ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АИС

Организационно-методическое обеспечение АИС представляет собой совокупность документов, определяющих организационную структуру системы автоматизации для выполнения конкретных автоматизируемых функций.

Основными задачами организационно-методического обеспечения АИС являются:

постановка задач по развитию АИС в связи с изменениями в законодательстве и условиями ее эксплуатации;

управление АИС с помощью средств, имеющихся в ее прикладной части;

организация создания регламентов и других нормативных документов по вопросам эксплуатации и развития АИС;

управление учетными данными пользователей АИС;

ведение базы данных зарегистрированных пользователей, консультирование зарегистрированных пользователей АИС.

В своей трудовой деятельности программисты Управления информационными технологиями ОАО «Гомельский ДСК» соблюдают определенные правила разработки, внедрения и сопровождения АИС, в соответствии со стандартом СТП ГДСК СМК 4.2.3-10-2010.

Настоящий стандарт организации устанавливает порядок разработки, оформления, согласования, утверждения, ввод в действие и сопровождение автоматизированных систем деятельности организации.

Требования настоящего стандарта обязательны для применения структурными подразделениями ОАО “Гомельский ДСК”, занимающимися разработкой и внедрением автоматизированных систем на предприятии.

Стандарт разработан с учётом требований СТБ ISO 9001.

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы:

ГОСТ 19.402-2000 Единая система программной документации. Описание программы. Требование к содержанию, оформлению и контролю качества

ГОСТ 34.003-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения

ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания

ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы

СТП ГДСК СМК 4.2.3-02-2004 Система менеджмента качества. Управление документацией. Порядок внесения изменений в программную документацию

СТП ГДСК СМК 4.2.3-11-2010 Система менеджмента качества. Управление документацией и данными. Описание постановки задачи

И 37.160.308-2001 Инструкция о порядке ведения учета и хранения данных на машинных носителях

Приказ № 2 План технического перевооружения, подписываемый генеральным директором ОАО «ГДСК»

Приказ №3 План создания и внедрения новой техники, подписываемый генеральным директором ОАО «ГДСК»

РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ НА СОЗДАНИЕ АИС КАДРОВОГО УЧЕТА

Общие сведения

Полное наименование системы и ее условное обозначение -Автоматизированная информационная система кадрового учета.

Условное обозначение - АИС «Кадры».

Наименование предприятий разработчика и заказчика. Заказчик - ОАО «Гомельский ДСК». Разработчик - БТЭУ потребительской кооперации.

Назначение - АИС «Кадры» предназначается для автоматизации ведения кадрового учета в организации, на основе порядка, принятого в организации для соответствующих бизнес-процессов учета.

Цель создания - требуется разработать автоматизированную информационную систему, с помощью которой в организации можно будет производить основную работу по учету труда. В процессе функционирования АИС должна обеспечить достижение следующих основных целей:

упрощение и ускорение процесса ведения кадрового учета;

снижение вероятности ошибок, увеличение точности и полноты ведения кадрового учёта;

снижение трудоемкости и сокращение времени обработки данных пользователями;

обеспечение учета специфики бизнес-процессов организации;

возможность оперативного получения достоверной текущей информации;

облегчение создания и ведения требуемой отчётности.

Характеристика объектов автоматизации. Объектами автоматизации являются бизнес-процессы учета кадров.

Требования к системе

Система должна обладать функциональной структурой, обеспечивающей ведение кадрового учета, управление персоналом, получение отчетной документации для внутреннего использования и в органы статической отчетности.

АИС, разрабатываемая по настоящему техническому заданию, создаётся на основе базового программного обеспечения (БПО), в качестве которого должна быть использована конфигурация 1С: Предприятие 7.7 сетевая версия.

Перечень основных функциональных возможностей, структура и поведение системы должны определяться соответствующими свойствами, заложенными в БПО. Указанные свойства детально изложены в книге «1С: Предприятие 7.7 Конфигурация.

Разработка предназначена для реализации бизнес-процессов кадрового учета, применяемых в организации.

Система должна обеспечивать сколь угодно длительное хранение накопленной информации. Удаление объектов данных, необходимость хранения которых исчерпана, должно осуществляться пользователем в соответствии с принятой учётной политикой.

Требования пользователей и заказчика:

к системе - охват основных входящих и исходящих документов, ведение штатного расписания, ведение нормативно-справочной информации, принцип баз данных: однократный ввод и многократное использование, соблюдение деловых правил предметной области, контроль действий со стороны программы;

к списку сотрудников - разделить работающих и уволенных, разделить основные сведения о сотрудниках и кадровые данные, отбор сотрудников по реквизиту;

к документам - журналы документов, отбор документов за период, по типу, сортировка документов по дате, авторство документов, возможность отмены действий (документов), сквозная нумерация кадровых документов;

к отчетам - средство формирования отчетов произвольной структуры по сотрудникам, средство формирования отчетов произвольной структуры по документам.

Справочники: «Сотрудники», «Подразделения», «Должности», «Кадровые данные», «Военкоматы», «Календарь», «Образование», «Отпуска», «Страны», «Табель», «Табель дни», «График отпусков» и «Учебные заведения».

Справочник «Сотрудники».

Форма списка должна содержать таблицу с полями «ФИО», «ТН», «Категория», «Разряд», «Подразделение», «Должность», «Дата приема» и «Дата увольнения». Вверху таблицы должна быть наиболее часто используемая информация из кадровых данных, а также кнопки для быстрого предоставления информации по табельному учету, отпускам, больничным, образовании, составе семьи и наличии всех приказов. Должна быть система фильтрации с пометками.

Обеспечить заполнение сведений справочника данными выбранной штатной единицы.

Справочник «Подразделения».

Форма списка должна содержать поля «Наименование», «Начальник», «Номер».

Справочник «Должности».

Форма списка должна содержать поля «Наименование», «Вредность» и «Вид должности».

Справочник «Кадровые данные».

Форма списка должна содержать поля соответствующие карточки работника (Приложение В).

Справочник «Военкоматы».

Форма списка должна содержать поля «Наименование», «Адрес», «Телефон».

Справочник «Календарь».

Форма списка должна содержать поля «Наименование дня» и «Дата».

Справочник «Образование».

Форма списка должна содержать поля «Учебное заведение», «Вид образования», «Дата окончания», «Специальность», «Факультет», «Номер диплома».

Справочник «Отпуска».

Форма списка должна содержать поля «Дата начала», «Дата окончания», «Дата документа» и «Вид отпуска».

Справочник «Страны».

Форма списка должна содержать поля «Название страны», «Название населенного пункта», «Адрес».

Справочник «Табель».

Форма списка должна содержать поля соответствующие табелю учета рабочего времени.

Справочник «Табель дни».

Форма списка должна содержать поля «Вид ТД», «Количество часов», «Расшифровка вида ТД», «Индекс перекрытия».

Справочник «График отпусков».

Форма списка должна содержать поле «Дата».

Справочник «Учебные заведения».

Форма списка должна содержать поля «Наименование», «Населенный пункт», «КодО».

Документы: «Приказ приема», «Приказ увольнения», «Приказ перевода», «Приказ на вахту», «Приказ на выходной» и «Больничный лист».

Документ «Приказ приема».

Форма должна содержать поля «Дата приема», «Дата документа», «Номер приказа приема», «ФИО», «ТН», «Категория», «Подразделение», «Должность», «Разряд» и «Условия оплаты». На основе документа должна создаваться запись в справочнике «Сотрудники» в группе «Работающие».

Документ «Приказ увольнения».

Форма должна содержать поля «Дата приказа», «Дата документа», «Номер приказа увольнения», «Причина увольнения» и «Сотрудник». На основе документа должна перемещаться запись в справочнике «Сотрудники» из группы «Работающие» в группу «Уволенные».

Документ «Приказ перевода».

Форма должна содержать такие же поля, как и в документе «Приказ приема». Реализовать функцию отбора необходимых полей для перевода и отображение старой информации. На основе документа должна редактироваться запись в справочнике «Сотрудники».

Документ «Приказ на вахту».

Форма должна содержать поля «Дата начала», «Дата окончания», «Номер приказа», «Вид вахты», «Вид дня пути», «Прописка», «Регистрация» и «Ходатайство». В форме должна быть таблица со списком сотрудников.

Документ «Приказ на выходной».

Форма должна содержать поля «Дата приказа» и «Тип дня». В форме должна быть таблица со списком сотрудников.

Документ «Больничный лист».

Форма должна содержать поля «Дата начала», «Дата окончания», «Сотрудник», «Код болезни», «Номер больничного», «Статус больничного», «Начальный больничный».

Формирование отчетной документации

Отчет «Списки универсальные».

Возможность формирования необходимого количества колонок с информацией по сотрудникам, сортировки, группировки, выбор отдельных подразделений, должностей, категорий, отдельных полей на заданную дату.

Отчет «Печать табеля».

Разработать отчет по табельному учету рабочего времени с возможностью группировки, сортировки подразделений, категорий сотрудников, табельных номеров.

Отчет «Среднесписочная численность работников»

Разработать отчет, согласно «Указаний по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду», утвержденных Постановлением министерства статистики и анализа Республики Беларусь» от 29.07.2008г.№ 92.

Отчет «Движение рабочей силы».

Разработать отчет, в котором производится отбор принятых, уволенных сотрудников за период с сортировкой по подразделениям и по ФИО. Реализовать возможность выбора конкретной должности и подразделения.

Отчет «Военнообязанные».

Разработать отчет, в котором производится отбор военнообязанных сотрудников за период по конкретному военкомату с сортировкой по принятым, уволенным и сотрудникам, у которых произошли изменения в кадровых данных.

Требования к техническому обеспечению. Для правильного отображения экранных форм для монитора должно быть установлено разрешение не менее 800х600.

Проектирование информационного обеспечения АИС «Кадры»

Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 3.1 и рисунок 3.2).

Рисунок 3.1 - Исходящие документы

Рисунок 3.2 - Входящие документы

Движение документов в организации

Отдел кадров - бухгалтерия. Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:

приказы о приеме на работу;

приказы о кадровом перемещении;

приказы об увольнении;

приказы по отпуску;

больничные листы.

В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.

Отдел кадров - Пенсионный фонд. Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

Анкета застрахованного лица;

Заявление об обмене Страхового свидетельства;

Заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;

Листок исправлений;

Запрос об уточнении сведений;

Справка о смерти;

Опись документов, передаваемых работодателем;

Сопроводительная ведомость;

Справка о соответствии;

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.

Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".

Отдел кадров - руководство. Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые "любимые" отчеты руководства.

Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:

индивидуальные сведения по сотруднику;

списки сотрудников;

события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и др.);

штатное расписание.

Отдел кадров -- органы статистики. С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как "Принятые/Уволенные", "Отчет по среднесписочной численности" и т.д.

Прием на работу, кадровое перемещение и увольнение сотрудника осуществляется на основании его заявления начальнику либо директору организации.