4.2. Двойная запись, ее сущность и значение

Любое действие, которое приводит к изменению средств предприятия или источников их формирования, описывается в денежном выражении в форме финансово-хозяйственной операции. Операции на счетах отражаются при помощи двойной записи.

Суть принципа двойной записи состоит в том, что любая хозяйственная операция, изменяющая состав средств предприятия и источников их формирования не нарушает их равенства (сбалансированности). Это обеспечивается тем, что каждая хозяйственная операция воздействует на два счета в одинаковом стоимостном размере. При этом на одном из счетов сумма отражается по дебету счета, на другом – по кредиту. Таким образом, сальдовый баланс предприятия при вводе любой хозяйственной операции не нарушается.

Двойная запись хозяйственных операций устанавливает между счетами взаимосвязь, которая называется корреспонденцией счетов, а сами счета – корреспондирующими. Приведем пример двойной записи на бухгалтерских счетах.

На расчетный счет организации из кассы сдано 300 тыс. руб. Эта операция затрагивает два счета. Сумма денежных средств на расчетном счете предприятия увеличится на 300 тыс. руб. и будет записана в дебете бухгалтерского счета «Расчетный счет», т. к. последний активный, а в активных счетах увеличение отражается по дебету. В то же время сумма наличных денег в кассе уменьшится на 300 тыс. руб. Счет «Касса» тоже активный, а уменьшение в активных счетах записываются по кредиту. Следовательно, данную операцию на счетах можно будет записать так:

Дебет счета «Расчетный счет» – 300 тыс. руб.

Кредит счета «Касса» – 300 тыс. руб.

Бухгалтерские проводки могут составляться как простые, так и сложные.

В простой проводке запись затрагивает только два счета: один дебетуемый, а другой – кредитуемый на одну и ту же сумму. Например, приведенная выше проводка является простой.

Сложная проводка затрагивает три или больше счетов. Она может строиться по дебетовому принципу, т. е. один счет дебетуется, а несколько счетов кредитуются. При этом сумма, записываемая по кредитуемым счетам, должна равняться величине, отражаемой по дебетуемому счету.

Пример:

Предположим, что в кассу предприятия поступило 5000 руб., в том числе 4500 руб. с расчетного счета и 500 руб. – от подотчетных лиц.

В данном случае проводка будет иметь следующий вид:

Дебет счета «Касса» – 5000 руб.

Дебет счета «Расчетный счет» – 4500 руб.

Кредит счета «Расчеты с подотчетными лицами – 500 руб.

Сложная проводка может строиться и по кредитовому признаку, т. е. когда один счет кредитуется, а несколько счетов дебетуется на одну и ту же сумму.

Предположим, что из кассы предприятия выдано 7000 руб. в том числе на заработную плату рабочим и служащим 6700 руб. и в подотчет на хозяйственные расходы 300 руб.

Здесь бухгалтерская проводка будет такая:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 6700 руб.

Дебет счета «Расчеты с подотчетными лицами» – 300 руб.

Кредит счета «Касса» – 7000 руб.

Всякая сложная бухгалтерская проводка состоит из нескольких простых. Например, запись во второй сложной проводке может быть разложена на две простые проводки:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 6700 руб.

Кредит счета «Касса» – 6700 руб.

Дебет счета «Расчеты с подотчетными лицами» – 300 руб.

Кредит счета «Касса» – 300 руб.

Следовательно, двойная запись сохраняется и в сложных проводках.

Прием двойной записи используется для контроля за правильностью отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Раз суммы хозяйственных операций записываются по дебету одного и кредиту другого счета, то размеры дебетовых и кредитовых оборотов по всем счетам должны быть равны. Отсутствие такого равенства будет свидетельствовать об ошибках, допущенных в записях.

Суммы по бухгалтерским проводкам в учете отражаются в порядке их хронологической и систематической регистрации.

Хронологическая регистрация представляет собой запись хозяйственных операций в порядке календарной последовательности их совершения, без разноски по счетам. Она имеет целью обеспечить контроль за полнотой отражения хозяйственных операций и сохранностью сведений об этих операциях.

После окончания отчетного периода подсчитывается итоговая сумма по всем операциям. Она используется для проверки полноты записей в учете путем сопоставления с суммой дебетовых и кредитовых оборотов бухгалтерских счетов.

Под систематической регистрацией понимается запись хозяйственных операций на бухгалтерские счета по определенной системе, т. е. сгруппировано по видам средств, источников, процессов и раздельно по увеличению и уменьшению.

Хронологическая и систематическая записи могут осуществляться или совмещаться одновременно в одном общем учетном регистре. Примером такого регистра служит книга «Журнал-Главная».