1.2.1.Функции службы ДОУ

Организация работ по документационному обеспечению осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть структурные подразделения.

Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты, стандарты предприятия и структурных подразделений. Их разрабатывает и внедряет отдел управления качеством и стандартизацией.

Служба ДОУ включает в себя самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняется генеральному директору ООО «КЭР». В состав службы ДОУ входит:

· приемная генерального директора (секретарь, делопроизводитель, экспедитор),

· отдел управления качеством и стандартизацией (начальник отдела, инженеры по стандартизации, техник по работе с документацией),

· архив находится на стадии формирования,

· копировально-множительный отдел (операторы).

Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.

Функции службы ДОУ:⁶

1) Регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;

2) предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотрение руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь;

⁵Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991.

⁶Должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт». Должностная инструкция делопроизводителя ООО «КамЭнергоРемонт».

3) справочно-информационные работы по зарегистрированным документам осуществляют секретарь и делопроизводитель;

4) учет документов выполняет делопроизводитель;

5) работу по контролю исполнения документов (получение сведений о ходе исполнения, напоминание о сроках исполнения) осуществляет секретарь;

6) регистрацию командировочных документов работников предприятия и лиц, командированных на предприятие, выполняют секретарь и делопроизводитель;

7) проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях, управлениях, участках, производственных базах осуществляют специалисты отдела управления качеством и стандартизацией;

8) составление и ведение номенклатуры дел выполняет делопроизводитель;

9) формирование и оформление дел осуществляет делопроизводитель;

10) обеспечение хранения документов выполняют секретарь и делопроизводитель;

11) тиражирование документов выполняет оператор копировально- множительного отдела;

12) прием, экспедиционную обработку, отправку документов осуществляет экспедитор (проверка целостности конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки документов и т. д.);

13) секретарь принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.