28. Організація обліку запасів на складах.

Для аналітичного обліку використовують такі регістри:

1. Книга кількісно-сумового обліку (ф. З-6). Використовується для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні та відгодівлі та продуктів харчування) в кількісному і вартісному вираженні. Записи в них здійснюються на підставі Реєстрів приймання-здачі документів (звітів завскладом), первинних документів. Аналітичні рахунки відкриваються за встановленими номенклатурними номерами, тобто, за назвами, сортами запасів по їх кількості та вартості.

2. Оборотна відомість (ф. З-11). Використовується для перевірки правильності записів в обліку запасів в аналітичному та синтетичному обліку. Відкривається по кожному субрахунку.

3. Картки кількісно-сумового обліку (ф. З-7). Картки можуть вестись як альтернативний обліковий регістр аналітичного обліку. Їх будова аналогічна Книзі кількісно-сумового обліку з тією різницею, що кожна картка призначена для обліку одного найменування запасів. Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Описах карток кількісно-сумового обліку (ф. З-14). В централізованих бухгалтеріях Описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.

При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку Книги кількісно-сумового обліку (Картки кількісно-сумового обліку) можуть не застосовуватися.

4. Книга обліку тварин (ф. З-8). Використовується для аналітичного обліку тварин на вирощуванні та тварин на відгодівлі. В ній відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, та по видах тварин на відгодівлі. Тварини обліковуються за кількістю, живою вагою та вартістю за матеріально-відповідальними особами. Відкривається на рік.

5. Журнал реєстрації битого посуду ф. № З-10. Ведеться для списання битого посуду в установах, що мають в своєму складі кухні. Всі сторінки Журналу повинні бути пронумеровані, Журнал прошнурований і на останній сторінці підписом головного бухгалтера та печаткою установи завіряється кількість листів. Записи до нього здійснює на протязі місяця матеріально-відповідальна особа, яка вказує дату, назву предметів та кількість битого посуду (прописом). Члени постійно діючої комісії перевіряють факт наявності битого посуду та завіряють ці дані своїми підписами в журналі. Битий посуд вилучається та знищується. Щоквартально (або щомісячно) комісія за даними Журналу складає акт на списання битого посуду, який затверджується керівником установи.

При автоматизації обліку вирішення організації складського та бухгалтерського обліку досягається веденням машинної картотеки. Завдяки цьому ведеться по предметний облік та досягається тотожність даних складського і бухгалтерського обліку.

Основним узагальнюючим регістром синтетичного обліку є Журнал-Головна.

Надходження запасів записується до Головної книги на підставі меморіальних ордерів:

- № 4 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними дебіторами ф. № 408);

- № 6 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними кредиторами ф. № 409);

- № 7 (Накопичувальна по розрахунках в порядку планових платежів ф. № 410);

- № 8 (Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами ф. № 386);

- № 11 (Зведення накопичувальних відомостей по надходженню продуктів харчування, ф. № 398 - бюджет).

Для узагальнення інформації по вибуттю та переміщенню запасів в бухгалтерії на підставі первинних документів складають:

• Меморіальний ордер № 10 (Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф. № 439 - бюджет);

• Меморіальний ордер № 11 (Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. № 396 - бюджет);

• Меморіальний ордер №12 (Накопичувальна відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № 411 - бюджет);

• Меморіальний ордер № 13 (Накопичувальна відомість витрачання матеріалів ф. № 396 - бюджет) . Записи в них кореспондують з кредиту рахунків обліку запасів в дебет різних рахунків.