4 Облік розрахунків з підзвітними особами

Для здійснення окремих господарських операцій, які неможливо оплатити через касу підприємства або через поточний рахунок у банку, підприємство видає працівникам готівкові кошти під звіт.

Підзвітні особи — це працівники даного підприємства, які отримали грошові кошти в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. До таких операцій належать витрати, пов’язані з відрядженням, витрати на придбання інвентарю, незначних партій матеріалів (товарів), витрати на оплату транспортних послуг тощо.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Сальдо субрахунка 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Воно відображається розгорнуто і в балансі: дебетове сальдо показується в складі оборотних активів, а кредитове — у зобов’язаннях.

Найбільш поширеною є операція, пов’язана з видачею коштів на відрядження.

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення (завдання) поза місцем постійної роботи цього працівника.

Строк відрядження встановлюється керівником і не може перевищувати 30 календарних днів у межах України; для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт він визначається за останнім днем завершення будівництва.

Відрядженому працівнику видається посвідчення про відрядження (зразок 1). Найважливішими реквізитами цього документа є: прізвище, ім’я, по батькові працівника; посада та місце роботи; пункт відрядження та його термін; відмітки про вибуття у відрядження; прибуття до пунктів призначення; вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.

Відрядженому працівникові підприємство зобов’язане відшкодувати понесені витрати, на підставі наданих виправдовувальних документів виплатити добові, а також зберегти за час відрядження його середній заробіток.

Усі витрати з відрядження підтверджуються документально (документи повинні бути в оригіналі).

За час перебування у відрядженні працівнику виплачують добові та відшкодовують витрати на проїзд, проживання та деякі інші витрати, передбачені Інструкцією № 59.

Зразок 1

[Зворотна сторона зразка 1]

Відмітки про вибуття у відрядження, прибуття в пункти призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи

Примітка. При виїзді в кілька пунктів відмітки про прибуття і вибуття робляться окремо в кожному з них.

Підприємство зобов’язане видавати аванс відрядженим у межах України та за кордон.

Сума авансу визначається способом розрахунку, виходячи з норм добових і розміру передбачуваних витрат на проживання, проїзд тощо. При складанні розрахунку (кошторису) витрат на відрядження за кордон у разі перевезення витрат у гривні та іноземну валюту застосовується офіційний курс НБУ на день одержання коштів з каси вповноваженого банку.

Якщо ж аванс із поважних причин не видавався, тоді працівнику відшкодовують усі фактичні витрати.

Після повернення з відрядження, не пізніше трьох робочих днів (при використанні корпоративних пластикових карток — не пізніше ніж 10 днів, а з дозволу керівника з поважних причин — 20 робочих днів) підзвітна особа повинна подати до бухгалтерії авансовий звіт (зразок 2) з усіма підтверджувальними документами та повернути невикористаний аванс.

В авансовому звіті працівник зазначає фактичні витрати з відрядження, виходячи з діючих норм.

Добові — це витрати на особисті потреби працівника під час відрядження. Добові виплачуються працівнику за кожний день перебування у відрядженні (включно день вибуття (виїзду) і день прибуття (приїзду)).

При виплаті добових з відряджень у межах України кількість днів перебування у відрядженні визначається на підставі відміток у посвідченні про прибуття та вибуття. Якщо такі позначки в посвідченні відсутні, тоді добові не виплачуються. Фактичний час перебування за кордоном визначається при відрядженні за позначками контрольно-пропускних пунктів у закордонному паспорті чи документі, що його заміняє. У разі відрядження за кордон до авансового звіту доцільно додавати копії сторінок закордонного паспорта з печатками пропускних пунктів.

Витрати на проїзд є цілим комплексом. До них включають, зокрема, витрати на попереднє замовлення квитків до місця відрядження та назад. Причому, якщо вокзал, аеропорт або пристань розміщені за межами міста, то вартість квитків на проїзд до них також оплачують.

Витрати на проживання — це витрати на:

• оплату рахунків за місце в готелі (мотелі) або з наймання інших житлових приміщень;

• харчування, включене в рахунок за проживання;

• побутові послуги, також внесені в такий рахунок;

• зазначене в цьому самому документі користування холодильником, телевізором, кондиціонером.

Інші витрати — це витрати на:

• оплату телефонних рахунків та інших операцій зв’язку, якщо вони пов’язані з вирішенням виробничих питань і підтверджені документально;

• оформлення закордонних паспортів і дозволів на в’їзд (увезення);

• компенсаційні при обміні валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження;

• на обов’язкове страхування;

• інші документально оформлені витрати, без яких не можна виконати завдання з відрядження.

Наказом Головної податкової адміністрації України від 19.09.2003 р. № 440 затверджена форма авансового звіту (зразок 2), що називається — «Звіт про використання коштів, наданих на відрядження, або підзвіт».

При несвоєчасності повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:

Сума штрафу ___ (грн) = несвоєчасно повернута сума ___ (грн)  15 : 100.

При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення:

Сума податку ___ (грн) = не повернута сума ___ (грн)  ставка податку з доходів фізичних осіб»: 100.

З авансовим звітом працівник підприємства подає звіт про відрядження.

Зразок 2