Инвентаризация денежных средств в кассе предприятия.

Статьей 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с последующими изменениями и дополнениями) установлены случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно. Порядок инвентаризации кассы регламентирован Положением по ведению кассовых операций и разделом «Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности» главы 3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49. Порядок и сроки проведения инвентаризации в кассе определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Контроль за работой кассира и за правильностью ведения кассовой книги возложен на главного бухгалтера. В сроки установленные руководителем организации и в случаях, установленных законодательством Российской Федерации проводиться инвентаризация кассы, целью которой является установление соответствия фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе остатку, который числиться в учете по кассовой книге.

Основанием для проведения инвентаризации в кассе является приказ (распоряжение) руководителя, в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, дата начала и окончания инвентаризации, ее вид. Комиссией в присутствии кассира проводиться внезапная инвентаризация (ревизия) кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются.

Результат инвентаризации денежных средств в кассе оформляется актом, который подписывает председатель, члены инвентаризационной комиссии и кассир. В случае если инвентаризации, проводится при смене кассира, то акт подписывают и сдающий, и принимающий ценности работник: один в графе «Сдал», другой в графе «Принял».

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Выявленная в результате инвентаризации недостача денежных средств подлежит взысканию с материально ответственного лица и оформляется следующими бухгалтерскими записями:

1)В результате инвентаризации выявлена недостача денежных средств в кассе:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 50 «Касса»

2)Сумма недостачи отражается как задолженность виновного лица:

Дебет 73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

3)Виновным лицом возмещена недостача денежных средств:

а) внесены в кассу наличные:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

б) в случае, ели виновное лицо не выявлено, делается запись:

Дебет 91-2 «Прочие расходы»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

в) если недостачу произошла в результате чрезвычайных обстоятельств, то она относиться на счет* 91 -2 «Прочие расходы», при этом составляется запись:

Дебет 91 -2 «Прочие расходы»

Кредит 50 «Касса»

г) выявленные в результате инвентаризации излишки денежных средств приходуются, и соответствующая сумма зачисляется на увеличение финансового результата организации, при этом составляется следующая запись:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 91-1 «Прочие доходы».

Инвентаризация денежных средств в кассе проводится внезапно главным бухгалтером не реже 1 раза в месяц.

Инвентаризация денежных средств проводится также в ходе аудиторских проверок.

Прибыв на место проверки, аудитор может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

• обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

• имеется ли для хранения денег и других ценностей вкассе-сейф или несгораемый шкаф;

• застрахована ли касса организации;

• соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа). Так, в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;

• соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.