Автоматизация управленческого учёта

Автоматизация управленческого учёта позволяет:

- повысить качество управленческих решений, принимаемых менеджерами на основе достоверной информации;

- сократить время, необходимое для выработки наилучшего решения;

- ускорить подготовку отчётных документов и повысить их достоверность;

- сократить число рутинных и сложных операций, выполняемых техническим персоналом.

Результатом работы автоматизированной системы управленческого учёта могут быть бюджеты по центрам финансовой ответственности (ЦФО), внутренние отчёты и результаты план-фактного анализа. При этом формируются следующие отчёты и показатели:

- управленческий баланс и ликвидный баланс, характеризующий стоимость предприятия;

- отчёт о продажах;

- отчёт о прибылях и убытках;

- отчёт о движении денежных средств;

- показатели затрат с разделением на переменные и постоянные, сгруппированные по экономическим элементам и калькуляционным статьям затрат, по местам возникновения и носителям затрат, по объектам калькулирования и другим классификационным признакам;

- показатели финансовых результатов по центрам ответственности;

- показатели финансовых результатов по товарным группам;

- показатели финансовых результатов работы менеджеров.

Система автоматизации управленческого учёта на предприятии должна отвечать следующим критериям [30, с. 414-415]:

- соответствию функциональных возможностей системы требованиям лиц, принимающих решения на предприятии;

- возможности осуществления контроля исполнения принятых управленческих решений;

- совместимости программного обеспечения данной системы с базовым программным обеспечением предприятия;

- соответствию затрат на создание, развертывание и эксплуатацию системы финансовым возможностям предприятия;

- возможности модификации и настройки системы силами специалистов предприятия;

- возможности интегрирования данной системы с бухгалтерской и базовой автоматизированными системами предприятия для получения из них информации обо всех текущих хозяйственных операциях без необходимости двойного ввода данных;

- безопасности и надёжности информационного пространства;

- наличию удобного и понятного интерфейса;

- возможности масштабирования системы при росте объёмов обрабатываемой информации и увеличения числа её пользователей.

Автоматизация управленческого учёта предъявляет дополнительные требования к персоналу, осуществляющему управленческие функции. Внедрение приобретаемой, а не созданной на заказ автоматизированной системы учёта может потребовать существенных организационных усилий по обучению персонала и даже реорганизации структурных подразделений предприятия. Принимая решения о создании автоматизированной системы управленческого учёта, нужно понимать, что на начальном этапе выгоды от автоматизации не всегда очевидны. В конечном же счёте это приводит к существенному повышению качества принимаемых управленческих решений и росту финансовых результатов предприятия.

Наиболее эффективна такая автоматизация, при которой программные компоненты, выполняющие аналитические функции в рамках управленческого учёта, являются подсистемой общей автоматизированной системы управления предприятием. Иначе говоря, наиболее эффективна комплексная информационная система, охватывающая все процессы и аспекты жизненного цикла предприятия. Эффект комплексной автоматизации достигается за счёт использования единой программной платформы, единой системы хранения данных и доступа к ним. Информация во всех подсистемах может использоваться совместно и не нуждается в дополнительном вводе вручную, а также в дополнительных проверках на аутентичность. К сожалению, наиболее распространенные типы таких ERP-систем (Enterprise Resource Planning) весьма дороги. Некоторые предприятия разрабатывают подобные комплексные системы самостоятельно, но это долгий и трудоёмкий процесс, требующий больших расходов.

Существуют разные методы автоматизации учёта. Один из возможных методов состоит в трансформации готовой бухгалтерской отчётности. Процесс трансформации включает в себя устранение влияния инфляции, уточнение стоимости основных средств, материальных запасов, задолженности и других статей баланса.

При использовании этого метода операция преобразования информации совершается после ввода данных в бухгалтерскую подсистему. Трансформация выполняется дискретно, в заданное время. Конечная структура данных управленческого учёта, полученная в результате преобразования, зависит от программных продуктов, используемых в дальнейшем для анализа этих данных. Основное достоинство данного метода - небольшая трудоёмкость – при условии, что все хозяйственные операции документально отражены в бухгалтерии.

Второй метод автоматически трансформирует информацию в момент её ввода и отражения в бухгалтерских проводках. Он позволяет осуществить в одной базе данных две схемы, содержащие информацию бухгалтерской и управленческой подсистем. Для этого используется специальная настройка бухгалтерской базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по бухгалтерскому плану счетов, выполнить параллельную проводку по плану счетов управленческого учёта.

Оба рассмотренных метода разумно применять на малых и средних предприятиях при небольших объёмах информации. Это связано с тем, что программные продукты, выполняющие преобразование информации, трудно сделать универсальными. Их приходится либо разрабатывать для каждого предприятия отдельно, либо подвергать сложной настройке. Затраты на разработку или настройку программных продуктов возрастают вместе с размером предприятия и сложностью его структуры.

Во всех автоматизированных системах очень важны способ хранения информации и методы доступа к ней. Ещё один (третий) метод автоматизации учёта предусматривает использование единой базы данных, в которую заносится информация из всех подсистем. Такая интегрированная система генерирует финансовую, налоговую, управленческую и оперативную отчётность. Однако для внедрения и обслуживания подобных систем требуются специалисты высокой квалификации, поэтому такие системы обходятся весьма дорого.

Основной недостаток интегрированных систем, как и первых двух уже рассмотренных, состоит в том, что они хорошо работают при небольших объёмах информации. Следовательно, область их применения – средние по размеру предприятия.

При очень больших объёмах информации и аналитических операций для каждой подсистемы создают свою базу данных на отдельном сервере. Для выполнения анализа также создают отдельную базу данных со своей структурой, которая называется «хранилищем данных». Данные во всех базах и хранилище автоматически согласовываются через определенные промежутки времени с помощью специального механизма, называемого репликацией данных. Такой подход характерен для крупных предприятий, где информационные потоки и объёмы хранящихся данных весьма велики, а их анализ играет большую роль для выработки правильных управленческих решений. Основной недостаток такого подхода – большие затраты на его реализацию и эксплуатацию.

Для каждого из рассмотренных подходов к автоматизации управленческого учёта на рынке предлагается соответствующее программное обеспечение. Так, для трансформации отчётности многие предприятия успешно используют продукт Audit Expert.

Для ведения учёта в единой базе данных существует множество программных комплексов различной мощности и стоимости. Как правило, это сложные и дорогие корпоративные информационные системы, поддерживающие стандарты MRP/ERP, каждая из которых требует отдельного подробного описания.

В основе ERP-систем лежит принцип создания интегрированного банка данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого числа сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями.

Наиболее мощными универсальными ERP-системами, широко распространенными в мире, являются Oracle E-Business Suite, SAP/R3 и Baan. Однако такие продукты, как Oracle E-Business Suite и SAP/R3, для настройки на конкретное предприятие требуют больших усилий группы высококвалифицированных специалистов, да и сами они очень дороги. Велики также расходы на эксплуатацию таких систем. Универсальную систему можно настроить практически под любые требования, однако такая настройка представляет собой сложную задачу.

Среди других более или менее универсальных программных продуктов можно выделить отечественные и зарубежные системы среднего класса. Зарубежные системы - это Microsoft Dynamics AX, Exact, Platinum, Hansa Solutions, Scala, Accpac, SunSystems. Отечественные системы – БЭСТ, «1С: Предприятие».

В качестве программ непосредственно для управленческого учёта можно использовать небольшие зарубежные комплексы, например, MYOB Accounting, BS/1, Sage, либо специально настроенные «1С: Предприятие», «Инфо-Бухгалтер» или Access.

Внедрение новых программных продуктов зачастую вызывает сопротивление сотрудников, которое может стать серьёзным препятствием на пути получения эффективных результатов. Руководители предприятия в таких случаях должны:

- наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями;

- подкреплять решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов;

- оказывать максимальную поддержку рабочей группе;

- вести разъяснительную работу с персоналом предприятия.

На отдельных этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения своих обычных обязанностей им нужно осваивать новые технологии. В таких случаях нужны организационные меры по сокращению переходного периода и усилению мотивации сотрудников к освоению автоматизированных информационных систем.