Инвентаризация

Инвентаризация имущества(основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) ифинансовых обязательств(кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы) производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу.

Основные цели инвентаризации имущества и финансовых обязательств следующие:

- выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации устанавливаются руководителем, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством, и оформляется это либо как самостоятельный документ, либо непосредственно в учетной политике.

Инвентаризация может быть обязательной и инициативной. В соответствии с Законом ''О бухгалтерском учете'' проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях¹:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, реорганизации (ликвидации);

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года)

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в 3 года.

- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Инвентаризация может быть плановой и внеплановой. При этом плановая инвентаризация проводится в соответствии с утвержденным порядком. Внеплановая инвентаризация проводится с целью обеспечения дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества у материально-ответственных лиц либо по иным причинам.

По степени охвата проверяемых объектов инвентаризация может быть полной и частичной.

К объектам инвентаризации относятся:

• все имущество организации независимо от его местонахождения;

• все виды финансовых обязательств организации;

• имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки);

• имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Периодичность проведения инвентаризации – один раз в год. Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности – ежеквартально, инвентаризацию кассы – ежемесячно перед составлением внутренней бухгалтерской отчетности.

По методу проведения инвентаризация может быть натуральной и документальной.

Натуральная (основные средства, ТМЦ и т.д.) – непосредственное наблюдение объектов и определение их количества путем подсчета, обмера, взвешивания и т.д.

Документальная – проверка документального подтверждения наличия объектов.

В ходе инвентаризации необходимо придерживаться некоторых основных правил ее проведения.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) – форма ИНВ-22, регистрируется в книге (журнале) контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации – форма ИНВ-23. Документ о составе комиссии является письменным заданием на проведение инвентаризации. Форма ИНВ-23 содержит сведения о составе комиссии, перечень имущества, сроки проведения инвентаризации (даты начала и окончания), причины инвентаризации.

В состав комиссии должны входить представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) аудиторы (внутренние или независимые).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки необходимо получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально-ответственные лица дают расписки, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Расписка включается в заголовочную часть инвентаризационной описи.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах (форма ИНВ-1 – инвентаризационная опись основных средств).

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Порядок проведения этих работ специально оговаривается в методических указаниях по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Например, если товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, то их количество определяется по документам, но обязательна проверка выборочной части этих ценностей (в натуре); если проверяются навалочные материалы, то определение веса или объема можно производить на основании обмеров и технических расчетов и т.д.

Проверка фактического наличия производится при обязательном участии материально-ответственного лица.

Порядок заполнения описей оговаривается специально в методических указаниях. На каждой странице подводится итог количества и порядковых номеров указанных на данной странице ценностей; исправление ошибок производится во всех экземплярах путем зачеркивания и проставления правильных записей, эти исправления должны быть оговорены и подтверждены всеми членами инвентаризационной комиссии. Нельзя оставлять незаполненные строки. В конце страницы незаполненные строки прочеркиваются.

Описи подписываются всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что проверка проведена в их присутствии и что они не имеют претензий к комиссии, что перечисленное в описи имущество принято ими на ответственное хранение.

Если имущество не находится на ответственном хранении, арендовано или получено для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация продолжается несколько дней, то каждый день помещения, где хранится имущество – опечатывается.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (инвентаризационная опись основных средств, расписка, инвентаризационный ярлык, инвентаризационная опись ТМЦ, акт инвентаризации товаров отгруженных, акт инвентаризации наличных денежных средств и т.д.). Это либо формы, разработанные министерствами и ведомствами, либо те, что утверждены в положении.

Можно проводить проверки правильности проведения инвентаризации (по ее окончании) и выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период по распоряжению руководителя. Их результаты оформляются актом (форма ИНВ-24) и регистрируют в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма ИНВ-25)

При проведении аудита основных средств инвентаризация основных средств необходима.