3. Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия основных средств

Основные средства поступают на предприятие или в результате капитальных вложений (нового строительства и приобретений), или по распоряжению вышестоящей организации (ведомства). В первом случае увеличивается общий объем основных средств в стране, а во втором –происходит внутренний оборот основных средств. Если в результате капитальных вложений приобретаются новые основные средства, то от других предприятий поступают основные средства, бывшие в эксплуатации и частично изношенные. Передача основных средств по перераспределению их между предприятиями производится, как правило, безвозмездно.

Согласно Закону СССР о государственном предприятии (объединении) предприятие имеет право: передавать другим предприятиям и организациям, продавать, обменивать, сдавать в аренду, предоставлять бесплатно во временное пользование либо взаймы здания, сооружения, оборудование, транспортные средства, инвентарь, сырье и другие материальные ценности, а также списывать их с баланса, если они изношены или морально устарели.

Учет основных средств (фондов) организуется централизованно в бухгалтерии предприятия по классификационным группам в разрезе инвентарных объектов. Под инвентарным объектом понимается законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, относящимися к данному объекту.

По отдельным классификационным группам основных средств инвентарным объектом считается:

по зданиям–каждое здание с его внутренними устройствами (система отопления, водогазопровод, канализация, вентиляционные устройства) и надворные постройки (сарай, забор и др.);

по сооружениям – каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими с ним органическое целое (мост вместе с опорами, фермами, подъездами и подходами к нему);

по передаточным устройствам–каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания или сооружения;

по силовым машинам и оборудованию–каждая силовая машина с фундаментом и всеми приспособлениями к ней и принадлежностями, приборами и индивидуальным ограждением;

по рабочим машинам и производственному оборудованию каждый станок или аппарат, включая входящие в его состав приспособления, принадлежности и приборы, ограждение, а также фундамент, на котором смонтирован инвентарный объект;

по транспортным средствам–каждый объект транспортных средств с включением относящихся к нему приспособлений и принадлежностей (автомобиль грузовой, включая запасные колеса с камерой и покрышкой и комплект инструмента);

по инструментам и инвентарю–каждый предмет, который имеет самостоятельное назначения и не является составной частью какого–либо инвентарного объекта (машины, станка, аппараты и т. п.).

Для обеспечения контроля за сохранностью основных фондов(средств) каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий номер. Так, инвентарные номера зданий начинаются с 001 по 099; сооружений –с 100 по 199; передаточных устройств– с 200 по 299 и т. д.

Инвентарный номер, присвоенный объекту, проставляется на объекте и в первичных документах и сохраняется на весь период его нахождения на данном предприятии. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам.

Поступление основных средств оформляется актом типовой ф. № ОС–1. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки и передачи основных средств составляется двумя сторонами–принимающей объект и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа в части голного восстановления. Бухгалтерия оформляет его бухгалтерской записью, т. е. указывает корреспонденцию счетов на первоначальную стон масть и на сумму износа.

Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств по каждой классификационной группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам их приобретения.

Это обеспечивается аналитическим учетом основных средств на карточках, открываемых для каждого инвентарного объекта, и синтетическим учетом в целом по счету 01 “Основные средства”. Установлено несколько типовых форм таких карточек: ф. № ОС–6–для зданий и сооружений; ф. № ОС–7–для машин, оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря; ф. № ОС–В–для животных и многолетних насаждений; ф. № ОС–9–для группового учета основных средств.

В целях сокращения трудоемкости учетных работ по усмотрению министерств и ведомств предприятиям, имеющим небольшое количество основных средств, разрешается их по объектный учет вести в инвентарной книге типовой ф. № ОС–11. Записи в книге производятся в разрезе классификационных групп (видовосновных средств и по местам их нахождения.

Заполняются инвентарные карточки и инвентарные книги на основе первичных документов–актов (ОС–6–ОС–9), технических паспортов и прочей документации. Затем инвентарные карточкирегистрируются в специальных описях типовой ф. № ОС–Ю, записи в которые производятся по классификационным группам основных средств (фондов).

В описи для каждого вида основных средств отведен раздел, определенный серией инвентарных номеров. При такой регистрации объект получает инвентарный номер, который проставляют в приемном акте, в инвентарной карточке п на самом объекте. Объект числится в учете под этим номером на протяжении всеговремени его нахождения на предприятии.

Зарегистрированные в описи карточки помешают в картотеку основных средств. В картотеке их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп – по местам нахождения, эксплуатации и по видам. Карточки недействующих основных средств группируют отдельно.

Выбытие основных средств оформляют актом и отражают в инвентарной карточке, а затем ее изымают из картотеки.

Переоцененные объекты основных средств записываются по восстановительной стоимости в разделе карточки “Реконструкция, модернизация”. Сумма износа, установленная при переоценке, указывается в соответствующем разделе карточки (см. тип. ф. № ОС–7).

Для быстрого п точного определения стоимости производственных фондов, за пользование которыми предприятия вносят плату в бюджет, создается картотека в разрезе классификационных групп по тем основным средствам, по которым плата за производственные фонды не взимается.

В местах использования основных средств (в цехах и отделах предприятия) ведут описи (тип. ф. № ОС–13), в которых приводятся краткие сведения об объектах основных средств, находящихся в эксплуатации, указываются группы основных средств, за которые плата в бюджет вносится, и группы, за которые плата не вносится.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри предприятия основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладывают, а хранят отдельно. Это необходимо для того, чтобы на основе этих карточек (их обычно бывает много) можно было составить расчеты амортизации основных средств. По окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируют по классификационнымвидам основных средств. Обороты по поступлению и выбытию по каждому виду основных средств суммируются и записываются в карточку учета движения основных средств.

Карточки открывают в начале января на текущий год. Сначала в них указывают наличие основные средств по видам на 1 января. Затем ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие основных средств на 1–вое число следующего месяца.

По данным карточек составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств.

На установки, машины, предметы технического оборудования и другие крупные предметы завод–изготовитель высылает специальные технические паспорта. В них приводятся подробные характеристики машин и их эксплуатационные данные и, кроме того, даются сведения о режиме работы машины и т. п. Паспорта хранятся в отделе главного механика.

Перемещение основных средств из одного цеха и участка в другие в пределах предприятия осуществляется по распоряжению соответствующего отдела предприятия (главного механика, главного технолога и т. д.) и оформляется накладной (ф. № ОС–2). Накладная выписывается в двух экземплярах при передаче основных средств из запаса в эксплуатацию и из цеха в цех, отдел и т. д. Бухгалтерия на основании первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной карточке и перекладывает ее по месту нового нахождения, эксплуатации. Сдатчик на основании 2–ого экземпляра накладной отмечает в инвентарном списке о выбытии объекта.

Причинами выбытия основных средств из предприятия могут быть: ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке или демонтаже в силу ветхости и износа, а также уничтожения при стихийных бедствиях и т. д.; ликвидация части инвентарного объекта в связи с перестраиванием, переоборудованием, модернизацией; передача основных средств другим предприятиям; недостача основных средств.

Для определения непригодности к дальнейшему использованию тех или иных основных средств не только на предприятии,но и в народном хозяйстве, т. е. для определения необходимости в ликвидации основных средств, на каждом предприятии создается постоянно действующая комиссия.

Ликвидацию объектов (слом, разборку, демонтаж) комиссия оформляет актом о ликвидации основных средств. На основании акта, утвержденного руководителем предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в описи инвентарных карточек дату выбытия объекта и номер акта о ликвидации.

Акт является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома и т. п. Затраты по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в акте. Бухгалтерия обрабатывает этот акт с выявлением результатов от ликвидации объекта.

Основные средства передаются другим предприятиям безвозмездно по распоряжению вышестоящей организации по первоначальной стоимости с одновременной передачей сумм начисленного износа на полное восстановление. Передачу оформляют актом приемки–передачи основных средств (ф. № ОС–1).

На основании акта осуществляют запись о выбытии в инвентарной карточке переданного объекта и отметку в описи инвентарных карт.

Предприятия, переведенные на полный хозяйственный расчет и самофинансирование, относят:

первоначальную стоимость списанных основных средств на уменьшение уставного фонда, а сумму начисленного износа за все время их службы – на его увеличение;

убытки, возникающие при передаче, продаже и списании основных средств за счет соответствующих фондов экономического стимулирования (в состав убытков .не полностью амортизированная часть основных средств не включается);

выручку от реализации неиспользуемых основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших в связи со списанием основных средств в оценке возможного использования или реализации – в фонд развития производства, науки и техники.