1.2. Организация документов в архиве

Внутри архива документы группируются: по архивным фондам и архивным коллекциям. Практическое осуществление организации документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием. Учреждение или лицо, образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового флота, общественного объединения и т. д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Видами архивного фонда являются: архивный фонд организации, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Под совокупностью документов, исторически связан­ных между собой, здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации (или в ходе жизни конкретного лица).

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом. Такой комплекс называется архивной коллекцией.

Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или

Итак, архивный фонд организации – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторические и/или логически обусловленные связи. Объединенный архивный фонд создается, как правило, уже в архиве на основе нескольких фондов.

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

• однородных по целевому назначению и функциям одноименных учреждений, действовавших на определенной территории, например, машинно-тракторные станции;

• руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории, например, Управление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему учреждения;

• учреждений, связанных между собой объектом деятельности, например, Управление Приволжской железной дороги и его конторы;

• органов государственной власти и управления и состоящих при них учреждений и организаций, например, райисполком и его отделы;

• последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественника полностью или частично пере­давались его преемнику, например, Сталинградское губер­нское архивное бюро и Сталинградское краевое архивное управление;

• двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родствен­ными, профессиональными, творческими отношениями, например, И.А. Ильф и Е.П. Петров;

• одноименных министерств РСФСР в составе СССР и Россий­ской Федерации как независимого государства, например, Ми­нистерство юстиции РСФСР и Министерство юстиции РФ.

Важнейшую роль при организации документов играет принцип недробимости архивных фондов. В соответствии с этим принципом пополнение архивов документами должно осуществляться таким образом, чтобы документы одного фонда полностью кон­центрировались в одном архиве. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами одного фонда, требуют соблюдение их целостности.