11. Організація документообігу.

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), опрацювання і використання за призначенням у визначений період часу і до передачі в архів. Головне завдання документообігу - прискорення руху документів, і чим коротше та швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства.

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).

Стадії документообігу:

• надходження документів зі сторони та оформлення їх на підприємстві;

• опрацювання і певна обробка первинних документів на підприємстві до надходження їх до бухгалтерії;

• надходження первинних документів до бухгалтерії;

• опрацювання документів у бухгалтерії:o перевірка документів за формою, змістом та арифметична перевірка;o оцінка в грошовій формі кожної операції, відображеної в документах;o запис на документах бухгалтерських проведень;o відображення операцій, наведених у документах, в облікових регістрах;

• передача документів в архів бухгалтерії і забезпечення поточного зберігання документів;

• передача документів на зберігання до архіву підприємства, а потім до державного архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.