Документация и учет подотчетных сумм.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Для этих целей предприятия выдают наличные денежные суммы из кассы работникам организации в подотчет.

Подотчетные лица — это работники предприятия, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие хозяйственные или служебные командировочные расходы. Руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:

• перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет;

• сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы;

• требования, предъявляемые к оформлению первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;

• порядок их представления, обработки и утверждения и др.

Подотчетными называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы предприятия:

• для оплаты командировочных расходов;

• на хозяйственные расходы (канцелярские, почтово-телеграфные);

• на расходы по предстоящим командировкам;

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией ЦБ РФ.

Первичными документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются авансовые отчеты, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку (форма №Т-9 и Т-9 а), командировочные удостоверения (форма №Т -10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т -10а) и другие.

Авансовые отчеты - это отчеты подотчетных лиц об использовании полученных сумм или самостоятельно израсходованных средств с обязательным приложением оправдательных документов (чеки, билеты, накладные и др.).

Приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку применяются для оформления и учета направления работников в командировку. Форма №Т - 9 оформляется на одного работника, а форма №Т-9а- на нескольких работников, направляемых в командировку.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В отличие от служебных поездок по России при загранкомандировке не нужно выписывать командировочное удостоверение. В этом случае количество дней командировки рассчитывают на основании приказа руководителя и отметок в загранпаспорте работника о пересечении границы на контрольно-­пропускных пунктах РФ.

Исключение составляют поездки в страны СНГ, с которыми подписаны соглашения о том, что в документах не проставляются отметки о въезде- выезде при пересечении границы. Для них командировочные удостоверения оформляются, как и для поездок по России.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета указываются суммы, выданные под отчет или в возмещение израсходованных средств.

По кредиту счета списываются подотчетные суммы, использованные на необходимые для предприятия цели и подтвержденные авансовыми отчетами, а также отражаются возвращенные неиспользованные подотчетные суммы.

Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц.

Кредитовое сальдо показывает сумму невозмещенных средств, израсходованных работниками на нужды предприятия.