1.3 Постановка задачи документооборота и современные программно – аппаратные решения Постановка задач документооборота на предприятии

В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью. Все задачи, решаемы с помощью системы электронного документооборота, должны соответствовать следующим основополагающим принципам:

• Однократная регистрация документа;

• Возможность параллельного выполнения операций;

• Непрерывность движения документа;

• Единая база документной информации;

• Эффективно организованная система поиска документа;

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.

Исходя из перечисленных принципов, рассмотрим задачи, которые необходимо решить средствами того или иного программного обеспечения.

Разработка положения о службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии

Разработка организационно-правового положения службы ДОУ, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.

Анализ документооборота, существующего на предприятии. Разработка и проведение мероприятий по его оптимизации

Провести анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.

Экспертиза бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации

Осуществляется анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.

Экспертиза кадрового делопроизводства. Оптимизация кадрового делопроизводства

В процессе оказания услуги проводится проверка соответствия кадровых документов действующему законодательству с учетом специфики внешней среды, в которой находится компания. По результатам проверки составляется заключение о состоянии системы кадрового делопроизводства компании, разрабатывается и реализуется план работ по корректировке системы кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.

Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании

В процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:

• номенклатура дел;

• описи дел;

• порядок формирования и оформления дел;

• порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.