28. Построение графика документооборота.

При автоматизированной обработке учетно-аналитической информации данные из первичного документа являются основным источником формирования внутримашинной информационной базы. Для эффективной организации системы автоматизированного бухгалтерского учета необходима разработка документооборота.

Документооборот – это движение документов от момента их создания, последующей обработки и использования до сдачи в архив на хранение.

При проектировании документооборота необходимо предусмотреть минимальное количество стадий прохождения документа, максимальное использование информации на каждой стадии движения, разработать графики документооборота по разделам учета.

Начальной стадией документооборота является составление документа. При его автоматизированном составлении бухгалтеру необходимо выбрать соответствующую форму документа и внести дату, наименование аналитического объекта (основные средства, материалы, продукты питания, сотрудники, поставщики, заказчики и т. п.), количественное измерение операции (если товарно-материальные ценности) и сумму. Все остальные реквизиты сформируются автоматически.

Следующая стадия – текущий контроль. Бухгалтер должен на экране монитора просмотреть документ и при отсутствии ошибок сохранить и распечатать его. Далее документ на бумажном носителе подписывается ответственными лицами.

При ручной форме ведения учета бухгалтер еще выполняет таксировку (определение суммы хозяйственной операции, если указаны только натуральные измерители), группировку документов по определенным признакам, а затем составляет бухгалтерские проводки. При автоматизированной форме учета после сохранения документа происходит автоматическое формирование бухгалтерских проводок по хозяйственной операции.

Когда бухгалтер получает внешние первичные документы (от поставщиков и подрядчиков), они подвергаются проверке:

– устанавливается правильность заполнения реквизитов документа, подлинность подписей лиц, составивших документ;

– определяется точность арифметических вычислений;

– устанавливается законность и целесообразность хозяйственной операции.

После этого бухгалтер обрабатывает данный документ, т.е. вводит первичные данные в систему.

На основании введенных данных первичного учета в системе выполняются их автоматическая обработка, сортировка, группировка, необходимые вычисления и расчет итогов.

Затем бухгалтер производит формирование и печать регистров синтетического и аналитического учета.