Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Этот персональный документ последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека. В неё вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Трудовая книжка относится к числу обязательных кадровых документов, прямо предусмотренных ТК РФ. Законодатель обязывает работодателя (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 ТК РФ).

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при оформлении приема на работу и заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.

ТК РФ предусматривает случаи, когда в предъявление трудовой книжки нет необходимости: при поступлении на работу по совместительству к другому работодателю; при поступлении на работу впервые. На работника, принятого на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги: а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами; в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную статьей 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

В случае трудоустройства на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки.

Организация работы кадрового подразделения по подготовке документов по назначению пенсий и пособий.

Для назначения увольняемым со службы сотрудникам пенсии за

выслугу лет или ежемесячного социального пособия соответствующими

кадровыми подразделениями оформляются и направляются в финансовые

(пенсионные) подразделения расчеты выслуги лет с выписками из приказов

об увольнении их со службы, а для назначения этим сотрудникам пенсии

по инвалидности или установления выплаты им пособия в размере оклада

по специальному званию в течение одного года после увольнения -

выписки из приказов об увольнении их со службы.

Для назначения пенсии по случаю потери кормильца семьям

сотрудников, умерших в период прохождения службы, кадровыми

подразделениями направляются в финансовые (пенсионные) подразделения

выписки из приказов об исключении их из списков сотрудников органов

наркоконтроля с указанием даты смерти (признания безвестно

отсутствующим, объявления умершим), а при наличии оснований - и о

связи смерти (безвестного отсутствия) с исполнением служебных

обязанностей.

После поступления расчетов выслуги лет и соответствующих выписок

из приказов финансовым (пенсионным) подразделением истребуются и

оформляются другие документы, необходимые для назначения пенсии или

пособия и компенсаций.

В целях определения права на пенсию по инвалидности

территориальный орган ФСКН России направляет на освидетельствование в

федеральные государственные учреждения медико-социальной экспертизы

(далее - учреждения МСЭ) через соответствующие медицинские учреждения:

а) сотрудников, уволенных со службы по болезни или по состоянию

здоровья, не имеющих права на пенсию за выслугу лет;

б) сотрудников, уволенных со службы по болезни или по состоянию

здоровья с правом на пенсию за выслугу лет, - по их желанию;

в) совершеннолетних членов семей умерших сотрудников и

пенсионеров, заявивших о своей нетрудоспособности, если право на

пенсию указанных членов семей определяется в зависимости от

установления им инвалидности.

При направлении на освидетельствование в учреждения МСЭ уволенных

со службы сотрудников им при необходимости выдаются на руки заверенные

копии имеющихся в их личных делах свидетельств о болезни, выданных

военно-врачебными комиссиями, и других необходимых медицинских

документов.

В необходимых случаях при решении вопросов, связанных с

назначением пенсии по случаю потери кормильца семьям лиц, умерших в

период службы либо до истечения одного года после увольнения со

службы, причинная связь ранений, контузий, увечий или заболеваний,

полученных в период прохождения службы, со смертью сотрудников

уточняется через соответствующие военно-врачебные комиссии.

Для назначения пенсий сотрудникам в финансовых (пенсионных)

подразделениях, кроме документов, предусмотренных абзацем первым

пункта 14 настоящей Инструкции, оформляются следующие документы:

а) для назначения пенсии за выслугу лет:

заявление о назначении пенсии (приложение 2);

расчет выслуги лет на пенсию;

денежный аттестат или заменяющий его документ;

выписка из приказа об увольнении сотрудника со службы;

выписка из акта освидетельствования гражданина, признанного

инвалидом, поступившая из учреждения МСЭ;

б) для назначения пенсии по инвалидности:

заявление о назначении пенсии (приложение 2);

денежный аттестат или заменяющий его документ;

выписка из приказа об увольнении сотрудника со службы;

выписка из акта освидетельствования гражданина, признанного

инвалидом;

справка компетентного органа или организации о нетрудоспособных

членах семьи, состоящих на иждивении инвалида, которые не получают

трудовой или социальной пенсии, с указанием их возраста и того, что

инвалид не работает, - при назначении (возобновлении выплаты,

перерасчете) пенсии неработающему инвалиду I или II группы с надбавкой

на членов семьи - иждивенцев;

При назначении (возобновлении выплаты) пенсии сотрудникам,

получавшим ранее пенсию от территориального органа Пенсионного фонда

Российской Федерации или других государственных органов либо

ежемесячное пожизненное содержание, выплачиваемое пребывающему в

отставке судье, ими представляется также справка соответствующего

органа (суда) о прекращении выплаты пенсии или указанного ежемесячного

пожизненного содержания.

Для назначения членам семей умерших сотрудников или

пенсионеров пенсии по случаю потери кормильца в финансовых

(пенсионных) подразделениях, кроме документов, предусмотренных абзацем

первым пункта 15 настоящей Инструкции, оформляются следующие

документы:

заявление о назначении пенсии по случаю потери кормильца

(приложение 3);

денежный аттестат или заменяющий его документ;

выписка из приказа об исключении умершего (погибшего, признанного

безвестно отсутствующим, объявленного умершим) из списков сотрудников

органов наркоконтроля, а в отношении пенсионера - копия свидетельства

о смерти, выданного органом ЗАГСа, либо копия решения суда о признании

его безвестно отсутствующим (об объявлении умершим);

копии выданных органами ЗАГСа свидетельств о рождении детей,

братьев, сестер, внуков, на которых назначается пенсия, либо

свидетельства об установлении отцовства, а в отношении усыновленных

детей, на которых при усыновлении новое свидетельство о рождении не

оформлялось, - наряду с копией свидетельства о рождении и копия

свидетельства об усыновлении;