7.2. Техника заполнения учетных регистров. Способы исправления ошибок, выявленных при проверке

Фиксация фактов хозяйственной деятельности в учетных регистрах называется разноской. Она проводится на основе контировки документов (указания корреспондирующих счетов).

В зависимости от вида и назначения учетного регистра используется и разная техника его заполнения — линейная и шахматная.

При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается на той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета. Линейная запись делается при расчетах с поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В этих регистрах, как правило, совмещаются аналитический и синтетический учет.

Шахматная запись осуществляется в один рабочий прием — делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Сумма, проставленная один раз в одной графе, оказывается в дебете и кредите соответствующих синтетических счетов. Регистры с шахматной формой записи характерны для журнально-ордерной формы учета. Применение таких записей значительно сокращает учетную регистрацию. Учет становится более наглядным благодаря тому, что представлены корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции. В настоящее время шахматный принцип записи наиболее распространен.

По окончании месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги записей всех операций. Затем сверяются результаты записей в синтетических и аналитических учетных регистрах. Для этого могут составляться оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам. В комплексных регистрах совпадение итогов обеспечивается автоматически, так как одни и те же суммы операций записываются по аналитическим позициям и путем их постепенного суммирования и накапливания получают итоговую запись по синтетическому счету. При необходимости в регистрах выводится сальдо на 1-е число следующего месяца. В новом отчетном году учетные регистры открываются на основе данных бухгалтерского баланса на 1 января текущего года.

Правильность отражения фактов хозяйственной деятельности в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

В процессе учетной регистрации иногда встречаются ошибки, которые необходимо исправить. Для их нахождения применяют способы выборочной или сплошной проверки записей. Ошибки в записях бывают разные: неправильно записанный текст или сумма, допущены ошибки в подсчете натуральных или стоимостных итогов, неправильно указаны корреспондирующие счета, записи сделаны не в те учетные регистры, и другие ошибки. Исправление ошибки в учетном регистре должно быть обосновано и подтверждено подписью и расшифровкой подписи лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Все обнаруженные ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.

В зависимости от характера ошибок и времени их выявления применяются разные способы исправления: корректурный, «красное сторно» (сторнировочные записи), дополнительные записи.

При корректурном способе неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а рядом записывают правильный текст или сумму. Ставят подпись с расшифровкой и дату. Необходимо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Исправления в документах, оформляющих денежные операции (кассовых ордерах, чеках, платежных поручениях), хотя бы и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене. Способом корректуры исправляют арифметические ошибки, описки, записи операций не в тот учетный регистр в момент их совершения и до составления бухгалтерского баланса.

Корректурным способом нецелесообразно пользоваться для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги, т.к. пришлось бы сделать исправление нескольких сумм. Корректурный способ не применяется также в случаях, когда необходимо исправить указанную корреспонденцию счетов (вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета указан другой). Такие ошибки обнаруживаются иногда после выведения итогов в Главной книге и составления бухгалтерского баланса. Их исправляют способом «красное сторно».

Его сущность заключается в том, что исправительная запись делается в учетном регистре красным цветом или в рамке. При подсчетах суммы, записанные красным, вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная запись) уничтожает ранее составленную ошибочную запись. Одновременно должна быть внесена правильная запись обычным цветом. Тем самым ошибочные записи (в основном неправильной корреспонденции счетов) способом «красное сторно» исправляются в два приема.

Пример. Сдана на расчетный счет депонированная заработная плата в сумме 25 000 руб.

Правильная запись имеет вид:

Д-т сч. 51 «Расчетный счет»

К-т сч.50 «Касса» - 25 000 руб.

Бухгалтер ошибочно оформил данную операцию проводкой:

1) Д-т сч. 51 «Расчетный счет»

К-т сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - 25 000 руб.

Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки, из которых в первой повторяется красными чернилами неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие записи красными чернилами, условно взяты в рамки):

2) Д-т сч. 51 «Расчетный счет»

К-т сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - 25 000 руб.

а во второй обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:

3) Д-т сч. 51 «Расчетный счет»

К-т сч.50 «Касса» - 25 000 руб.

Способ «красное сторно» используется также в случаях, когда ошибка заключается в преувеличении суммы. Тогда делается сторнировочная запись на разницу между ошибочно записанной и правильной суммой, т.е. на сумму преувеличения.

Пример. Из кассы организации выдано в подотчет 6 000 руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 6 500 руб. В качестве оправдательного документа составляется справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 6 500 руб. в бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:

1) Отражена проводка с ошибочной суммой

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т сч.50 «Касса» - 6 500 руб.

2) На сумму превышения произведена запись

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т сч.50 «Касса» -  500 руб.

При подсчете итогов сумма записанная «красным» вычитается. Запись красным используется не только для исправления (сторнирования) ошибок, но и в случаях, когда применяется условная оценка фактов хозяйственной деятельности

Дополнительную запись делают в случае, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей, чем следовало. На разницу в сумме составляют дополнительную запись с той же корреспонденцией счетов. Дополнительная запись широко применяется в бухгалтерском учете. Кроме случая исправления ошибок, ее используют и в случаях, когда плановые показатели необходимо довести до фактической величины. Например, если фактический расход материальных ценностей или фактическая себестоимость выпущенных из производства готовых изделий выше их нормативных (плановых) величин, то сумму перерасхода относят на соответствующие счета способом дополнительной записи.

Пример. Отпущены на производство материалы на сумму 80 500 руб. Бухгалтер составил бухгалтерскую проводку при этом вместо 80 500 руб. записал – 80 000 руб.

1) Д-т сч. 20 «Основное производство»

К-т сч.10 «Материалы» - 80 000 руб.

Для исправления ошибки бухгалтер должен на недостающую сумму написать такую же бухгалтерскую проводку

2) Д-т сч. 20 «Основное производство»

К-т сч.10 «Материалы» - 500 руб.

При подсчете итогов эта сумма будет учтена.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации — государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.