Лекции_Теория бухгалтерского учета

9. Документация и документооборот в бухгалтерском учете

Все хозяйственные операции, на основании которых ведется бухгалтерский учет, оформляются оправдательными документами.

Бухгалтерский документпредставляет собой письменное свидетельство, подтверждающее факт совершения хозяйственных операций, право на её совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Хозяйственная операция должна быть подтверждена хозяйственным документом, который составляется в момент её совершения или сразу после нее.

С помощью документации осуществляется контроль руководителем, главным бухгалтером и прочими ответственными лицами за хозяйственной деятельностью организации. При подписании документов должностные лица берут на себя персональную ответственность за совершаемые действия.

С помощью документов ведется текущий контроль и в дальнейшем анализ финансово-хозяйственной деятельности. Последующий контроль осуществляется в форме документальных ревизий.

Во многих компаниях массив первичных документаций достаточно большой.

Документооборот– это путь, который совершает документ с момента его создания, до передачи по назначению или сдачи в архив.

Для контроля и своевременного продвижения документов разрабатывается график документооборота в целом по организации.

Разрабатывается этот график главным бухгалтером, а утверждается руководителем организации. График может иметь разную форму – текстовую, табличную. Определенной формы не существует.

При разработке графика документооборота необходимо предусмотреть:

Наименование отчетов или первичных документов;
Время составления;
Ответственные лица за составление документов;
Сроки предоставления документов в бухгалтерию;
А также лиц от бухгалтерии, которые принимают и обрабатывают эти документы.

При составлении документа необходимо соблюдать правила точности, ясности и полноту содержания операции. Все показатели и формы должны быть заполнены, свободные графы и строки прочеркнуты, не должно быть не санкционированных исправлений, должны стоять подписи ответственных лиц.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются!

Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы. И соответственно, хозяйственная операция может быть признана не действительной.

Лица, виновные в исправлениях, привлекаются к ответственности. Следовательно, документы организации должны быть защищены от несанкционированных исправлений.

Документы хранятся минимум 4 года.

Кассовые документы, банковские и кадровые (по личному составу) документы хранятся 70 лет. Если организация прекращает своё существование, то организация должна документы по кадрам сдать в государственный архив.

Срок исковой давности относится к материальным объектам.

Налоговая проверка проверяет за 3 года, но требует наличие документов за 4 года (может призвать к ответственности и по документам за 4 год).

Первичный документ должен иметь физический вид. На нем должны быть подписи и печати.

Товарные накладные, акты выполненных работ и счета фактуры, переписка и т.д. может потребовать налоговая инспекция, в связи со встречной проверкой. Но организация вправе предоставить данные только по той организации, из-за которой возникла встречная проверка. До проверки налоговая инспекция присылает официальное письмо, со списком необходимых документов, которые должна предоставить организация.

Следовательно, график документооборота обязательно должен быть!

Требования главного бухгалтера, по оформлению первичных документов является обязательным для всех работников организации!!! (по ФЗ о БУ). А руководитель обязан обеспечить выполнение требований главного бухгалтера.

Главный бухгалтер обязан разъяснить руководителю требования налогового и бухгалтерского законодательства. Если руководитель, отказывается выполнять требования главного бухгалтера, то необходимо официально подписать у руководителя, что ответственность за выполнение какой-либо сделки полностью ложится на него.

В базе ФСБ можно пробить личности генеральных директоров, там числится список документов «умерших», «украденных», «липовых». Чтобы себя подстраховать, необходимо провести проверку, чтобы было как минимум подтверждение, что вы хотели узнать положение и чистоту организации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, утвержденных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать обязательные реквизиты:

Наименование документа;
Дата составления документа;
Наименование организации, от имени которой документ составлен;
Содержание хозяйственной операций;
Измеритель в натуральном и денежном выражении;
Должности ответственных лиц;
Подписи и их расшифровка.

См. ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете».

Главный бухгалтер должен обеспечить следующий контроль:

Документы проверяются по существу, устанавливается их целесообразность и законность указанных в них операций (то есть, имела ли место операция вообще и в каком объеме).
Производится формальная проверка документа;
Производится арифметическая проверка документа (контроль итогов, правильность оформления количественных и стоимостных показателей).
Далее документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел.

Номенклатура дел = перечень дел (подписываем папки и формулируем их в дела).

Касса – это дело № 1;

Поставщики – это дело № 2;

Банк – это дело № 3;

И т.д.

Это необходимо, для соблюдения бухгалтерской описи, а также для корректной передачи документации следующему главному бухгалтеру.

Принимая дела, необходимо, прежде всего, посмотреть, ведется ли бухгалтерский учет в принципе.

Номенклатура дела необходима для порядка в документах.

Содержание