Выдача средств подотчетным лицам происходит следующим образом.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника и приказа руководителя организации. Сумму аванса определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Работники предприятия получают из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам определенные суммы денежных средств - авансы. В течение определенного времени (не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или в течение 3 дней по возвращении из командировки) подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Для этого подотчетные лица сдают в бухгалтерию авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, товарные чеки, счета и другие оправдательные документы). Авансовые отчеты составляются подотчетным лицом и работником бухгалтерии. В бухгалтерии работником бухгалтерской службы проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность оформления документов и подсчета сумм. Затем он указывает в авансовом отчете суммы расходов, принятых к учету, и делает соответствующие бухгалтерские записи. После этого авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

На основании утвержденных авансовых отчетов происходит списание произведенных расходов в зависимости от их назначения.

Для осуществления контроля за расходованием подотчетных сумм, учет осуществляют по каждому работнику в ведомости или журнале-ордере №7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который составляется линейно-позиционным способом по каждому подотчетному лицу.

Выдача денежных средств в подотчет отражается записью:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К 50 «Касса»

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают бухгалтерской проводкой:

Д 10 «Материалы»

Д 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Подотчетные лица, приобретенные материалы должны сдать на склад, а кладовщик выписать приходный ордер.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают в бухгалтерском учете с подотчетных лиц следующей записью:

Д 50 «Касса»

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Новый аванс работникам выдается только после расчёта по предыдущему. В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя, но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег, эта сумма удерживается из зарплаты работника.

При выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Если представлены два или больше исполнительных документов, то согласно статье 138 ТК РФ размер удержаний может быть увеличен до 50%.

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.