9. Документация.

Первичные учетные документы, понятие, их содержание и реквизиты. Классификация первичных документов. Документооборот. Стандартизация и унификация первичных документов.

Документирование - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся хозяйственных явлениях. В бухгалтерском учете документы представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей.

Документы представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом. Они содержат строки и графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Заполняться документы могут от руки или с помощью ПЭВМ. Учетные документы могут заполняться в любом количестве экземпляров.

В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Классифицируются бухгалтерские документы по следующим признакам: назначению, способу отражения операций, степени охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей и месту составления.

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации. К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т.п.

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е. подтверждают факт совершения операции, поэтому они служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств. К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их. К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет реализованных торговых скидок (в торговле), другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы, с подписью лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денежных средств из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, и они являются первым свидетельством об их осуществлении. К ним относятся чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных. К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров). Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели, т.е. количество учетных записей на счетах уменьшается.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовыми документами оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей. К таким документам относится, например, лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Выписывается она на каждый номенклатурный номер потребляемых цехом предприятия материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют отпуск материалов в производство.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.

Однострочный документ отражает операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, видов материальных ценностей. Такие документы оформляют операции по труду и заработной плате, а именно наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным.

Можно классифицировать документы и по другим признакам, например по месту составления, степени использования средств автоматизации.

Документооборотом называется путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и заканчивая сдачей их на хранение в архив.

Общие этапы, через которые проходят все документы, — это выписка, проверка и прием документов, их обработка, отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах. Рассмотрим содержание отдельных этапов документооборота.

Первичные учетные документы для регистрации хозяйственных операций должны составлять по формам, которые являются межотраслевыми унифицированными формами, разрабатываемыми централизованно Росстатом (ранее - Госкомстатом России).

Межотраслевыми унифицированными (типовыми) формами называют первичные учетные документы, используемые для оформления определенных, установленных в инструкциях к этим документам, хозяйственных операций, независимо от организационно-правовых форм и отраслевой принадлежности организаций.

Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями соответствующего органа государственной статистики:

- унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88;

- унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55;

- унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7;

- унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 и др.

Первичные учетные документы, по которым не предусмотрены унифицированные формы, должны быть разработаны самими организациями, предусмотрены в приказе руководителя об учетной политике и утверждены им. Они должны содержать обязательные сведения - реквизиты, под которыми понимаются показатели, характеризующие хозяйственную операцию, представленную в первичном учетном документе, придающие ему юридическую силу.

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;