2.5 Учет расчетов с персоналом оао«Кузнецкмежрайгаз» по прочим расчетным операциям

Выдача беспроцентных кредитов сотрудникам является одним из элементов стимулирования работы сотрудников ОАО «Кузнецкмежрайгаз». Заем выдается работнику для определенных целей – на лечение, непредвиденные нужды и другие, путем заключения договора займа. Заемщик обязан возвратить сумму займа. В договоре займа указывается сроки и порядок возврата, если срок возврата договором не установлении ил определен моментом востребования, то заимодавец может воспользоваться своим правом и потребовать возврата заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем требования об этом.

Выдача займов работникам ОАО «Кузнецкмежрайгаз»

Иногда организация предоставляют своим работникам займы на льготных условиях.

При выдаче займа сотруднику организация заключает с ним договор в письменной форме. (п. 1 ст. 808 ГК РФ)

Отношения сторон при заключении договора займа регламентированы гл. 42 Гражданского кодекса.

При выдаче займа нужно обратить внимание на порядок определения налоговой базы по НДФЛ при получении его сотрудником. По общему правилу при расчете налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, в том числе доходы в виде материальной выгоды. Материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей, определяется по правилам статьи 212 НК РФ. Ставка НДФЛ по материальной выгоде отличается от общей и составляет 35% (п. 2 ст. 224 НК РФ).

Определить базу по НДФЛ, исчислить налог и заплатить его в бюджет обязана организация как налоговый агент (п. 2 ст. 212 НК РФ).

Обращаем внимание, что для целей НДФЛ удержания, производимые по распоряжению работника, базу по налогу не уменьшают (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть сначала нужно с выплат в пользу сотрудника исчислить налог на доходы и только потом удержать проценты.

Исходя из подпункта 3 пункта 1 статьи 223 НК РФ дата фактического получения дохода в виде материальной выгоды определяется как день уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным средствам.

Соответственно, если в налоговом периоде уплата процентов по займу не производится, дохода в виде материальной выгоды, подлежащего налогообложению налогом на доходы физических лиц, в данном налоговом периоде не возникает. Такой вывод изложен в письме Минфина России от 1 февраля 2010 г. № 03-04-08/6-18.

Выданный и возвращенный заем в целях налога на прибыль не учитывается ни в расходах, ни в доходах организации (пп. 10 п. 1 ст. 251 и п. 12 ст. 270 НК РФ).

Что касается суммы процентов, причитающихся организации, то они будут являться внереализационным доходом и облагаться налогом на прибыль (п. 6 ст. 250 НК РФ). Порядок признания таких доходов зависит от метода учета. Если компания использует метод начисления, то проценты следует включать в доходы ежемесячно (п. 6 ст. 271 и абз. 2 п. 4 ст. 328 НК РФ). При кассовом методе датой получения любого дохода, в том числе в виде процентов, признается день поступления средств на счет в банке или в кассу (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Приведем пример отражения в учете операции по выдаче сотруднику займа, учету процентов и возврату денег.

Пример 1: 1 августа выдан заем в размере 100 000 рублей на десять месяцев менеджеру организации Сидорову В.В. путем перечисления на его зарплатную карту. Срок погашения долга - 31 января следующего года. Заем был выдан под 5% годовых. Согласно условиям договора заем возвращается равными частями ежемесячно, а проценты погашаются на дату возврата долга. По заявлению сотрудника и долг, и проценты удерживают из его заработной платы. Компания применяет метод начисления.

Допустим, что на весь период действия договора займа ставка рефинансирования Центробанка России оставалась неизменна и составляла 8%.

Так как проценты работник обязан уплатить один раз при возврате последней части займа, налоговая база по материальной выгоде определяется на дату уплаты процентов - 31 января.

Сумма процентов, рассчитанная исходя из условий договора, равна 2506,85 рублей (100 000 руб. x 5% : 365 дн. x 183 дн.).

Сумма процентов, рассчитанная исходя из 2/3 ставки рефинансирования, составит 2673,97 рублей (100 000 руб. x 8% x 2/3 : 365 дн. x 183 дн.).

Налоговая база составляет 167,12 рублей (2673,97 руб. - 2506,85 руб.).

НДФЛ, который организация обязана удержать с дохода, равен 58 руб. (167,12 руб. x 35%). Согласно пункту 4 статьи 225 НК РФ сумма налога определяется в полных рублях - менее 50 коп. отбрасывается, а 50 копеек и более округляется до полного рубля.

В учете эти операции отражаются так.

Записи на 1 августа:

Дебет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»

Кредит 51 «Расчетные счета»

- 100 000 рублей - выдан заем сотруднику путем перечисления на его зарплатную карту.

Ежемесячно в течение 6 месяцев:

Дебет 70 «Расчеты сперсоналом по оплате труда»

Кредит 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»

- 16 666, 67 рублей - ежемесячное удержание суммы долга из зарплаты сотрудника;

Дебет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»

Кредит 91-1 «Прочие доходы»

- 417,81 рублей - начислены проценты по договору займа.

Записи на 31 января:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»

- 19 173,52 рублей - последний платеж по займу и начисленные проценты удержаны из зарплаты сотрудника;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»

- 58 рублей - удержан НДФЛ с материальной выгоды;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит 51 «Расчетные счета»

- 58 рублей - НДФЛ перечислен в бюджет.

Материальная помощь работникам в ОАО «Кузнецкмежрайгаз»

ОАО «Кузнецкмежрайгаз» выплачивает работникам материальную помощь при наступлении определенных событий (рождение ребенка, юбилейная дата, болезнь и др.), то есть ее выплата не связана с выполнением этими работниками трудовых функций. Материальная помощь выплачивается только по желанию работодателя.

Как правило, условие о предоставлении материальной помощи не предусматривается в трудовом или коллективном договоре. Решение о ее выплате принимает руководитель организации на основании заявления работника, в котором указываются причины обращения за помощью (с приложением соответствующих документов). Выплата материальной помощи производится на основании резолюции руководителя на заявлении либо на основании соответствующего приказа. Приказ составляется в произвольной форме, в нем указываются суммы материальной помощи, срок и источник выплаты.

Материальная помощь, по своей сути, не относится к системе оплаты труда, и не носит производственного и стимулирующего характера (статья 144 ТК РФ). В соответствии с пунктом 23 статьи 270 Налогового кодекса РФ, при определении базы для исчисления налога на прибыль, суммы материальной помощи не учитываются.

Также в соответствии с пунктом 28 статьи 217 НК РФ материальная помощь в размере, не превышающем 4000 рублей в год на одного работника, НДФЛ не облагается. Помощь, оказываемая сверх этой суммы, облагается налогом в общеустановленном порядке. Кроме того, освобождается от налогообложения вся сумма материальной помощи, если она выплачивается (п. 8 ст. 217 НК РФ):

•     налогоплательщикам в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами в целях возмещения причиненного материального ущерба или вреда здоровью;

•     физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;

•     членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью членов его семьи;

•     работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка. 

Сумма материальной помощи, выплачиваемая при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка, освобождается от налогообложения при условии, что она составляет не более 50 000 рублей на каждого ребенка и выплачивается в течение первого года после его рождения.

Важно, чтобы данные выплаты были единовременными и сотрудники предоставили в организацию документы, подтверждающие право на получение данных выплат. Например, копию свидетельства о смерти члена семьи или копия свидетельства о рождении и т.д.¹²

Необходимо учесть, что в бухгалтерском учете материальная помощь признается в составе прочих расходов, а в налоговом учете - нет, вследствие чего у организации возникает постоянная разница, которой соответствует постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. № 114н)(в редакции от 25.10.2010).

Приведем пример отражения в учете операции по выдаче сотруднику материальной помощи.

Пример 2.

Работнику ОАО «Кузнецкмежрайгаз» в марте 2011 года выплачена материальная помощь в размере 15 000 рублей в связи со смертью близкого родственника.

В учете эти операции отражаются так.

Дебет 91-2 «Прочие расходы»

Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

- 15 000 рублей – начислена работнику материальная помощь.

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»

- 1430 рублей- удержан НДФЛ с суммы дохода работника. ((15000 руб.-4000 руб.)х13%)

Дебет 99 «Прибыли и убытки»

Кредит 68 «расчеты по налогам и сборам»

- 3000 рублей – отражено ПНО ( 15 000 руб.х 20%);

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит 50 «Касса»

- 13 570 рублей – выплачена работнику материальная помощь за вычетом удержанного НДФЛ.

Дебет 20 «Основное производство»

Кредит 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

- 3762 рублей – начислены страховые взносы.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях

Нередко работники с согласия или ведома работодателя в ОАО «Кузнецкмежрфйгаз» используют в служебных целях личное имущество, например собственный автотранспорт или телефон. В таком случае работодатель должен выплатить компенсацию за использование имущества, а также возместить работнику произведенные расходы (ст. 188 ТК РФ).

Самым главным документом, который обязательно следует составить, является соглашение об использовании личного имущества работника в интересах работодателя. Поскольку согласно пункту 21 статьи 270 Налогового кодекса РФ в расходах по налогу на прибыль не учитываются все виды вознаграждений работникам, предоставляемых помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров, лучше, чтобы соглашение было частью трудового договора (например, приложением к нему). Неважно, составляют ли трудовой договор и соглашение, являющееся приложением к нему, один документ или нет.

В соглашении необходимо указать:

1) вид используемого имущества и его характеристики;

2) права работника в отношении имущества;

3) порядок использования имущества;

4) размер компенсации за использование (в твердой сумме либо порядок ее определения);

5) порядок возмещения расходов, связанных с использованием;

6) срок использования имущества.

Указанные расходы для целей налогообложения прибыли принимаются в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (ред. От 09.02.2004 г.) "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей".

В соответствии с пункту 1 постановления Правительства РФ № 92 норма расходов организаций на выплату компенсации установлена в размере 1200 рублей в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см норма расходов организации на выплату компенсации установлена в размере 1500 рублей в месяц.

Дополнительно возмещаемые расходы за использование личного легкового автомобиля в служебных целях, в рассматриваемой ситуации в виде возмещения стоимости израсходованных ГСМ, в целях исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ)

Однако экономически оправданным будет считаться такой размер компенсации, который бы соответствовал сумме начисленной амортизации по имуществу в соответствии с положениями главы 25 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194).

Приведем пример отражения в учете операции по выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества в служебных целях.

Пример 3.

ОАО «Кузнецкмежрайгаз» на основании приказа руководителя возмещает сотруднику Рылееву А.С., использующему личный легковой автомобиль для оказания услуг по газовому обеспечению, стоимость ГСМ при предъявлении подтверждающих документов. Сумма расходов на ГСМ возмещается помимо компенсации за использование автомобиля, выплачиваемой в пределах установленной законодательством нормы.

В мае 2011 года работнику начислена и выплачена компенсация в размере 1200 рублей и возмещена стоимость бензина, израсходованного за этот месяц согласно путевым листам, в размере 3000 рублей.

На основании пунктов 4 и 7 ПБУ 18/02 сумма компенсации за использование личных легковых автомобилей сверх норм, установленных постановлением Правительства РФ N 92, образует в учете постоянную разницу и, соответственно, постоянное налоговое обязательство.

В учете эти операции отражаются так.

Дебет 44 «Расходы на продажу»

Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

- 1200 рублей – начислена работнику компенсация за использование личного транспорта в служебных целях.

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит 50 «Касса»

- 1200 рублей – выплачена компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях.

Дебет 44 «Расходы на продажу»

Кредит 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям»

- 3000 рублей – стоимость ГСМ, израсходованных работником, отражена в составе расходов на продажу.

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит 50 «Касса»

- 3000 рублей – работнику возмещена стоимость израсходованных им ГСМ.

Дебет 99 «Прибыли и убытки»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»

- 600 рублей – отражено ПНО (3 000 руб.х 20%);

Аналитический учет в ОАО «Кузнецкмежрайгаз» по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации.