2.2. Класифікація документів за інформаційною складовою

Поняття «класифікація» використовується найчастіше одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як сукупність і як отримана в результаті схема.

Для розмежування процесу класифікації та його результату пропонується використовувати два терміни: «класифікування» і «класифікація».

Класифікування документів – процес упорядкування або розподілу документів за класами (розрядами).

Класифікація (лат. classik – розряд, група) документів – це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті.

Основні ознаки класифікації за інформаційною складовою документа – зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; призначення для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, ступінь поширення інформації; спосіб запису інформації тощо [ 5, с.142-143 ].

Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації. Інформація, що міститься в документі, фіксується шляхом різноманітних знаків. Знаковість – обов'язкова властивість документа, тому що не лише в закодованій знаками формі можливо передати інформацію від реципієнта до комуніканта. За цією ознакою розрізняють текстові, іконічні, ідеографічні, звукові, матричні, цифрові та комплексні документи.

Класифікація документів за виміром запису інформації. За цією ознакою умовно розрізняють одно-, двох- і тривимірні документи (перфострічка, службовий лист, глобус).

Класифікація документів за призначеністю для сприйняття інформації. За цією ознакою розрізняють документи, що читаються людиною, й ті, що читаються за допомогою технічних засобів (за допомогою магнітофону, телевізора, електронно-обчислювальної техніки, стільникового телефону тощо).

Класифікація документів за каналом сприйняття інформації. Інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття. За цією ознакою розрізняють такі види документів: візуальні, тактильні, аудіальні, аудіовізуальні.

Класифікація документів за ступенем розповсюдженості інформації. За ступенем розповсюдженості інформації документи діляться на: опубліковані, неопубліковані та електронні.

Класифікація документів за рівнем обробки часом. У даній класифікації виділяють первинні й вторинні документи.

Класифікація документів за змістом. Критеріями поділу тут виступають зміст, галузь знань, тема, предмет та проблема. Сюди відноситься десяткова класифікація Мелвіля Дьюі (ДКД), універсальна десяткова класифікація (УДК), бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК) та єдина класифікація літератури.

Класифікація документів за характером соціальної інформації. Тут розрізняють такі види документів: масові, спеціальні та особисті [ 16, с.174 ].

При цьому одна частина документів відноситься до сфери регулювання життєдіяльності особистості, суспільства і держави (документація офіційного походження). Друга – відображає духовне життя суспільства (документи, що виникають в особистому житті та творчості – літературні твори, мемуари, листи, щоденники, записні книжки тощо).

Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.