Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам внутри страны

Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировкам регулируется

- НК РФ;

- ТК РФ;

- Инструкцией Минфина СССР Госкомстата труда и ВЦСПС № 62 от 07.04.1988г. «О служебных командировках в пределах СССР»;

- Постановлениями Правительства РФ о нормах возмещения командировочных расходов;

- Порядком ведения кассовых операций в России.

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является проверка правильности документального оформления этих операций, установление их законности и достоверности отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Аудит проводится с использованием разных методов получения аудиторских доказательств, в т.ч. путем тестирования, устных опросов работников и должностных лиц аудируемого предприятия, проверки документов, арифметических расчетов, проверки учетных записей. В зависимости от объема проверяемой организации проверка может проводиться сплошным или выборочным методом.

В качестве источников информации при аудите этого сегмента используются:

1. бухгалтерский баланс;

2. учетные регистры по счетам 71, 50, 20, 26, 25 и др.4

3. авансовые отчеты и приложенные к ним документы;

4. документы о направлении работника в командировку;

5. Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а;

6. журналы регистрации командировочных удостоверений;

7. ПКО и РКО.

Проверяя этот участок надо помнить, что подотчетные лица – это работники организации, включая совместителей, которым выданы из кассы наличные денежные средства, с предоставлением отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а так же порядок и срок выдачи наличных денег устанавливается руководителем организации. Аудиторы должны ознакомиться с этими документами. Чаще всего подотчетные суммы выдаются в качестве аванса на служебные командировки.

Определение служебной командировки дано в трудовом кодексе РФ и в Инструкции № 62. Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается:

1. поездка работника;

2. по распоряжению руководителя;

3. на определенный срок;

4. для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В служебные командировки могут быть направлены только те лица, с которыми заключены договоры, и отношения с которыми регулируются ТК РФ. Трудовое законодательство запрещает направлять в командировки беременных женщин, работников до 18 лет, а так же лиц, с которыми заключены ученические договора, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, и работников, имеющих детей-инвалидов. Направить в командировку можно только с их письменного согласия, кроме того, на приказе о командировке должна быть их подпись и фраза о том, что работник знал о своем праве на отказ, в соответствии со ст. 259 НК РФ.

Не признаются командировками:

1. Направление работников на обучение в целях повышения квалификации (нельзя платить суточные).

2. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер (ст. 166 ТК РФ). Этим работникам вместо суточных устанавливаются специальные доплаты за разъездной характер работы или эта доплата уже заложена в окладе работника, или в тарифной ставке. На железнодорожном транспорте разъездной характер имеют машинисты, помощники машинистов, проводники вагонов и т.д. Во многих других организациях к таким работникам относятся водители- дальнобойщики. Официально не существует перечня должностей работников с разъездным характером работ, следовательно, каждое предприятие, заключая трудовой договор с работником, определяет характер его работы.

3. Поездки работников для выполнения служебного поручения, из которой он может возвращаться к месту постоянной работы в тот же день.

4. Поездки лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, отношения с которыми регулируются не трудовым, а гражданским кодексом.

При аудите расчетов с подотчетными лицами необходимо обращать внимание на порядок документального оформления этих операций. Направление работников в командировку должно быть оформлено унифицированными формами первичной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. К их числу относятся следующие:

1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а). Служебное задание содержит в себе информацию о месте командировки, сроке и цели командирования. На основании этого документа бухгалтерия определяет порядок учета командировочных расходов, т.е. относить их на дебет счета 08 или счета 10, или счета 20, или счета 26, или счета 91.

2. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9, Т-9а). Форма Т-9 применяется, если в командировку отправляется один сотрудник организации. Форма Т-9а применяется при командировании группы сотрудников. Приказ издается на основании заполненного служебного задания, т.е. формы Т-10а.

3. Командировочное удостоверение (форма Т-10). Этот документ выписывается на основании приказа о командировке формы Т-9 или Т-9а. В командировочном удостоверении указывается фамилия и должность командированного, место назначения и срок командирования. На оборотной стороне командировочного удостоверения должны быть проставлены отметки о прибытии и убытии в места назначения, которые заверяются подписями уполномоченных лиц и печатью организации. Неправильно оформление командировочного удостоверения приводит к тому, что предприятие не сможет принять к учету и налогообложению расходы, связанные с оплатой затрат во время командировки. Так, например, если работник должен в период командировки посетить несколько населенных пунктов, то они обязательно должны быть указаны в командировочном удостоверении и в приказе, а так же должны присутствовать отметки об этих местах пребывания.

На основании командировочного удостоверения определяется срок нахождения работника в командировке. Нормативными документами срок командировки и частота поездок не регламентированы. Эти вопросы решает руководитель организации, исходя из производственной необходимости.

В Инструкции № 62 максимальная продолжительность командировки ограничена пределом 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Однако этот пункт в настоящее время не действует, т.к. он противоречит трудовому кодексу, где никаких ограничений по продолжительности командировки не установлено. Так же по этому Положению не оплачивается проезд командированного на внутригородском транспорте.

Днем отъезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем прибытия считается день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, с 00.00 часов – последующие сутки.

Если станция, аэропорт или пристань находятся за чертой городского пункта, то учитывается время проезда до этого места. Аналогично определяется день окончания командировки.

Например, работник организации, зарегистрированной в Московской области, был командирован в Новосибирск с 20 октября 2005г. Работник приобрел билет на самолет, вылетающий из аэропорта «Домодедово» 21.10.05г. в 00.30 часов. Аэропорт находится за чертой г. Москвы и время проезда до него подтверждено билетом, который имеет дату 20.10.05г. В этом случае командировка начнется с 20.01.05г.

Вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или в день возвращения решается по согласованию с руководителем организации, но срок пребывания включается в период, начиная со дня отъезда по день приезда, и этот срок подтверждается отметками в командировочном удостоверении и проездными документами. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим работы и отдыха тех предприятий, куда они командированы. Это означает, что если работника направили в командировку на предприятие, где суббота и воскресенье являются рабочими днями, то командированный должен выйти на работу в эти дни, а не использованные во время командировки выходные дни ему не компенсируются.

Однако если работник командирован специально для работы в выходные или праздничные дни (например, работа милиции во время праздников), то компенсация таким работникам производится в соответствии с действующим законодательством, т.е. ему предоставляется или дополнительные дни отдыха или производится оплата, но не менее, чем в двукратном размере.

В случае, если работник выезжает в выходные дни (только воскресенье), то по возвращении ему предоставляется другой день отдыха. Если работник отказался от отдыха, то работа в выходной день оплачивается не менее, чем в двукратном размере.

Основные вопросы по регулированию процесса командировки и оплаты затрат в период командировки освещаются в трудовом кодексе РФ. В соответствии со ст. 167 ТК РФ, на весь срок командировки сохраняется место работы (т.е. должность) и средний заработок. Кроме того, компенсируются расходы, связанные со служебной командировкой. На основании ст. 168 ТК РФ. Работодатель обязан возместить следующие расходы:

1. проезд к месту командирования и обратно;

2. найм жилья;

3. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы по проезду к месту командирования и обратно

Расходы по проезду принимаются к учету (и в бухгалтерском, и в налоговом одинаково) в сумме фактических затрат, подтвержденные проездными документами. При это к стоимости проезда относятся

- страховые платежи по обязательно страхованию;

- услуги по предварительной продаже и бронированию билетов;

- расходы по пользованию постельными принадлежностями в поезде;

- расходы на провоз багажа;

- стоимость проезда к станции или аэропорту, которые находятся за чертой

города.

При утере проездных документов, на основании заявления работника, руководитель имеет право возместить работнику расходы на проезд по минимальной стоимости на основании справки транспортного предприятия или работник может получить дубликат проездного документа. Если нет ни одного документа, то может оплатить данные расходы в виде материальной помощи.

Расходы на проезд и в бухгалтерском, и в налоговом учете принимаются в полном объеме, в соответствии с проездными документами. Причем предприятия могут относить в уменьшение налогооблагаемой прибыли расходы на проезд к месту командировки любым видом транспорта без разграничения класса и категории, т.е. оплату бизнес- класса в самолете, вагон СВ или повышенной комфортности в поездах.

В состав расходов по проезду к месту командировки внутри страны включается НДС. Сумма налога по этим расходам принимается к вычету на основании проездного документа, т.е. билета. Счет-фактура в данном случае не требуется. Главное условие для применения налогового вычета заключается в том, чтобы сумма НДС в билете была выделена отдельной строкой. Например, во всех авиа билетах он выделяется, а в железнодорожных нет. При применении налогового вычета в книгу покупок записывается вместо счета-фактуры номер проездного документа (билета).

Особенности учета расходов на проезд при командировках с использованием автотранспорта.

В необходимых случаях при направлении работников в командировку используется автотранспорт. Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то в этом случае появляются дополнительные расходы, связанные с обслуживанием автотранспорта в пути следования. К числу таких дополнительных расходов относится оплата ГСМ, автостоянок и др. расходы.

Для обоснованного отнесения этих затрат на счета бухгалтерского учета и в налоговые регистры водителю служебного автомобиля вместе с командировочным удостоверением должен быть выписан путевой лист на весь срок командировки (обычно путевой лист выписывается только на один день, т.е. ежедневно). Путевой лист выписывается по унифицированной форме.

Если для командировки используется личный автомобиль командированного сотрудника, то дополнительные расходы, связанные с эксплуатацией во время командировки, могут быть также учтены в бухгалтерском и налоговом учете при соответствующем документальном оформлении. Возможны 2 варианта оформления отношений по поводу использования личного автомобиля:

1. Заключается договор аренды автомобиля у физического лица на срок командировки. Размер арендной платы за использование автотранспорта нормативными документами не регламентируется, т.е. организация вправе установить любую сумму, которая компенсирует работнику все дополнительные расходы по такой поездке. Сумма арендной платы по такому договору может быть принята в бухгалтерском и налоговом учете. Также дополнительно могут быть приняты к учету расходы по оплате ГСМ за период этой командировки.

2. Заключение договора на использование личного автотранспорта в служебных целях или издание приказа (распоряжения) по предприятию. По такому договору работнику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации для целей налогового учета лимитируется и в настоящее время составляет 1200 руб. в месяц за использование автотранспорта с объемом двигателя до 2 литров и 1500 руб. при объеме двигателя более 2 литров. Предприятие вправе установить и больший размер компенсаций. Фактическая сумма выплаченной компенсации должна быть закреплена во внутреннем распорядительном документе организации, и эта сумма учитывается в бухгалтерском учете, но в налоговом учете только в пределах установленных норм (см. выше).

Возмещение расходов по найму жилья

Эти затраты возмещаются командированным в сумме фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, т.е. норм возмещения здесь нет. В качестве подтверждающих документов используется бланк строгой отчетности специальной формы ф. № 3-Г «Счет гостиницы». В этом бланке сумма НДС может быть выделена отдельной строкой и тогда, на основании этого счета, организация вправе применить налоговый вычет по НДС и записать в книгу покупок вместо счета-фактуры номер данного «Счета гостиницы».

Некоторые гостиницы вместо бланка строгой отчетности используют ККМ и выдают за оказанные услуги счет за проживание и чек ККМ, подтверждающий оплату услуг. Для того чтобы записать НДС по таки документам необходимо составить счет-фактуру.

В некоторых случаях сотрудник не предоставляет документы, подтверждающие оплату проживания в командировке. По решению руководителя организации бухгалтерия вправе возместить такому работнику расходы в той сумме, которую утвердит руководитель организации. Существует также минимальная норма по возмещению расходов на проживание без подтверждающих документов. В настоящее время она равна 12 руб. в сутки. Причем эта норма действует только целей бухгалтерского учета, а в налоговом учете нельзя принимать никаких расходов без подтверждающих документов.

Суммы, выплаченные работнику без подтверждающих документов свыше 12 руб., являются базой для начисления НДФЛ.

В некоторых случаях, для проживания командированных организация арендует квартиры у физических лиц. При аудите необходимо убедиться в наличии договора на аренду жилого помещения, сопоставить срок аренды и срок командировки, выяснить удерживался ли НДФЛ с сумы арендной платы, выплаченной арендодателю.

Если арендодатель жил в помещении, являющимся ПБОЮЛ, то к договору аренды должны быть приложены свидетельства о регистрации предпринимателя и поставки его на налоговый учет. В этом случае НДВЛ не удерживается, т.к. плательщиком налога является сам предприниматель.

Оплата суточных

В соответствии со ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что предприятие должно выплачивать суточные за период командировки в размерах не ниже сумм, утвержденных Правительством РФ для бюджетных организаций. Максимальная величина суточных трудовым законодательством не ограничена, поэтому на каждом предприятии размер суточных должен быть утвержден внутренним нормативным документом. Это может быть сделано или в коллективном договоре, или в специальном Положении о командировках, или в отдельном приказе (т.е. так же как и при компенсации при использовании личного автомобиля в целях служебной командировки).

В бухгалтерском учете суточные принимаются в размере фактических затрат на основании внутреннего документа.

В налоговом учете суточные принимаются из расчета 100 руб. в сутки.

Таким образом в результате этого образуются постоянные разницы (ПР), т.е. те суммы, которые никогда не будут приняты в налоговом учете. Эти суммы, в соответствии с ПБУ 18, приводят к образованию постоянных налоговых обязательств (ПНО).

ПНО = ПР * 24%

Пример.

Сотрудник командирован сроком на 5 дней. Норма суточных, установленная на данном предприятии, составила 300 руб. в сутки. Командировка носит производственный характер.

В бухгалтерском учете сумма суточных составит:

300 руб. х 5 дней = 1500 руб.

Дебет счета 20, 26

Кредит счета 71

В налоговом учете суточные составят:

100 руб. х 5 дней = 500 руб.

Следовательно, постоянная разница будет равна:

1500 – 500 = 1000 руб.

А постоянное налоговое обязательство:

1000 х 24% = 240 руб.

Дебет счета 99

Кредит счета 68

Командированному работнику, как правило. Перед отъездом выплачивается аванс. Основанием его выдачи является Приказ о направлении в командировку формы Т-9 и расчет суммы аванса. Сумма аванса рассчитывается исходя из предполагаемой стоимости проезда туда и обратно, срока командировки, установленной нормы суточных и предполагаемых расходов на проживание.

Расчет аванса (или смета на командировочные расходы) является первичным документом для выплаты подотчетной суммы, поэтому этот документ должен быть оформлен в соответствии с законом о бухгалтерском учете и содержать в себе все необходимые реквизиты.

Выдача денежных средств под отчет производится только тем сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры, при условии полного отчета по ранее полученным подотчетным суммам. Передача выданных денег от одного лица к другому запрещается.

В соответствии с п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», работник обязан отчитаться о выполнении служебного поручения в течение трех дней после возвращения из командировки. Для утверждения и списания подотчетных сумм используется авансовый отчет унифицированной формы АО-1, утвержденный Госкомстатом в 2004г. В качестве приложения к авансовому отчету прикладываются служебное задание с заполненным и подписанным руководителем отчетом о его выполнении (форма Т-10а) и командировочное удостоверение (форма Т-10).

Оборотная сторона авансового отчета заполняется подотчетными лицами. Там указывается перечень приложенных оправдательных документов к авансовому отчету и суммы расходов по ним. Все это заверяется подписью подотчетного лица.

К бухгалтерскому учету принимаются проверенные и правильно оформленные авансовые отчеты с обязательным утверждением их руководителем организации. Дата утверждения авансового отчета очень важна, т.к. именно на эту дату признаются командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Особое внимание при аудите уделяется проверке оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, которые должны иметь обязательные реквизиты первичных документов (подписи, печати, даты, наименование организации и т.д.). Если они оформлены с нарушением установленных правил, то данные затраты не могут быть приняты ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Если по таким документам была произведена оплата работнику его расходов, то вся сумма должна включаться в доход, облагаемый НДФЛ. Чаще всего к таким расходам относятся оплата такси, телефонных переговоров, услуги мобильной связи.

Проверяя правильность налогообложения подотчетных сумм, аудитор должен учитывать, что все виды компенсационных выплат, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, не облагаются НДФЛ, ЕСН и страховыми взносами в пенсионный фонд. В доход командированного должна включаться оплата только тех расходов, которые не подтверждены соответствующими документами.

Особенности аудита расходов по зарубежным командировкам

В настоящее время многие российские предприятия осуществляют внешнеэкономическую деятельность, участвуют в международных выставках, ярмарках и имеют расходы по зарубежным командировкам. Практика аудиторских проверок показывает, что на этом участке встречается достаточно много ошибок в учете командировочных расходов, определении курсовых разниц, налогообложении.

Зарубежные командировки оформляются теми же документами, что и командировки внутри страны (приказ о направлении в командировку формы Т-9, Т-9а, служебное задание формы Т-10а). Исключение составляют только командировочные удостоверения.

При направлении работника в зарубежную командировку этот документ не выписывается, т.е. не применяется. Время фактического нахождения в командировке определяется отметками в загранпаспорте о датах пересечения границ. Следовательно, ксерокопия загранпаспорта с отметками о пересечении границ является обязательным приложением к авансовому отчету по зарубежной командировке.

Однако если работник командирован в государство-участник таможенного союза, пересечение границ с которым не отмечается в загранпаспорте (это некоторые страны СНГ), то командировочное удостоверение выписывать необходимо, т.к. именно этот документ будет подтверждать срок командировки.

Так же как и по командировкам внутри страны, работник должен отчитаться в течение трех дней с момента возвращения.

Все документы, подтверждающие расходы по зарубежной командировке, составленные на иностранном языке, должны быть дословно переведены на русский язык. В противном случае такие затраты не могут быть приняты ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Средства, израсходованные организацией на перевод документов на русский язык при наличии соответствующих документов, могут быть приняты и в бухгалтерском, и в налоговом учете, т.к. они являются экономически оправданными затратами, непосредственно связанными с исполнением требований законодательства о ведении делопроизводства на русском языке.

При направлении работника в командировку, ему должен быть выдан аванс. Как правило, он выдается или в валюте страны командирования или в любой другой свободно конвертируемой валюте. В настоящее время отсутствует прямой запрет на выдачу в качестве аванса рублей. Валюта на командировочные расходы может быть снята с текущего валютного счета на основании специального заявления, при этом отчет перед банком об использовании валютных средств в настоящее время не предусмотрен. В случае если на ткущем валютном счете валюты не достаточно для оплаты командировочных расходов, то предприятие может купить ее через уполномоченный банк в безналичном порядке.

В бухгалтерском и налоговом учете расходы по командировкам отражаются на дату утверждения авансового отчета. Если у предприятия на конец отчетного периода, месяца имеется валютная задолженность на счете 71, то она должна быть переоценена на последний день месяца по курсу ЦБ РФ.

Пример покупки и использования валюты на командировочные нужды рассмотрим на следующей схеме.

счет 51 счет 57 счет 52 счет 50 счет 71 «Расчеты счет 26

« Расчетные счета» «Переводы в пути» «Валютные счета» «Касса» с подотчетными лицами» «Общехозяйственные расходы»

1) 30 500 2) 29 200 5) 29 300 6) 29 350 7) 29 300

1000$ 1000$ 1000$ 1000$

курс 29,22 курс 29,30 курс 29,35 курс 29,30

8) 80 9) 50 10) 50

счет 91.2 счет 91.1

3) 500 8) 80

4) 780 9) 50

10) 50

Содержание операций:

1. Перечислены с расчетного счета денежные средства на покупку валюты для зарубежной командировки

2. Зачислена купленная валюта на текущий валютный счет в размере 1000$ по курсу ЦБ РФ на день зачисления 29,22 руб.

3. Удержана комиссия банка за покупку валюты

4. Списана разница между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ, по которому валюта приходуется

5. Оприходована наличная валюта, полученная в кассу на командировочные нужды

6. Выдано подотчетному лицу 1000$ по курсу ЦБ РФ на дату выдачи 29,35 руб.

7. Принят отчет по зарубежной командировке на 1000$, курс ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета составляет 29,30 руб.

8. 9) 10) Списании курсовых разниц

Суточные выплачиваются за каждый день в зарубежной командировке, исходя из установленных норм, при этом для расчета суточных используется алгоритм, изложенный в совместном письме Минтруда и Минфина России от 17.05.96г. № 1037-ИХ.

Суточные работникам, направляемым в зарубежные командировки, выплачиваются следующим образом: со дня пересечения государственной границы при выезде из России, суточные выплачиваются в иностранной валюте по установленной норме, а со дня пересечения границы при въезде в Россию, оплачиваются по нормам, установленным при командировках в пределах России, т.е. приоритет страны выезда.

Например, работник командирован за рубеж сроком на 10 дней, норма суточных составляет 100$ в сутки. Таким образом, сумму, которую ему необходимо выдать, равна: 100$ х 9 дней + 100 руб. (российская норма).

Если работник командирован сразу в несколько зарубежных стран, то со дня выбытия из одной страны в другую, суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Дата пересечения границ определяется по отметкам в загранпаспорте.

Пример.

Работник командирован с 20 по 27 октября в заграничную командировку в Париж и в Лондон. Вылетел он из Москвы 20 октября, прибыл в Париж 20 октября, из Парижа в Лондон вылетел 24 числа и вернулся в Москву 27 числа.

Лондон Париж

2 0, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27

Москва

Нормы для Парижа Нормы для Лондона Нормы для России

Нормы суточных и расходы на проживание для зарубежных командировок установлены Минфином России Приказ № 64Н от 02.08.2004г. Эти нормы действуют с 01.01.2005г.

По мнению налоговых органов, указанные нормы применяются при расчете НДФЛ и ЕСН.

При расчета налога на прибыль, указанные нормы не учитываются, т.к. для этого налога утверждены Постановлением Правительства РФ «Нормы расхода по зарубежным командировкам» № 93 от 08.02.2002г. Налогообложение командировочных расходов при зарубежных командировках производится точно также, как и по внутренним командировкам.

Оплата суточных.

Расходы по оплате суточных принимаются в налоговом учете в пределах норм, установленных Правительством РФ в 2002г. Суточные, превышающие эти нормы, при налогообложении прибыли не применяются. Если существует разница между нормами, принятыми в бухгалтерском и налоговом учете, то она называется постоянной разницей и образует ПНО (см. выше).

НДФЛ.

В соответствии со ст. 217 гл. 23 НК РФ, НДФЛ не облагаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, при этом ссылка на конкретные нормы законодательства отсутствует. По мнению налоговых органов, такие нормы утверждены Минфином России в 2004г., но вопрос остается спорным.

ЕСН.

Суточные в пределах норм, в соответствии со ст. 238 гл.24 НК РФ, ЕСН не облагаются. С суммы превышения норм суточных ЕСН тоже не платится на основании ст. 236 НК РФ, т.к. эти суммы не учитываются при расчете налога на прибыль.

Расходы на проживание.

Они полностью уменьшают налогооблагаемую прибыль (ст. 264 гл. 5 НК РФ). ЕСН с расходов на проживание не платится даже если у организации отсутствуют оправдательные документы, подтверждающие проживание, т.к. эти расходы не были приняты при налогообложении прибыли (ст. 236 НК РФ).

НДФЛ.

Расходы по найму жилого помещения исключаются из базы для обложения НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ. Если оправдательные документы у работника отсутствуют, то НДФЛ удерживается со всей выплаченной суммы.

Расходы по проезду.

Если данные расходы подтверждены оправдательными документами, то никакими налогами они не облагаются. Если такие документы отсутствуют, то расходы подлежат обложению только НДФЛ (кроме ЕСН).