2.2. Документальное оформление движения основных средств. Инвентарный учет основных средств.

Постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7 (далее — Постановление № 7) утверждены новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств.[13]

Одновременно признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств (№ ОС-1, № ОС-3, № ОС-4, № ОС-4а, № ОС-6, № ОС-14, № ОС-15, № ОС-16), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71 а (далее — Постановление № 71 а).

Новые формы распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

В новые формы введены показатели, необходимые для организации учета основных средств в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету “Учет основных средств” ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.01 № 2бн.

В отличие от форм, утвержденных Постановлением № 71а, в новых формах отсутствуют графы для указания корреспонденции счетов бухгалтерского учета.

Рассмотрим порядок документального оформления операций по движению основных средств, предусмотренный Постановлением № 7.

Поступление и выбытие объектов основных средств

Для оформления в учете включения объектов в состав основных средств и их выбытия применяется Акт о приеме-передаче объекта основных средств. В отличие от Постановления 71а, предусматривающего оформление акта одной формы вне зависимости от вида объектов основных средств, Постановлением № 7 предусмотрено три вида данного акта:[13]

• форма № ОС-1 — для объекта основных средств (кроме зданий и сооружений);

• форма № ОС-1a — для зданий и сооружений;

• форма № ОС-1б — для групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений).

Форма Акта о приеме-передаче объекта основных средств принципиально отличается от формы Акта (накладной) приемки-передачи основных средств. Новый акт состоит из трех разделов, первый их которых заполняется на основании данных передающей стороны, имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации (дата ввода в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации, срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость). В случае приобретения объекта основных средств через сеть розничной торговли этот раздел не заполняется. Второй раздел заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. В нем отражается следующая информация: первоначальная стоимость объекта на дату принятия к учету, срок полезного использования, способ начисления амортизации, норма амортизационных отчислений. В третьем разделе дается краткая индивидуальная характеристика объекта.

В Акте предусмотрен раздел для отражения сведений об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности (для объектов, находящихся в собственности двух или нескольких организаций), а также сведений о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центробанка России на выбранную дату — для случая приобретения объекта основных средств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах).[25]

Кроме того, в Акте присутствует реквизит для отражения информации о государственной регистрации прав на недвижимое имущество.

Перемещение основных средств внутри организации.

Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2). Ранее для этих целей использовался Акт (накладная) приемки-передачи основных средств, т.е. тот же документ, что и для оформления поступления и выбытия основных средств.

Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, третий — передается получателю.[21]

Наличие и движение объектов основных средств

Для учета наличия и движения объектов основных средств, а также учета движения его внутри организации применяются инвентарные карточки и инвентарные книги, которые заполняются на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

Инвентарные карточки (книги) ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре:

• на каждый объект — по форме № ОС-6 “Инвентарная карточка учета объекта основных средств”;

• на группу объектов — по форме № ОС-6а “Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств”;

• для объектов основных средств малых предприятий — по форме № ОС-6б “Инвентарная книга учета объектов основных средств”.

В инвентарной карточке на основании соответствующих документов отражаются: прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание.

Информация, отражаемая в Инвентарной карточке, группируется по разделам:

1. Сведения об объекте основных средств на дату передачи (дата выпуска, срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость).

2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования).

3. Переоценка (дата, коэффициент пересчета, восстановительная стоимость).

4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств.

5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств (реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация).

6. Затраты на ремонт.

7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств.[26]

Ремонт основных средств

Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяется Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3). Акт состоит из двух разделов:

1. Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию (инвентарный номер объекта, восстановительная (остаточная) стоимость, фактический срок эксплуатации).

2. Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств (затраты на демонтаж, стоимость выполненного объема работ — по договору (заказу) и фактическая).

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Если ремонт, реконструкцию, модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй — передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.[29]

Списание объектов основных средств

Для списания пришедших в негодность объектов основных средств применяются:

• Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) — по форме № ОС-4;

• Акт о списании автотранспортных средств — по форме № ОС-4а;

• Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) — по форме № ОС-4б.

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в ГИБДЦ МВД России (Госавтоинспекции).[29]

Учет оборудования

Как и в Постановлении № 71а, в Постановлении № 7 предусмотрены три формы первичной учетной документации для оформления и учета оборудования:

• Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14) — для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования в качестве объекта основных средств;

• Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) — для оформления передачи оборудования в монтаж;

• Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) — составляется на дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам № ОС-1 или № ОС-16.[13]

При применении унифицированных форм следует иметь в виду, что в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Согласно указанному Порядку форматы бланков, указанных в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и добавления строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. [32]