1.9 Применение информационных технологий в учете отрасли

Кассовые операции не являются особенно трудоемким участком учета, однако использование компьютерных технологий при обработке информации по данному участку учета достаточно эффективно. Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом.

Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимы как для ведения опе­ративного синтетического и аналитическою учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного кон­троля за ходом производственных процессов. В условиях использования ав-

24

томатизированных информационных технологий имеется возможность осу­ществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии. Это положение позволит практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локаль­ную сеть, ориентированную на АРМ

Что же следует понимать под «автоматизированными информацион­ными технологиями в учете» Это человеко-машинная система функциони­рования на базе локальных вычислительных сетей и других современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное вы­полнение функций бухгалтерского учета.

Ведение учета на основе автоматизированных информационных тех­нологии выполняется бухгалтерами, учетчиками, зав. складами в организа­ционной структуре АРМ, технически и программно объединенных к локаль­ную вычислительную сеть. Учет реализуется на основе триповых нормативных актов, т.е. положений о главных (старших; бухгалтерах, о бухгалтерских отчетах и балансах, о документах и записях в бухгалтерском учете о плане счетов и др. При этом используются традиционные элементы метода бухгалтерского учета (документация, инвентаризация, счета, двойная запись и т д.) Однако их реализация в условиях использования автоматизированных информационных технологии имеет некоторые особенности. В частности, в первичных документах отражают только оперативные (переменные) данные, а постоянную информацию хранят в базе данных, составляют первичные документы в основном с помощью персональных компьютеров. Формирование первичных документов и первичная обработка их данных преимущественно выполняется в местах выполнения хозяйственных операций, т.е. в подразделениях, на складах.

Запись на счетах бухгалтерскою учета, закрытие бухгалтерских сче­тов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчет­ности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бух­галтерского учета (машинограмм) выполняет персональный компьютер.

К организации автоматизированных информационных технологии в бухгалтерском учете предъявляется ряд требований:

• повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм годовой и периодической отчетности;

• повышение качества учета за счет расширения аналитичности показателей, достоверности и оперативности исходных данных, внедрения оптимальных методов работы бухгалтеров с первичными документами и выходными документами в режиме „запрос-ответ";

• улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет ав­томатизации у четно-вычислительных функций, и как следствие, повы­шение производительности труда работников учетного аппарата.

С учетом функционального состава задач, эксплуатационных воз­можностей современных средств автоматизированной обработки учетной информации и требований, предъявляемых к автоматизированным информационным технологиям они должны развиваться на принципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде интеграции данных, банковой организации массивов, автоматизации документооборота, автоматизации учетных функций.

Автоматизированные информационные технологии в учете обеспе­чивают решение следующих задач: