2. 10 Методические указания по выполнению практического задания

Практическое задание к государственному экзамену предусматривает анализ предложенного документа и определение ошибок в его составлении и оформлении.

Для его успешного выполнения необходимо использовать теоретические знания и практические навыки, полученные при изучении таких дисциплин, как «Документоведение», «Документная лингвистика», «Компьютерные информационные технологии в ДОУ» и др.

Анализ документа рекомендуется проводить по следующей схеме:

• определить вид бланка (по функциональному назначению и структуре) и правильность его использования для создания предложенного документа;

• проверить наличие всех необходимых реквизитов бланка;

• выявить избыточные реквизиты (не предусмотренные при создании рассматриваемого документа, например, справочные данные об организации на бланке внутреннего документа);

• рассмотреть бланк документа с точки зрения правильности расположения на нем реквизитов относительно друг друга;

• оценить правильность оформления реквизитов. Наиболее распространенными ошибками являются: отступления от правил оформления реквизита «Наименование организации», не соответствующее ГОСТ написание даты, отсутствие (или неоправданное присутствие) реквизита «Место составления или издания документа», в служебных письмах – ошибки в оформлении адресата. Также необходимо обратить внимание на правильность оформления реквизита «Подпись», виз согласования и других делопроизводственных отметок;

• проанализировать текст документа, обратив внимание на его структуру (соответствие ее виду предложенного документа), соблюдение правил официально-делового стиля, использование стандартных языковых формул. При анализе текста необходимо иметь в виду правила формулирования и оформления заголовка к тексту, степень его соответствия целям создания документа, а также присутствие (если это необходимо) отметки о наличии приложения;

• в заключение дается оценка документа с точки зрения правильности технического оформления – знаков препинания, пробелов, межстрочных интервалов, прописных букв и т.д.

Все обнаруженные ошибки необходимо отметить в тексте документа, а в листе ответа расшифровать каждую из них. При этом следует учесть, что этот вид работы требует четкости и однозначности формулировок, поэтому при выполнении практического задания рекомендуется не устная импровизация, а подробная письменная фиксация всех найденных ошибок по схеме: «предложенный ошибочный вариант – правильный вариант» с необходимыми пояснениями.