Современные системы электронного документооборота

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Создана в 1996 году.

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) – более 85 000 пользователей, и в компании МТС – система объединяет более 25 000 сотрудников.

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Задачи, которые решаются с помощью СЭД БОСС-Референт:

• организация эффективной работы с договорами;

• автоматизация документооборота предприятия;

• обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей;

• повышение эффективности работы с заявками;

• реализация возможности коллективной работы;

• управление документами в рамках системы менеджмента качества.

• Результаты от внедрения СЭД БОСС-Референт

• повышение управляемости;

• оперативное реагирование на изменения;

• увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Описание системы «Дело»

Система «ДЕЛО», разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

Функциональные возможности:

• Автоматизация полного цикла работы с документами – от проекта до списания в дело.

• Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело.

• Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.

• Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой.

• Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы.

Первая версия системы «ДЕЛО-96» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют 3500 компаний, учреждений, организацийУкраины, России, Белоруссии и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест 250 000. Реализуются программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Описание системы ЕФРАТ – Документооборот

Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).

В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системыЕВФРАТ:

• Электронный документооборот

• Электронный архив

• Управление договорами

• Работа с финансовыми документами

• Автоматизация бизнес-процессов

Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.

Описание системы ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ – комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:

• Управления документами – ECM (Enterprise Content Management)

• Автоматизации бизнес-процессов – BPM (Business Process Management)

• Интеграции корпоративных приложений – EAI (Enterprise Application Integration)

Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи (рис. 2).

Рис. 2. Задачи, решаемые с помощью СЭД «Летограф»

Компания ЛЕТОГРАФ – динамично развивающаяся российская компания, поставщик комплексных решений на базе одноименной системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Эксперт в области внедрения современных методов управления бизнес-процессами и электронными документами. Компания работает на рынке России и стран СНГ с 2003 года.

Описание системы «Мотив»

Система МОТИВ является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности и масштаба. МОТИВ подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек до нескольких тысяч. МОТИВ позволяет различным компаниям, входящим в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, МОТИВ поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.

Возможности, которые дает МОТИВ:

• создание единого информационного пространства компании;

• организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

• возможность коллективной работы над проектами;

• возможность управлять большим количеством задач и поручений;

• контроль над занятостью персонала;

• управление большим объемом документов;

• обеспечение конфиденциальности информации;

• быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

• ведение архивов проектов, задач и документов.

Разработка ведётся с 2001 года, распространение системы — с 2004. Сотни клиентов: среди которых как небольшие компании (5-10 человек), так и крупные (Феликс, GE Money Bank, РОСНО, Love Radio, Промсбербанк, Микояновский Мясокомбинат и многие другие). Система помогает работе любой компании, независимо от отрасли (госсектор, производство, банки, СМИ и другие).

Описание системы CompanyMedia

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на:

• создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

• повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

• сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

• обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

• создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации / холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы;

• система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.

CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта РФ, сертификатом соответствия ИСО 9001-2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Описание системы Corporate Business

Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.

Комплексный электронный документообоот с изданием Corporate Business – это только технологические инновации, которые выводят bb workspace в лидеры комплексного программного обеспечения.

Основные преимущества bb workspace (издание Corporate Business):

– эргономичный современный интерфейс построенный по принципу «всё как на ладони»;

– интеграция с текстовыми и табличными редакторами из пакета Microsoft Office;

– маршрутизация и хранение электронных версий документов, использование ЭЦП;

– динамичное отображение информации в режиме real-time в различных срезах;

– автоматическая рассылка почтовых и системных уведомлений пользователям.

Компания «Corporate Business» основана в 1996 г. Является партнером ведущих производителей аппаратного и программного обеспечениятаких как IBM, Misys, Temenos, Oracle, EMC, SAP, Vision, а также ИТ – сервисов и консалтинговых услуг. 

Описание системы Directum

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

• Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

• Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

• Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

• Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

• Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

• Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

• Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Описание системы DocsVision

DocsVision обеспечивет тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции СЭД DocsVision:

• Автоматизация управления предприятием

• Поддержка процессного подхода в организации управления

• Автоматизация систем менеджмента качества

• Автоматизация процессов согласования и утверждения документов

• Средства контроля исполнения документов и заданий

• Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей

• Управление процессами обработки документов

• Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками

• Автоматизация канцелярии

• Создание электронного архива документов.

Система DocsVision — система автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.

Описание системы Globus Professional

Корпоративная система Globus Professional v2.5 позволяет полностью автоматизировать деятельность компании. Автоматизация управления бизнесом охватывает как документооборот, так и все ключевые направления, которые влияют на эффективность бизнес-процессов в организации.

Описание системы LanDocs

Информационно-технологические решения, создаваемые с использованием ПО LanDocs, позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые им средства работы с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены как пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:

• согласование документов в электронной форме;

• организация оперативной обработки внешних обращений;

• контроль исполнения документов и заданий;

• подготовка наглядной отчетности по движению документов;

• организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;

• организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат №РОСС RU.МЕ20.Н01957).

30.12.2004 года в Беларуси завершены работы по созданию и внедрению аппаратно-программной платформы подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений (АПП) автоматизированной системы обработки информации Аппарата Совета Министров Республики Беларусь. Проект осуществлен в рамках Государственной программы информатизации Республики Беларусь на 2003-2005 годы и на перспективу до 2010 года "Электронная Беларусь", утвержденной Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 декабря 2002 г. № 1819.

Описание системы OPTIMA-WorkFlow

OPTIMA-WorkFlow – это программная платформа для создания комплексных автоматизированных систем управления документами, применяющаяся для автоматизации:

• документационного обеспечения управления;

• контроля исполнительской дисциплины;

• архивного хранение бумажных и электронных документов;

• управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;

• преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;

• межтерриториального и межведомственного обмена документами;

• формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;

• защиты информации от несанкционированного доступа.

OPTIMA-WorkFlow существует с 1997 г., входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке, приобретена более чем 340 клиентами. Текущая версия продукта – 1.19.

Описание системы PayDox

Электронный Документооборот PayDox – это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

• Простое управление бизнес-процессами (AJAX), web-доступ к корпоративному файловому архиву (AJAX)

• Эффективное управление коллективной работой сотрудников и поддержка корпоративных дискуссионных форумов.

• Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел.

• Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, ведение всей истории работы с документами, календарное планирование.

• Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов.

• Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

• Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур, простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий.

• Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания.

PayDox — система электронного документооборота, управления бизнес-процессами и совместной работой. Разработка компании Paybot LLC. Компания с 1999 года занимается созданием программного обеспечения на web-технологиях для бизнеса.