3.1. Загальна характеристика основних методів та засобів докуметування

Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії.

Правила документування встановлюються нормативними актами або виробляються традицією. Наприклад, ДСТУ 2732: 2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» подає визначення документування управлінської інформації як «створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація» [ 3, 27 ].

До документування відносяться дії, пов'язані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства:

• змістового (соціальна інформація);

• знакового (семіотична інформація);

• матеріально-конструктивного (технологічного).

Процес документування здійснюється різноманітними методами та способами, які визначають специфіку знакової системи запису інформації на носії. Саме способи, засоби та інструменти створення документа в своїй сукупності є основою видового різноманіття документів. Отже, документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксації інформації на матеріальному носієві.

Документування може здійснюватися природною мовою (рукопис, машинопис, телеграма, телефонограма, факсограма, машинограма) або на штучних мовах з використанням відповідних носіїв (магнітні стрічки, диски, лазерні диски, дискети й ін.). На сьогоднішній день в управлінській практиці переважним способом документування є машинописний або комп'ютерний друк. Однак ряд документів, таких, наприклад, як заяви, пояснювальні записки, створюється звичайно рукописним способом. При документуванні природньою мовою створюються текстові документи. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях.

Метод документування – це прийом або сукупність прийомів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів, мов, знакові системи і т.д.).

Спосіб документування – це дія або сукупність дій, застосовуваних при записі інформації на матеріальному носії (висікання, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, механічний, ручний і інші способи документування).

Засоби документування – знаряддя, використовувані людиною для створення документів: прості засоби (ручки, олівці), механічні й електромеханічні (друкарські машинки, магнітофони, фоно-, кіно- й відеотехніка), засоби автоматизації (комп'ютерна техніка). Залежно від використовуваних засобів документації розрізняють способи документування (кіно-, фото-, фонодокументування, електронне й текстове документування) [13, с.182].

Найважливішими властивостями документованої інформації виступають: релевантність, повнота, корисність, своєчасність, вірогідність, новизна, доступність, захищеність, цінність, ергономічність. У процесі передачі документованої інформації мають місце затримки, які приводять до її старіння, а, отже, до зниження цінності. Найчастіше затримки ці відбуваються в «накопичувачах» (архівах, запам'ятовувальних пристроях ЕОМ), а також в «каналах зв'язку» (радіоканалах, поштових відомствах).

Технічний і текстові способи документування є найдавнішими.

Писемність є засобом для текстового способу. Вона з’являється тоді, коли виникає потреба передавати інформацію через час і простір.

Піктографічне письмо (рисункове письмо) – перший етап еволюції писемності, перший спосіб вираження почуттів, але малюнок можна лише трактувати, дослівно його прочитати неможливо.

Писемність виникла у VIII тисячолітті до н.е. Вона слугувала для передачі соціального досвіду нащадкам, але життєве сприйняття слідуючого покоління змінюється та утруднює прочитання. Логограма або ієрогліфи – передача інформації за допомогою схем. Складове письмо (шумерське) – письмо за засобами символів, але символ позначає не слово, а склад.

Греки, винайшовши літеро-звукове письмо (грецький алфавіт), рочленовували слово на літери, літери на звуки. Звукове письмо слугувало основою стенографії – запису інформації за засобами значків. Знак позначає не слово, не літеру, а цілі фрази та стійкі словосполучення.

На початку нашої ери існували два основних алфавіта – грецький і латинський. З V століття з’являється протокирилиця (відрізняється від грецького алфавіту лише тим, що відсутня частина букв.)

На базі цього алфавіту у IX столітті з’являються два алфавіти – глаголиця та кирилиця. Глаголиця стала називатися вяззю і використовуватися як парадне письмо для написання дорогих книг. До середини XIX сторіччя писемність була рукописною, потім з’являються перші машинописні прилади (машини) [ 10, с.25 ].

В давнину існував лише один технічний спосіб документування – малюнок. Малювали на будь-яких спорудах. Малюнки містять в собі техічну інформацію, вміщують свідчення про технічні знання. Технічний малюнок виникає, коли виникає патріархальне господарство, воно з’єднане з характером виробництва, коли потребуються більш точні засоби реалізації інформації. Коли людина починає робити щось сама, виникає технічна інформація.

З виникненням диференціації сільського господарства, виникають нові методи документування. З’являються перші наукові писання, метеозаписи, перші земельні плани. Ремісництво потребує опису замовлень, товари на обмін – технічного описування виробу, моделі або зразку. Розвивається торгівля. Торговці були створювальниками карти. Разом з нею з’являються перші наукові щоденники демографічного змісту.

Згодом з'являється мануфакутрне (серійне виробництво). Це виробництво вимагало більш точного зображення самого предмета. Конструкторська документація виникає у зв’язку з розвитком механіки, суднобудівництва, машинобудівництва [ 6, с.141 ].

У XVII-XVIIIст. починається типове будівництво. З’являється проект, проектна документація.

Машиний характер виробництва відрізняється від мануфактурного технологією, можливим є використання кваліфікованих спеціалістів. Виникає технологічна документація, технологічна карта.

Виробництво починає тісно взаємодіяти з наукою. З’являється наукова документація, держстандарт. Вводиться різниця між приватною та державною інтелектуальною власністю. Згодом з’являються звіти, рецензії та укладнення.

На сьогоднішній день ми маємо технічний комплекс наукової документації, який складався у всіх сферах життя. Графічна документація включає плани, креслення, схеми. Текстова документація: держстандарти, технічні описи, технічні умови. Картографічна і гідрографічна: карти географічні, геодезичні і т.д.