9.2. Порядок составления и представления бухгалтерской отчетности. Подготовительные работы перед ее составлением

Промежуточная и годовая бухгалтерская отчетность составляется по данным текущего бухгалтерского учета. Для обеспечения своевременного и качественного составления ее разрабатывается сводный график работ всех подразделений бухгалтерии с указанием сроков выполнения работ и ответственных лиц. При журнально-ордерной форме учета в установленные графиком сроки подсчитываются итоги в журналах-ордерах и ведомостях, при необходимости суммы из одних регистров записываются в другие и осуществляют взаимную сверку итогов регистров, имеющих взаимосвязь по корреспондирующим счетам.

По окончании отчетного периода, после заполнения всех журналов-ордеров и ведомостей, дальнейшая подготовка к составлению отчетности включает выполнение следующих работ:

- при использовании листков-расшифровок их итоги за месяц записываются в соответствующие журналы-ордера и ведомости с отметками об этом в листках-расшифровках и учетных регистрах;

- сверяются итоги различных регистров, имеющих взаимосвязь по корреспондирующим счетам;

- подсчитываются итоги оборотов по кредиту счетов в журналах-ордерах. При наличии в журналах-ордерах аналитических данных по счетам подсчитываются их итоги, определяются остатки на начало следующего месяца и производится сверка данных синтетического и аналитического учета;

- производятся записи (из журналов-ордеров в Главную книгу) суммы общего оборота по кредиту каждого счета и суммы оборота по дебету счета в разрезе корреспондирующих счетов и итога дебетового оборота. По каждому счету определяются остатки на первое число следующего месяца.

Записи в Главной книге оборотов по счетам сопровождаются отметками в журналах-ордерах о том, что в Главной книге сумма оборотов по каждому счету отражена с указанием даты и подписей исполнителя и главного бухгалтера.

После определения в Главной книге сальдо по счетам на первое число следующего месяца их сверяют с данными аналитического учета и на основании данных синтетического и аналитического учета составляют бухгалтерский баланс и другие формы отчетности.

При автоматизированной обработке учетных данных обобщение информации о фактах хозяйственной деятельности на синтетических счетах в разрезе объектов аналитического учета выполняется за каждый месяц. Формирование исходной информации, отражаемой на разных счетах бухгалтерского учета, осуществляется не одновременно. При этом обработка учетных данных по одним счетам зависит от времени их обработки и закрытия других счетов бухгалтерского учета. Полученная в результате обработки учетная информация по синтетическим счетам и объектам аналитического учета отражается в ведомостях, разрабатываемых по каждому счету. В зависимости от структуры объектов аналитического учета форма ведомостей имеет несколько видов. Обороты в ведомостях отражаются по дебету и по кредиту каждого синтетического счета в разрезе корреспондирующих счетов.

Кроме ведомостей по отдельным счетам составляются также оборотные ведомости по синтетическим счетам и субсчетам, отражающие начальные и конечные остатки и обороты по субсчетам и синтетическим счетам, и оборотная ведомость — Главная книга, являющаяся регистром синтетического учета и отражающая суммы входящего и исходящего сальдо и обороты по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов.

В результате указанной обработки учетной информации получаются все необходимые данные для составления бухгалтерской отчетности. Для заполнения соответствующих форм отчетности в регламентно-запросном режиме составляется ведомость, в которой указываются наименование формы, отчетный период, наименование и код строки, графы и итоги по графострокам или в специальной компьютерной программе, где не только формируется информация для заполнения форм отчетности, но и печатаются готовые формы отчетов, которые после проверки подписываются в установленном порядке.

Составленная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим органам. Она представляется собственникам (учредителям, участникам или органам, уполномоченным управлять государственным имуществом), государственной налоговой инспекции; органам государственной статистики; другим государственным органам, на которые в соответствии с законодательством возложена проверка отдельных сторон деятельности организации и получение соответствующей отчетности (к ним, в частности, относятся финансовые органы).

Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется ее пользователям на бумажных носителях, а при наличии технических возможностей и с согласия ее пользователей она может представляться в соответствии с законодательством и в электронном виде.

Организация представляет отчетность в строго установленные строки. Формы промежуточной отчетности представляются в течение 30 дней по окончании квартала, а годовой отчетности — в течение 90 дней по окончании года (но не ранее 60 дней по окончании года). Конкретная дата представления отчетности устанавливается учредителями (участниками) организации или общим собранием. Годовая отчетность до ее представления в установленные адреса рассматривается и утверждается в порядке, устанавливаемом учредительными документами.

Все органы, получающие отчетность организации, проверяют ее. Проверка заключается, прежде всего, в установлении полноты представленных отчетных данных (наличие всех установленных форм, полнота и правильность их заполнения и оформления).

Взаимоувязка показателей отчетности после ее составления проверяется и самими бухгалтерами для выявления допущенных ошибок. Выявленные при проверке отчетности ошибки исправляются во всех экземплярах отчетности. Исправления отчетных данных как текущего, так и прошлого года (после их утверждения) производятся в отчетности, составляемой за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных. В таком же порядке вносятся исправления отчетных данных, если не установлен период совершения искажений их, а также при выявлении искажений отчетных данных в ходе проверок и инвентаризаций, проводимых самой организацией и контролирующими органами.

В случаях выявления неправильного отражения на счетах доходов и расходов, что привело к неправильному выявлению финансовых результатов, исправления производятся записями по соответствующим счетам, по которым допущены искажения. При неправильном определении финансовых результатов за прошлый отчетный период, помимо указанных исправлений в периоде, когда была обнаружена ошибка, составляется также уточненная декларация по налогу на прибыль, и в отчете о прибылях и убытках (форма № 2) отдельной строкой после показателя текущего налога на прибыль указывается сумма его корректива в связи с внесенными исправлениями.

В формах отчетности не допускаются никакие подчистки и помарки. В случаях исправления ошибок делаются соответствующие оговорки, которые подтверждают лица, подписавшие формы отчетности, с указанием даты исправления.

Составлению бухгалтерской отчетности, особенно годовой, предшествует большая подготовительная работа, имеющая целью обеспечить своевременное и качественное ее составление, т.е. соблюдение требования достоверности и других требований, предъявляемых к системе отчетных показателей. Характер этой работы определяется тем, что отчетность должна составляться на основе тщательно выверенных бухгалтерских записей, которые подтверждаются соответствующими оправдательными документами или приравненными к ним техническими носителями информации.

Важнейшим подготовительным мероприятием перед составлением отчетности является инвентаризация всех видов имущества и финансовых обязательств, которая является обязательной перед составлением годового отчета и основным условием обеспечения реальности его данных. В результате ее проведения учетные данные, зафиксированные в бухгалтерских регистрах, приводятся в соответствие с фактическим наличием имущества и финансовых обязательств.