Сущность задачи автоматизации в компании

• Главной задачей отдела административно-хозяйственного управления предприятия является обеспечение документооборота работы с клиентами. Определим основные направления деятельности отдела административно-хозяйственного управления:

1) Текущее обеспечение деятельности:

• обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами;

• поддержание офисной техники в рабочем состоянии;

• обеспечение связи осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование).

2) Документооборот:

• разработка файлинг-системы;

• ведение документооборота;

• ведение архива;

• ведение библиотек, баз данных.

3) Организационная работа:

• организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации);

• транспортное обслуживание;

• организация переездов.

4) Взаимоотношения со сторонними организациями:

• взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, акватории, прилегающих территорий);

• взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами);

• взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов.

5) Внутреннее информирование персонала:

• организация оповещения о новых документах;

• контроль исполнения поручений;

• организация и поддержание в актуальном состоянии информационных стоек.

Административно-хозяйственный отдела возглавляет администратор яхт-клуба. Он осуществляет весь цикл организации и поддержания в актуальном состоянии работы клуба. Таким образом, задачей автоматизации работы администратора яхт-клуба, является следующее:

• регистрации информации о фирме и контрагентах;

• ввода и регистрации заявок клиентов;

• учета имущества компании;

• документооборот администратора яхт-клуба;

• создания архива данных;

• формирования отчетов.

• для лучшего понимания алгоритма работы АРМ администратора принято решение разработать несколько диаграмм с использованием case-технологий (программный продукт Rational Rose). Наиболее общее представление о функциональном назначении АРМ дает диаграмма вариантов использования АРМ администратора яхт-клуба. Следующим уровнем детализации является диаграмма последовательности работы администратора яхт-клуба с АРМ.

Диаграмма вариантов использования

Диаграмма вариантов использования описывает функциональное назначение системы или, другими словами, то, что система будет делать в процессе своего функционирования.

АРМ администратора предоставляет своему пользователю возможности по автоматизации управленческого документооборота. В частности пользователю предоставляется возможность проведения операций по работе с клиентами и операций внутрипроизводственного управления, включающих в себя всё необходимое от взятия под учет имущества до его сдачи, или же от введения в базу сведений о контрагенте, до выдачи акта об оказании услуги. Во время работы АРМ администратора есть возможность получения различных отчётов.

Рисунок 3 - Диаграмма вариантов использования (Use Case)

В данном дипломном проекте будет использован Use Case «АРМ менеджера по персоналу»

Диаграмма последовательности

Для моделирования взаимодействия объектов в языке UML используются соответствующие диаграммы взаимодействия. Одним из аспектов взаимодействия является время. Для представления временных особенностей передачи и приема сообщений между объектами используется диаграмма последовательности.

На рис. 7-10 представлена диаграмма последовательности работы администратора с АРМ. Диаграмма последовательности отображает вариант использования «Заключения договора на оказание услуги клиенту по сдачи в аренду стояночного места причала». Инициатор - Пользователь (актер).

Рисунок 4 - Диаграмма последовательности (Sequence diagram)

Рисунок 5- Диаграмма последовательности (Sequence diagram)