1.3. Организация документов в пределах архивного фонда

Под организацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу организации документов и учетную единицу принимается единица хранения (дело).

Единица хранения (дело) – физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.

Организация документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:

• в делопроизводстве организаций при составлении номенклатур дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

• ведомственных архивах при подготовке документов для передачи в государственные архивы;

• государственных архивах при составлении и переработке архивных описей.

Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации.

Схема систематизации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

• структурного (в соответствии со структурными подразделе­ниями организации);

• хронологического (по периодам или датам, к которым отно­сятся документы);

• функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержа­ние документов);

• номинального (по делопроизводственной форме — родам дел, видам и разновидностям документов);

• корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

• географического (в соответствии с определенными террито­риями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);

• авторского (по названиям учреждения или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Признаки организации дел внутри фонда определяются в каждом конкретном случае. Не все признаки имеют одинаковое значение. Ведущими являются структурный и хронологический признаки.

4