Порядок ведения книги продаж

При реализации товаров (работ, услуг) продавцы ведут книгу продаж и регистрируют в ней счета-фактуры, ленты контрольно-кассовых машин, бланки строгой отчетности, составляемые продавцом при совершении как облагаемых, так и необлагаемых операций. На практике возникают ситуации, когда по одной операции оформляется счет-фактура и выбивается кассовый чек. В данном случае следует руководствоваться Письмом МНС России от 10.10.2003 N 03-1-08/2963/11-АЛ268 "О порядке выставления счетов-фактур и налоговых вычетах по налогу на добавленную стоимость в связи с принятием Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ", согласно которому в строке 5 счета-фактуры указывается порядковый номер чека и дата покупки. Как уже было отмечено ранее, продавец должен регистрировать в книге продаж показания лент контрольно-кассовых машин и бланков строгой отчетности в части, относящейся к реализации товаров (работ, услуг), осуществляемой в случаях, предусмотренных Кодексом, без выставления счетов-фактур. При выставлении счетов-фактур продавец регистрирует в книге продаж указанные счета-фактуры. При этом показания лент контрольно-кассовых машин, соответствующие вышеуказанным счетам-фактурам, в книге продаж не регистрируются. Счета-фактуры, выданные продавцами при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациям и индивидуальным предпринимателям за наличный расчет, подлежат регистрации в книге продаж. При этом показания контрольных лент контрольно-кассовой техники регистрируются в книге продаж без учета сумм, указанных в соответствующих счетах-фактурах. При безденежных формах расчетов продавцы регистрируют в книге продаж счета-фактуры, выставленные покупателю на полученную сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. При получении аванса в случае применения безденежных форм расчетов необходимо выставить контрагенту "авансовый" счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж. Данное положение основывается на п. 1 ст. 167 НК РФ, согласно которому в целях исчисления НДС моментом определения налоговой базы является наиболее ранняя из следующих дат: - день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав; - день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. Счета-фактуры учитываются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. Счета-фактуры по необлагаемым операциям учитываются в книге продаж в том же периоде, как если бы данные операции облагались НДС. В аналогичном порядке производится учет лент контрольно-кассовых машин и бланков строгой отчетности. Счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки, не подлежат регистрации в книге продаж. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Счета-фактуры, в которых продавцы указывают работы или услуги других продавцов, оплачиваемые покупателем сверх стоимости товаров, регистрируются в книге продаж только в части стоимости этих товаров. В книге продаж регистрируются счета-фактуры по экспорту. Зачастую возникает много споров по поводу момента отражения сумм экспортных операций. Но исходя из того, что счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, которое непосредственно связано с моментом определения налоговой базы по этому налогу, можно сделать вывод, что по подтвержденному экспорту счета-фактуры подлежат регистрации в книге продаж в последний день того месяца, в котором собран полный пакет документов, обосновывающих правомерность применения ставки НДС 0%. Стоит также отметить, что операция по неподтвержденному экспорту отражается в налоговой декларации за тот период, в котором экспорт не был подтвержден. Поскольку книга продаж является основанием для заполнения налоговой декларации, полагаем, что счета-фактуры по неподтвержденному экспорту логично регистрировать в книге продаж в том месяце, когда экспорт не подтвержден. Кроме того, для регистрации счетов-фактур по неподтвержденному экспорту в книге продаж за месяц отгрузки требуется заполнять дополнительные листы. Согласно п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС дополнительные листы в книге продаж заполняются при необходимости внесения в нее изменений, т.е. при исправлении ошибок. Регистрацию счетов-фактур по неподтвержденному экспорту нельзя рассматривать как внесение изменений в книгу продаж в связи с ошибкой. То есть отсутствуют законодательно предусмотренные основания для заполнения дополнительного листа в книге продаж. Поэтому, исходя из принципов заполнения декларации и книги продаж, полагаем, что счета-фактуры по неподтвержденному экспорту следует регистрировать в книге продаж в текущем периоде, когда экспорт не подтвержден. В случае получения денежных средств в виде авансов в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг) счет-фактура, составленный продавцом, регистрируется в книге продаж. Позднее, при отгрузке товаров (работ, услуг) в счет полученных авансовых или иных платежей, данный счет-фактура регистрируется в книге покупок. Счета-фактуры на суммы (подлежащие налогообложению в соответствии со ст. 162 НК РФ) финансовой помощи, полученные в виде процента (дисконта) по облигациям и векселям, по товарному кредиту, по страховым выплатам при страховании риска неисполнения договорных обязательств, составляются и учитываются в книге продаж в период получения указанных средств. В случае возникновения необходимости восстановления к уплате ранее правомерно возмещенных сумм НДС необходимо применять следующий порядок. Если восстановление происходит в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ, то в книге продаж регистрируются счета-фактуры, на основании которых суммы налога были ранее приняты к вычету. При этом регистрация осуществляется на сумму налога, подлежащую восстановлению. Если восстановление осуществляется в порядке, установленном п. 6 ст. 171 НК РФ, то в книге продаж в последнем месяце календарного года указывается сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая восстановлению и уплате в федеральный бюджет за текущий календарный год. При этом необходимо отметить, что отражение самого счета-фактуры в данном случае не предусматривается. Книга продаж, так же как и книга покупок, должна быть прошнурована, ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. По желанию налогоплательщиков разрешается ведение книги продаж с использованием компьютера. В этом случае не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, книга продаж распечатывается, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. Форма книги продаж установлена Приложением N 3 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС. Книга продаж хранится в течение полных пяти лет с даты последней записи. Контроль за правильностью ведения книги покупок осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом. Постановлением Правительства РФ от 11.05.2006 N 283 предусмотрен порядок внесения изменений в книгу продаж и заполнения дополнительных листов. При необходимости внесения изменений в книгу продаж регистрация счета-фактуры производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. Таким образом, внесение изменений в книгу продаж путем заполнения дополнительного листа предусмотрено только в том случае, если вносится исправление в счет-фактуру. При этом согласно Составу показателей дополнительного листа книги продаж (Приложение N 5 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС) в дополнительном листе отражаются показатели как старой редакции счета-фактуры (до внесения в него изменений), так и новой его редакции. При этом показатели старой редакции счета-фактуры вычитаются из итоговой суммы, которая ранее подлежала начислению к уплате в бюджет, а показатели новой редакции счета-фактуры прибавляются к полученной разнице. Данный механизм в принципе не противоречит порядку определения налоговой базы по НДС. Однако, как уже было отмечено при анализе внесения изменений в книгу покупок, налогоплательщики на практике очень редко вносят исправления в старые счета-фактуры, а предпочитают составлять новые счета-фактуры на сумму разницы.