1.2.4.Потоки движения документов7

В ООО «КЭР» существует три основных потока документации:

· Входящий - документы, поступающие в организацию (документы вышестоящей организации - ООО «КЭР - Холдинг», органов власти и управления; документы подчиненных управлений и производственных баз; документы несоподчиненных организаций; обращения граждан).

· Исходящий - документы, созданные в ООО «КЭР» и направляемые за пределы организации.

· Внутренний - документы, создаваемые и используемые в ООО «КЭР».

Анализ движения входящих документов:

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки (Приложение 2):

1) Прием и первичная обработка документов;

2) предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством);

3) регистрация документов;

_________________________________

⁷ Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией в подразделении; стандарт предприятия 01.08.2003 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией внешнего происхождения;

4) рассмотрение руководством (наложение резолюции);

5) направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал);

6) исполнение и контроль исполнения;

7) помещение исполненных документов в дело.

Анализ движения исходящих документов (Приложение 3).

Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:

1) Составление черновика (с документом работает исполнитель);

2) визирование (внутреннее согласование);

3) подписание (утверждение) документов руководителем;

4) регистрация исходящих документов;

5) отправка исходящих документов;

6) направление исходящих документов в дело.

Анализ движения внутренних документов.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и с исходящим документом:

1) Составление проекта документа (черновик) исполнителем;

2) проверка правильности оформления проекта документа;

3) согласование проекта документа;

4) подписание (утверждение) документа руководителем;

5) регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

1) Передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);

2) контроль исполнения документа;

3) исполнение документа;

4) подшивка (направление) исполненного документа в дело.

Если документ был зарегистрирован при поступлении в организацию, а теперь он передается в другое подразделение, в регистрационной карточке документа ставится отметка о его направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция).

Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1 С» на данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.

После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.