Ведение учета документов

Задаче создания нормативных условий хранения документов Архивного фонда РФ способствует их государственный учет.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

- хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

- документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище, закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом директора архива.

Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке.

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам хранения.

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:

• книга учета поступлений документов;

• список фондов;

• лист фонда;

• опись дел, документов;

• реестр описей дел, документов;

• инвентарная книга учета дел;

• паспорт архивохранилища;

• лист учета и описания уникального документа;

• список фондов, содержащих особо ценные документы;

• опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

• реестр описей особо ценных дел, документов;

• книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

• опись страхового фонда;

• дело фонда;

• лист-заверитель дела;

• внутренняя опись документов дела.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

• карточки и книги движения фондов, описей дел, документов;

• книги учета документов, переданных в другие архивы;

• книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению;

• книги повидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

• акта приема-передачи документов на хранение;

• акта приема на хранение документов личного происхождения.

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей.

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

• акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

• акта о неисправимых повреждениях документов;

• акта приема-передачи документов на хранение;

• акта о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

• акта возврата документов собственнику;

• акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом «С» (секретно), «СС» (совершенно секретно), «ОВ» (особой важности).

Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов.

Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы учета, включающие наряду с секретными несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются индексом «СЧ» (секретно частично).

При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса "С", который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп "Рассекречено".