5.3. Проверка кассы и кассовых операций

Главной особенностью проверки кассы является ее внезапность. Поэтому аудиторская группа обязана произвести проверку наличных денег, денежных документов, ценных бумаг и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе, до начала документальной проверки денежных и других операций. Приступая к проверке кассы, аудитор должен установить:

- обслуживается ли проверяемая фирма одним кассиром или несколькими кассирами (или уполномоченными на то лицами);

- работает ли кассир только в проверяемой фирме или совмещает свои обязанности с обслуживанием других организаций;

- имеется ли приказ о назначении кассира;

- имелись ли случаи возложения обязан­ностей кассира (постоянно или временно) на счетных или других ра­ботников, связанных с расчетами по заработной плате (бухгалтера, нор­мировщики, мастера, прорабы и т.д.);

- имеется ли обязательство кассира о материальной ответственности и ознакомлен ли он с Правилами ведения кассовых операций.

Производя проверку кассы, аудитор обязан соблюдать следующие

условия:

- проверка кассы производится в присутствии кассира и главного бухгалтера проверяемой фирмы, доступ других лиц в кассу во время ревизии не разрешается;

- на время проверки кассы все кассовые операции прекращаются. При невозможности проверки кассы или при наличии нескольких касс все они опечатываются аудитором, ключи остаются у кассира, а печать -у аудитора;

- аудитор проверяет наличие образцов подписей лиц, имеющих право подписывать денежные документы;

- подсчет наличных денег и денежных документов ценных бумаг, находящихся в кассе, производится аудитором в присутствии кассира и главного бухгалтера. Полный пересчет денег обязателен, независимо от того, находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке. После подсчета ревизор составляет отдельный (промежуточный) акт о сумме денежных средств, выявленных проверкой. Акт подписывается аудитором, главным бухгалтером и кассиром. Расписки разных лиц, неоформленные кассовые расходные ордера, ведомости, счета и др. в остаток наличия кассы не включаются и в качестве оправдательных кассовых документов аудитором во внимание не принимаются. При обнаружении таких, а также сомнительных документов о позаимствовании наличных денег из кассы аудитор отмечает это нарушение в акте проверки кассы с указанием, кому, по чьему распоряжению, когда, на какие цели, в какой сумме выданы деньги;

- все хранящиеся в кассе наличные деньги и другие ценности должны считаться аудитором принадлежащими проверяемому предприятию, так как хранение в кассе денег или иных ценностей общественных и других организаций (профкома, кассы взаимопомощи и др.) запрещено.

Кассир до начала инвентаризации делает в письменной форме за­явление о находящихся в кассе денежных средствах, принадлежащих профкому предприятия, кассе взаимопомощи. В этом случае необхо­димо пригласить председателя и членов ревизионной комиссии про­фкома (кассы взаимопомощи) и провести одновременную совмес­тную инвентаризацию кассы предприятия и кассы профкома (кассы взаимопомощи):

- наличие излишка или недостачи денег в кассе аудитор отмечает в акте проверки кассы и одновременно должен получить от кассира письменное объяснение причин излишка или недостачи. При обнаружении значительных недостач или злоупотреблений следует потребовать немедленного отстранения кассира от должности и передачи дела следственным органам;

- правильно оформленные кассовые документы аудитор передает кассиру для составления отчета и указания в нем остатка на момент проверки. В тех случаях, когда в момент проверки в кассе имеются отдельные ведомости, по которым выплата заработной платы произведена частично, аудитор должен предложить главному бухгалтеру и кассиру закрыть в установленном порядке эти ведомости, оформить на них кассовый расходный ордер и включить его в отчет кассира, в котором проводится остаток денег на момент проверки; если же проверка кассы совпадает с периодом выдачи заработной платы, которая по ведомости не выплачена многим лицам, эти ведомости в отчет кассира могут не включаться, а записываются в акте частично оплаченные расходные до­кументы (платежные ведомости), не включенные в кассовый отчет. В этом случае в каждой платежной ведомости указывается, по каким порядковым номерам выплачена заработная плата и ее общая сумма. Указанная запись подтверждается подписями кассира, главного бухгалтера и аудитора.

Если срок оплаты платежных ве­домостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира. Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

- если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

- если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, ко­торую заверяют своими подписями аудитор, кассир и главный бухгалтер. При этом аудитор и кассир подсчитывают выданные по пла­тежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

- выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закры­вать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в полу­чении) подсчитываются по каждой ведомости вначале аудитором и против каждой выплаченной суммы делается пометка "Учтено или выдано до инвентаризации". В конце ведомости делается пометка "До инвентаризации по настоящей ведомости выплачено", и указывается сумма. Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентариза­ции кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости;

- при проверке кассы проверяются также хранящиеся в кассе чековые книжки для получения наличных денег, лимитированные чековые книжки, талоны на ГСМ, бланки строгой отчетности, путевки в санатории и дома отдыха, проездные билеты и другие денежные документы, наличие которых отмечается в акте; аудитором проверяется отчетность по денежным документам, которая должна содержать данные об остатках данных бланков на на­чало отчетного периода, приходе, расходе и остатках на конец отчет­ного периода по количеству и номинальной стоимости по каждому виду в отдельности. По данным аналитического учета проверяется своевременность и правильность оприходо­вания денежных документов в количественном и суммовом выраже­нии, осуществляется проверка источников приобретения отдельных денежных документов, проверка законности и целесообразности их расходования и правильности списания;

- одновременно с производством проверки денежных средств в кассе аудитор производит проверку сейфов (несгораемых шкафов), помещения кассы (изолировано ли оно), устанавливает, опечатываются ли сейфы (шкафы) и помещение кассы в конце рабочего дня, оборудовано ли оно охранной сигнализацией, как организована охрана кассы, как обеспечивается сохранность денежных средств при доставке их из банка и сдаче в банк, имеются ли ключи-дублеры от сейфов (шкафов) и дверных замков кассы, сданы ли они на хранение в сейф руководителю организации в опечатанном кассиром пакете, обеспечен ли кассир штампами «получено», «оплачено».

Кассовые документы подвергаются сплошной проверке за весь проверяемый период. Проверяя полноту и своевременность оприходования денег, полученных с расчетного счета в банке, аудитор применяет метод взаимного контроля операций. При этом сравнивают суммы, отраженные в ведомости аналитического учета по дебету счета 50 «Касса» с данными журнала-ордера № 2 по кредиту счета 51 «Расчетный счет» - они должны совпадать. В случаях расхождения суммы сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в учреждении банка.

Очень внимательно аудитор должен проверить полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка, проверяют только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка (по коду, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой фирмы с данными выписки.

Кассовые операции по списанию денег в расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий ревизии. При проверке используются следующие формы учетной документации по кассовым операциям: формы № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 и КО-За «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», документы безордерного оформления приема и выдачи денег, форма № КО-4 «Кассовая книга», КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денег», учетные регистры по счету 50 «Касса», Главная книга, балансы на соответствующие даты и др. При этом необходимо обращать внимание и на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей, погашаются ли кассовые документы: приходные - штампом „получено", расходные - штампом „оплачено" с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений. При ревизии одной централизованной бухгалтерии ревизор обратил внимание, что в ведомости на выплату 7425 руб. за ремонт крыши организации по трудовому соглашению исправлен год ее составления. Имелись следы исправления года и на трудовом соглашении. Приглашенные ре­визором лица, которым по этой ведомости были выплачены деньги, сообщили, что за ремонт крыши в школе они действительно получили 7425 руб., но не в августе 2000 г., как указано в ведомости, а осенью 1998 г. Это же сообщил и завхоз школы, который принял работу. Проверка подтвердила, что действительно в августе 1998 г. было списано по кассе 7425 руб. как выданная по трудовому соглашению заработная плата. Однако ведомость в документах отсутствовала. Таким образом, повторно списав сумму по расходным документам, изъятым из ранее списанных кассовых отчетов, кассир централизованной бухгалтерии присвоил 7425 руб.

Как свидетельствует ревизионная практика, наибольшее число злоупотреблений по кассе устанавливается с заработной платой и подотчетными суммами. Здесь и включение в ведомости „подставных" лиц, и завышение итогов сумм к выдаче с целью получения из банка излишних сумм.

Вот один из примеров завышения итогов в расчетно-платежной ведомости: Фамилия, Всего Всего удержано Сумма к выдаче

И.О. начислено

160173150* 127*

Иванов С.И. 182 29

Петров К. А. 207 57

Петренко С.И.

Итого

* Неправильно выведенные итоги.

Из приведенного примера видно, что итог суммы к выдаче увеличен на 50 руб. за счет уменьшения на эту сумму по графе «Всего удержано». В связи с этим при счетной проверке ревизор в расчетно-платежных ведомостях должен проверять правильность итогов не только по графе „Сумма к выдаче", но также итоги по все графам. Такую проверку из-за ее трудоемкости рекомендуется проводить с помощью машиносчетных станций.

В ходе проверки кассовых операций аудитору, кроме того, следует проверить:

- производятся ли в проверяемом предприятии ежеквартальные внезапные проверки кассы;

- производится ли ежедневная сдача кассиром в бухгалтерию кассовых отчетов;

- имеются ли на кассовых отчетах расписки главного бухгалтера или его заместителя о проверке и принятии отчетов и документов к ним;

- используются ли по целевому назначению полученные из банка деньги на выдачу заработной платы, на командировки и хозяйственные расходы, соответствуют ли кассовые остатки лимиту, установленному для проверяемого предприятия банком;

- своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств по невыданной заработной плате;

- сдается ли в банк выручка от реализации материальных ценностей за наличный расчет, путевок в санатории, дома отдыха и другие поступления в кассу;

- имеются ли случаи выдачи наличных денег посторонним лицам без доверенностей. При наличии таких фактов аудитор должен уточнить причины этих операций, по чьему распоряжению они произведены и не скрываются ли за этим злоупотребления;

- имеются ли случаи подписи расходных кассовых документов только одним руководителем проверяемого предприятия или только главным бухгалтером;

- имеются ли случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке;

- хранятся ли чековые книжки у главного бухгалтера в сейфе или, в нарушение действующего порядка, у кассира;

- наличие на предприятии журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью, все листы книги должны быть заверены подписями руководителя и главного бухгалтера;

- наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей соответствующих должностных лиц и подписей получателей денег;

- погашение кассовых документов специальными штампами;

- законность произведенных из кассы выплат денежных средств, списываемых на расходы и другие балансовые счета без последующего представления отчетов по этим операциям; правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

- соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе, лимита расчетов наличными деньгами с субъектами хозяйствования (50 базовых величин), наличие разрешения банка на использование части выручки на хозяйственные нужды организации;

- целевое использование полученных из кассы денежных средств подотчетными лицами;

- своевременность депонирования невыплаченных сумм. Проверка кассовых документов одновременно является и проверкой соблюдения кассовой и финансовой дисциплины.

Методика проведения аудита кассовых операций с наличной иностранной валютой аналогична мето­дике проведения аудита кассовых операций в белорусских рублях. Однако имеются некоторые особенности. В частности, аудитор дол­жен:

• удостовериться, что наличная иностранная валюта получена аудируемым лицом на цели, определенные законода­тельством Республики Беларусь, и использована на цели, на которые она получена;

• установить, имеются ли у кассира справочные и инфор­мационные материалы, поступающие из официальных источников, которые необходимы для определения признаков платежности банкнот и платежных документов в иностран­ной валюте в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

• проверить и установить, правильно ли выдается на­личная иностранная валюта под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу в соответствии с за­конодательством Республики Беларусь.