23. Організація обліку наявності основних засобів

Обліковують основні засоби за кожним інвентарним об'єктом. Для індивідуального обліку об'єкти нумерують, тобто присвоюють їм інвентарні номери.

Інвентарний номер наносять на об'єкт фарбою, прикріплюють у вигляді металевого жетона або іншим способом. Номер, присвоєний об'єкту, як правило, зберігається за ним протягом всього періоду перебування в господарстві. Його вказують у всіх первинних документах з обліку наявності, руху та ремонту основних засобів. Інвентарний номер об'єкта, що вибув, не присвоюють іншому об'єкту.

При організації обліку основних засобів застосовують шифрування не тільки об'єктів, а й груп, до яких вони належать. Правильний вибір способу шифрування дає змогу систематизувати облік основних засобів.

Відповідно до наказу Міністерства статистики України від 29 грудня 1995 р. № 352 "Про затвердження типових форм первинного обліку" використовуються такі типові форми документів з обліку основних засобів:

- 03-1 "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів";

- 03-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів";

- 03-3 "Акт на списання основних засобів";

- 03-4 "Акт на списання автотранспортних засобів";

- О3-6 "Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини";

- 03-6 "Інвентарна картка обліку основних засобів";

- 03-7 "Опис інвентарних карток по обліку основних засобів";

- 03-8 "Картка обліку руху основних засобів";

- 03-9 "Інвентарний список основних засобів";

- 03-14 "Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)";

- 03-15 "Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)";

- 03-16 "Розрахунок амортизації по автотранспорту".

Міністерство аграрної політики України наказом від 27 вересня 2007 р. № 701 затвердило спеціалізовані форми первинних документів з обліку основних засобів та інших необоротних активів сільськогосподарських підприємств, а саме:

- ОЗСГ-1 "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів";

- ОЗСГ-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих (реконструйованих) модернізованих об'єктів";

- ОЗСГ-3 "Акт на списання основних засобів";

- ОЗСГ-4 "Акт на списання автотранспортних засобів";

- ОЗСГ-5 "Розрахунок нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів";

- ОЗСГ-6 "Відомість нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів, які надійшли або вибули";

- ОЗСГ-7 "Зведена відомість нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів";

- ОЗСГ-8 "Відомість нарахування амортизації основних засобів за методом, передбаченим податковим законодавством";

- ОЗСГ-9 "Відомість розподілу витрат з утримання й експлуатації машинно-тракторного парку".

Ці документи подібні до типових форм, але враховують специфіку обліку у сільському господарстві.

Аналітичний облік основних засобів можна вести в інвентарних картках, у Книзі обліку основних засобів, інвентаризаційних описах. На кожний об'єкт відкривають окрему картку (форма № 03-6), вказують назву та призначення об'єкта, його місцезнаходження, подають коротку характеристику, дані про капітальний ремонт та інші показники.

Облік дрібних об'єктів провадять в інвентарних картках групового обліку основних засобів. У них однорідні об'єкти обліковують за кількістю та сумою у груповому порядку, тобто на кожний об'єкт окрему картку не відкривають, що зменшує їх потребу. Проте з метою індивідуального обліку наявності та руху об'єктів у картці доцільно для кожного з них відводити окремий рядок.

Відкриті картки записують в опис, внаслідок чого забезпечується контроль за їх наявністю. В описі для кожної класифікаційної групи основних засобів відводять окремий розділ, у якому для неї виділено серію інвентарних номерів. Кожний розділ шифрують. При цьому важливо, щоб номер інвентарної картки, зареєстрований в описі, збігався з інвентарним номером об'єкта. Це спрощує облік і контроль наявності та руху інвентарних карток і основних засобів.

Інвентарні картки, зареєстровані в описі, розміщують у картотеці згідно з класифікаційними групами, до яких відносять об'єкти. Для зручності користування картотекою застосовують роздільники, виготовлені з картону чи фанери, якими відокремлюють одну групу засобів від іншої. Шифри та назву групи основних засобів вказують на роздільниках і на інвентарних картках.

Інвентарні картки можна групувати в картотеці за місцями збереження й експлуатації (цех № 1, відділення № 1, відділення № 2, відділення № 3, консервний завод, механічна майстерня та ін.), а всередині - згідно з класифікацією основних засобів. Така побудова картотеки дає можливість швидко установити, які об'єкти знаходяться в конкретному підрозділі, що використовується в поточній діяльності підприємства, а також вона зручна для проведення інвентаризації. Легко встановити, які матеріальні цінності закріплені та рахуються за відповідними матеріально відповідальними особами.

У разі переміщення об'єктів всередині підприємства у картотеці відповідно переставляють інвентарні картки, здійснюючи в них запис про рух основних засобів.

Інвентарні картки, відкриті в поточному місяці за об'єктами, що надійшли та вибули за цей період, зберігають до кінця місяця окремо від інших підрозділів картотеки. На підставі цих карток у кінці місяця провадять записи в картку обліку руху основних засобів (форма № 03-8) у грошовому вираженні за кожною класифікаційною групою. Після запису інвентарні картки за об'єктами, що надійшли, розміщують у відповідні групи картотеки, а за тими, що вибули - підшивають до бухгалтерських документів поточного місяця.

Обліковують основні засоби на рахунку 10 "Основні засоби". Це активний матеріальний рахунок, за дебетом якого відображають наявність та надходження об'єктів основних засобів, а за кредитом - їх вибуття. До рахунку 10 застосовують субрахунки згідно з прийнятою класифікацією.

На субрахунку 100 "Інвестиційна нерухомість" ведеться облік наявності та руху об'єктів інвестиційної нерухомості.

На субрахунку 101 "Земельні ділянки" ведеться облік земельних ділянок, які є власністю певного підприємства. Орендовані земельні ділянки на субрахунку 101 не відображають. Облік їх ведеться поза балансом.

На субрахунку 102 "Капітальні витрати на поліпшення земель" ведеться облік капітальних вкладень у поліпшення земель (меліоративні, осушувальні, іригаційні та інші роботи).

На субрахунку 103 "Будинки та споруди" ведеться облік наявності та руху будинків, споруд, їх структурних компонентів та передавальних пристроїв, а також житлових будівель.

На субрахунках 104 "Машини та обладнання", 105 "Транспортні засоби", 106 "Інструменти, прилади та інвентар", 107 "Тварини", 108 "Багаторічні насадження" здійснюється облік відповідно машин та обладнання, транспортних засобів, інструментів, приладів та інвентарю, тварин та багаторічних насаджень, які не належать до сільськогосподарської діяльності.

На субрахунку 109 "Інші основні засоби" ведеться облік основних засобів, не включених до інших субрахунків рахунку 10 "Основні засоби".