1.1 Содержание современных информационных систем АРМ функциональных специалистов

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Современная автоматизированная информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных и другие современные информационные технологии и техника [17, с.72].

Применяя системный подход к организации информационных систем, можно сказать, что каждая информационная система - это подсистема менеджмента, обеспечивающая реализацию управленческих функций объекта рыночных отношений - рисунок 1.

Главной, отличительной особенность, такой подсистемы является наличие обратной связи как внутри информационной системы, обеспечивающие технологию преобразования информационных данных, так и между организацией и внешней средой, - где обратная связь обеспечивает преобразование входящей и исходящей информации. При этом, информационные данные в данном случае - это часть данных, несущих в себе новизну и полезность при качественном или количественном преобразовании объекта [13, с. 64].

Таким образом, если рассматривать информационную систему как обеспечивающую подсистему управления, управленческой деятельности, то можно сказать, что она представляет собой взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели [11, с.71].

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Схема организации и функционирования внутрифирменной информационной системы

Стоит отметить, что автоматизированная информационная система не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, система управления производством.

К. В. Балдина дает следующее определение: «Автоматизированная информационная система - это некая система для организации информационных процессов сбора, хранения, обработки и передачи информации в интересах достижения поставленной перед информационной системой цели, использующая компьютерную информационную технологию» [23, с.92].

В данном определении прослеживается функциональный признак информационных систем, обеспечивающих основной вид деятельности (цель существования и реализации) какого-либо самостоятельного объекта. В связи с этим положением каждую внутрифирменную информационную систему можно рассматривать как объект управления, выделяя ее основные функции:

- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельности фирмы;

- определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и прочего);

- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

- разработка программных средств и прикладных программ [22, с.41].

Так, можно отметить, что функциональный признак информационной системы определяет ее назначение, - то есть то, для какой области деятельности она предназначена, и какие основные цели, задачи и функции она выполняет. В современных системах автоматизации и проектирования информационных систем входят модели и алгоритмы, из которых в процессе разработки информационной системы выбирают наиболее эффективный для конкретного объекта управления.

Основные функции информационных систем:

- сбор, хранение и формальная обработка больших объемов информации;

- ведение совокупности данных сложной структуры;

- логическая и содержательная обработка информации в процессе решения функциональных задач;

- выдача информации в форме, удобной для принятия решений [14, с.96].

Система обработки данных, как блок или модуль любой информационной системы, предназначена для информационного обслуживания специалистов разных органов управления предприятиями принадлежащих управленческие решения. Основная функция системы обработки данных - реализующая таковых операций обработки данных, каковыми являются:

- сбор, регистрация и перенос информации на машинные носители;

- передача информации в места её хранения и обработки;

- ввод информации в ЭВМ, контроль ввода и её компоновка в памяти компьютера;

- создание и веление внутримашинной информационной базы;

- обработка информации на ЭВМ (наполнение, сортировка, корректировка, выборка, арифметическая м логическая обработка) для решения функциональных задач системы (подсистемы), управление объектом;

- вывод информации в виде видео грамм, сигналов для прямого управления техническими процессами, информация для связи с другими системами [18, с.78].

Основой для реализации системы принятия решений служит база знаний, которая представляет собой связанные между собой сведения, факты и правила, заранее структурированные и интерпретированные.

Автоматизированное рабочее место, также выделяемое в обособленную группу при типологии информационных систем, можно определить как совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческой предметной области [13, с.56].

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления или подсистемы менеджмента нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания автоматизированных рабочих мест общие, - это системность, гибкость, устойчивость, эффективность [23, с. 58].

Рисунок 2 - Схема построения автоматизированного рабочего места функционального специалиста

Отметим, что достаточно большой популярностью в организациях и на предприятиях пользуются программные средства АРМ для контроля и координации деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными. Так создается план-график работ.