Робочі документи аудитора.

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації — робочої та підсумкової.

Аудитор зобов'язаний вести документацію справ, які стосуються прийнятих рішень за результатами проведеної аудиторської перевірки і які, в свою чергу, будуть покладені в основу аудиторського вис­новку.

Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль над процесом її проведення. В ній реєструються результати аудиторсь­ких експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудитором рішень.

Підсумкова документація складається з аудиторського висновку та документації, що передається замовникові перевірки.

Робоча документація виконує такі функції:

- обґрунтовує твердження в аудиторському висновку та засвід­чує відповідність зроблених процедур аудиту прийнятим нормати­вам;

- полегшує процес керування, нагляду та контролю за якістю проведення аудиторської перевірки;

- сприяє виробленню методологічного підходу до процесу ауди­ торської перевірки;

допомагає аудиторові в роботі.

Робоча документація має містити:

методику проведеної аудиторської перевірки;

проведені під час перевірки тести;

- зроблені аудитором висновки та прийняті рішення і пропози­ ції.

Зміст робочої документації значною мірою залежить від профе­сійного судження аудитора, оскільки немає ні можливості, ні необ­хідності документувати кожне спостереження або обстеження.

При визначенні майбутнього змісту документації аудиторові доцільно взяти за орієнтир те, що робочою документацією буде користуватися, наприклад, інший аудитор, який не мас великого досвіду роботи в галузі аудиту. Переглянувши цю документацію, інший аудитор зміг би зрозуміти основний зміст проведеної перевірки та прийнятих рішень з результатів перевірки без визначення окре­мих деталей процедур перевірки. Окремі деталі процедур перевірки інший аудитор може зрозуміти лише тоді, коли він обговорить їх з аудитором, який підготував робочу документацію.

Робочі документи необхідно фахово та грамотно оформляти, щоб забезпечити доступність для прочитання й усвідомлення змісту. Конкретні форми робочих документів визначають аудитори (ауди­торські фірми). Оскільки використання стандартних форм робочої документації (наприклад, стандартні бланки тощо) позитивно впли­ває на ефективність і якість аудиторської роботи, необхідно впро­ваджувати єдині форми ведення такої документації. Доцільно вико­ристовувати в робочій документації дані, підготовлені клієнтом. Це прискорює процес оформлення робочої документації. У таких випад­ках аудитор повинен переконатися в тому, що ці дані відповідають дійсному стану справ, і перевірити їх ретельність та правильність. Бажано до початку перевірки попросити клієнта підготувати необ­хідні матеріали для використання їх якості аудиторської докумен­тації.

З огляду на те, що клієнта буде постійно перевіряти аудитор, робочі документи доцільно поділити на:

постійні, тобто такі, які вміщують насамперед інформацію про перевірку окремих питань, що повторюються з року в рік (копії статутних та реєстраційних документів та ін.);

поточні, тобто такі, які вміщують інформацію, що стосується насамперед аудиторської перевірки поточних періодів фінансово-господарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація та ін.).

Під час оформлення робочої документації необхідно дотриму­ватися таких вимог:

на першій сторінці кожного робочого докумен­та зазначено назву аудиторської фірми, назву підприємства, період перевірки чи дата перевірки документації клієнта;

кожному робочо­му документу дається назва, наприклад : "Аудит обліку основних засобів", "Аудит порядку проведення інвентаризації...";

для приско­рення пошуку необхідної робочої документації кожному документо­ві присвоюється код (шифр). Існує багато різноманітних систем присвоєння індексів, такі, як алфавіт, цифри, номери рахунків, різноманітні сполучення цих систем. Сторінки кожного робочого документа в межах однієї назви слід пронумеровувати;

в кожному робочому документі проставляється прізвище аудитора, який під­готував його (або скорочені ініціали), та дата остаточного виконан­ня процедур аудиторської перевірки, відображених у цьому доку­менті.

Робочі документи складаються з:

інформації про юридичну й організаційну структуру підпри­ємства; необхідних витягів або копій юридичних документів, угод і протоколів; інформації про галузь діяльності підприємства та нор­мативної документації, яка регулює діяльність підприємства;

документації про вивчення й оцінку систем обліку та внутріш­нього контролю підприємства;

документації про порядок планування аудиту;

аналізу важливих показників й тенденцій;

документації, що відображає час проведення аудиторських операцій та отриманий з них результат, списку фахівців, які вико­нували аудиторські процедури, та часу їх роботи;

висновків сторонніх аудиторів або експертів, котрих залучали до перевірки окремих питань діяльності підприємства;

листування з клієнтом з окремих питань, якщо таке мало місце, або нотатки про проведені бесіди й обговорення; копій листів, надісланих (чи отриманих ) до третіх осіб, що стосуються пере­вірки;

копій фінансових звітів клієнта;

опису змісту відповідей аудитора на запитання клієнта;

висновків, зроблених аудитором за різноманітними аспектами перевірки, в тому числі за випадковими та незвичайними ситуація­ми, що виникли під час перевірки, а також фактів та міркувань про ці висновки.

Мета складання робочих документів:

– планування аудиторської перевірки;

– документальне підтвердження виконаних аудитором процедур, робіт;

– збір матеріалів для перевірки фінансової звітності з їх подальшим узагальненням;

– складання аудиторського звіту і підготовлення висновку про фінансову звітність;

– забезпечення юридичної обґрунтованості проведення аудиту, законності;

– контроль робочого часу аудитора та обґрунтування оплати його праці (гонорару);

– контроль за якістю проведеної перевірки;

– отримання у випадку необхідності інформації про перевірку конкретного підприємства, що відбувалася декілька років тому, наприклад, у випадках судової справи, виникненні спорів, претензій та ін.;

– забезпечення можливості отримання відповідей на так названі зворотні питання (від клієнта, акціонерів та інших зацікавлених осіб), тобто довести правоту аудитора або доповнити деякі питання.