер. Это связано с тем, что размеры многих начислений, входящих в состав внутренней кредиторской задолженности, не поддаются точному количественному расчету в связи с неопределенностью многих параметров предстоящей хозяйственной деятельности предприятия.

Перечисленные особенности внутренней кредиторской задолженности необходимо учитывать в процессе управления ею.

Сумма формируемой предприятием внутренней кредиторской задолженности находится в прямой зависимости от объема хозяйственной деятельности предприятия, в первую очередь - от объема производства и реализации продукции. С ростом объема производства и реализации продукции возрастают расходы предприятия, начисляемые в составе его внутренней кредиторской задолженности, а соответственно увеличивается общая ее сумма, и наоборот. Поэтому при неизменном коэффициенте финансового Левериджа развитие операционной деятельности предприятия не увеличивает его относительную потребность в кредите за счет роста заемного капитала, формируемого из внутренних источников.[7]

Схема управления кредиторской задолженностью представлена на рис.6.

Рис. 6. Схема Управление кредиторской задолженностью.

Бюджетирование

Заключительный бизнес-процесс - Бюджетирование.

Общая блок-схема формирования месячного бюджета (рис.7) не отражает всех возможных взаимосвязей между бюджетами, но описывает логическую последовательность процесса месячного бюджетирования. На ней также не изображены все возможные операционные бюджеты, т. к. полный перечень бюджетных таблиц для каждой компании устанавливается в зависимости от специфики деятельности.[8]

Рис.7. Блок-схема формирования месячного бюджета

Чтобы определить интервал времени для месячного бюджета, менеджмент компании должен определить, какие основные цели ставятся перед данным бюджетом. Если основной задачей месячного бюджетирования является эффективное управление складами, и если продажи значительно колеблются в течение месяца, целесообразно будет разработать бюджеты с разбивкой, например, по неделям или по декадам. Для компаний со стабильным объемом продаж в течение месяца (примерно равными отгрузками в неделю) можно составлять бюджеты на месяц в целом.