1. Характеристика товарных документов

Поступлению и продаже товаров в торговле предшествует процесс заключения договоров купли-продажи. По договору купли – продажи в соответствии со ст. 454 Гражданского кодекса Российской Федерации одна сторона обязуется передать товар в собственность другой стороне, которая обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму.

Договор выполняет следующие функции:

 юридически закрепляет отношения между сторонами договора, придавая им характер обязательств, выполнение которых оговорено в законе;

 определяет порядок и способы их исполнения;

 предусматривает способы защиты обязательств от их неисполнения сторонами договора.

Срок исполнения договора продавцом устанавливается в самом договоре. Если такой срок не установлен, то обязательство по договору должно быть исполнено в разумный срок.

Аспекты хозяйственных отношений, не затронутые в договоре, регламентируются действующим законодательством.

В соответствии со ст. 458 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается выполненной в момент:

• вручение товара покупателю, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара (в этом случае прием товара производится на складе покупателя);

• предоставление товара в распоряжение покупателя в месте нахождения товара (прием производится покупателем на складе поставщика).

Согласно п.2 ст. 458 ГК РФ установлено, что в случае, когда из договора купли продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца считается выполненной в момент сдачи товара перевозчику или отделению связи. В данном случае приемка товара производится на станции железной дороги, пристани или в аэропорту.

Поставка отражается в оперативном учете по товарным документам. Оперативный учет выполнения договоров поставки ведут обычно работники торгового отдела (главный бухгалтер  на малых предприятиях). Данные оперативного учета используются для получения сведений о выполнении хода договоров о поставках товаров. Учет ведется в специальном журнале.

Постоянно ведется работа по сопоставлению фактических объемов поставки со сроками, указанными в договорах.

На основании данных оперативного учета и предъявленных претензий поставщики за недогруз и просрочку поставки товаров должны перечислить неустойку в установленных договором размерах.

Для правильного учета поступивший товар должен быть оформлен документами. Государственным комитетом по статистике утверждены унифицированные формы первичной документации по учету торговых операций (общие, при продаже товаров в кредит, в комиссионной торговле), а также документы по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники. В табл. 3.1 указаны основные формы общих первичных учетных документов по торговым операциям. В розничной торговле основным документом, подтверждающим факт купли-продажи товара является чек, полученный с применением контрольно-кассовой техники.

Таблица 3.1

Первичные документы учета торговых операций (общие)

К общим документам учета торговых операций наряду с указанными в табл. 3.1 относятся такие первичные учетные документы, как:

• Товарный ярлык (ТОРГ-11);

• Журнал учета движения товаров на складе (ТОРГ-18);

• Сопроводительный реестр сдачи документов (ТОРГ-31),

а также документы, исполняющие функции аналитического учета:

• Карточка количественно - стоимостного учета (ТОРГ-28);

• Товарный отчет (ТОРГ-29);

• Отчет по таре (ТОРГ-30);

• Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (ТОРГ-23).

Акт о приемке товаров (ф. № ТОРГ-1) применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.

При приемке товара плодоовощными базами, складами, холодильниками применяется Приходный групповой отвес (ф. № ТОРГ-17).

Акты об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ф. № ТОРГ-2), импортных товаров (ф. № ТОРГ-3) являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику при наличии расхождений фактически поступивших грузов с данными сопроводительных документов поставщика.

Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (ф. № ТОРГ-4) – применяется для оформления неотфактурованных поставок. Составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица. В прил. 3.3 представлен названный акт; товар покупателю поступил согласно железнодорожной накладной, счет-фактура на товар выслана почтой. Товар, поступивший без счета поставщика, принимается к учету по средней цене, сложившейся в организации покупателя на аналогичный товар.

Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (ф. № ТОРГ-5, см. прил. 3.4) применяется для оформления тары и упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщика, и их стоимость включена в цену товара. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.

Акт о завесе тары (ф. № ТОРГ-6) применяется для оформления приемки и списания завеса тары. Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации и передается материально ответственным лицом с товарным отчетом в бухгалтерию организации. В случае, если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения. Для учета тары, требующей завеса, а также записи сведений о произведенном завесе тары используется Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары (ф. № ТОРГ-7). Форма акта о завесе тары и указанного журнала представлена в прил. 3.5 и 3.6.

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (ТОРГ-13) применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами. К примеру, согласно накладной на внутреннее перемещение, приведенной в прил. 3.7, поступивший на материальный склад организации, передается на склад магазина.

Расходно - приходная накладная (для мелкорозничной торговли) (ТОРГ-14) применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т.п., на которые не составляются товарные отчеты.

Заказ – отборочный лист (ф. № ТОРГ-8) применяется на оптовых базах (складах) для отбора товара, тары; на основании данных этого документа заполняется товарно - транспортная накладная. Для оформления продажи товаров по предварительным заказам на конкретные дату и время с доставкой либо без доставки по указанному адресу используется Заказ (ф. № ТОРГ-26). Для учета выполнения заказов покупателей используется одноименный Журнал (ф. № ТОРГ-27). В журнале регистрируются принятые заказы по номерам, датам и времени исполнения, а также получение заказа отборщиком и возврата им исполненных заказов.

При упаковке товара выписываются Упаковочный ярлык (ф. № ТОРГ-9) либо Спецификация (ф. № ТОРГ-10). При отпуске всех видов товаров как приложение к товарно - транспортной накладной применяется Расходный отвес (спецификация) (ф. № ТОРГ-19).

Товарная накладная (ф. № ТОРГ-12) применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, второй - передается сторонней организации. Форма товарной накладной аналогична Акту о приемке товаров (ТОРГ-1).

Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ф. № ТОРГ-15) применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию, а для списания указанных ценностей, а также не подлежащих продаже по причине потери качества используется Акт о списании товаров (ТОРГ-16).

Акт о списании товаров (ТОРГ-16а) применяется при оформлении, возникающей по тем или иным причинам порче, потери качества товаров, не подлежащих продаже.

Товарный ярлык (ф. № ТОРГ-11) применяется для учета товарно- материальных ценностей в местах хранения товара.

Журнал учета движения товаров на складе (ТОРГ-18, см. прил. 3.11) применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). Ведется материально ответственным лицом по наименованиям, сортам, количеству и цене. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Для регистрации приходных и расходных документов и их передачи со склада в бухгалтерию применяется Сопроводительный реестр сдачи документов (ф. № ТОРГ-31). Реестр составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.

Приведенные ниже документы выполняют роль регистров аналитического учета.

Карточка количественно - стоимостного учета (ТОРГ-28, см. прил. 3.12) применяется в организациях торговли (на складах, базах) для аналитического учета товаров. Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара, однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединенно в одной карточке. Записи в карточке производятся на основании приходных и расходных документов.

Товарный отчет (ф. № ТОРГ-29, см. прил. 3.13) и Отчет о таре (ф. ТОРГ-30) применяются для учета товарных операций в организациях торговли за отчетный период, как правило, при сальдовом методе учета товаров. Документы составляются в двух экземплярах материально ответственным лицом с указанием номера, даты документов на поступление и выбытие товаров и тары, подписывается бухгалтером и материально ответственным лицом и утверждаются руководителем организации.

Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (ф. № ТОРГ-23) применяется для отпуска товаров в мелкорозничную сеть, выдается торговой или иной компетентной организацией работникам мелкорозничной торговли (киосков, ларьков и т.п.).

Формы документов по инвентаризации имущества (ИНВ-3 – ИНВ-6), используемые при проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и использования рассмотрены в теме «Бухгалтерский учет материалов». Наряду с указанными документами в торговых организациях применяются:

• Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц (ф. № ТОРГ-22);

• Акт о перемеривании тканей (ф. № ТОРГ-24).

Первый документ составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием специалиста по контролю за качеством и прикладывается к приемному акту. При необходимости выдачи акта поставщику он составляется в двух экземплярах.

Второй документ применяется в магазинах для учета излишков (недостач) при перемеривании тканей по группам до выпуска в продажу. Перемеривание производится членами комиссии в составе товароведа, представителя общественности и материально ответственного лица. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр остается у материально ответственного лица, а второй - прилагается к приходным документам и передается в бухгалтерию.

Ниже приведена характеристика документов учета товарных операций, которые отнесены к группе прочих.

Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров (ф. № ТОРГ-20) применяется в случае обнаружения понижения качества и порчи товаров. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии на основании приказа, распоряжения руководителя организации.

Акт о переборке, сортировке плодоовощной продукции (ф. № ТОРГ-21) применяется на плодоовощных базах (складах) для оформления переборки, сортировки картофеля, овощей, фруктов, а также отходов, выявленных при переборке. Акт составляется в двух экземплярах сотрудником базы (склада) на основании приказа (распоряжения) руководителя на каждую культуру отдельно.

Акт об уценке лоскута (ф. № ТОРГ-25) применяется для оформления уценки мерного лоскута, образующегося в торговой сети при розничной продаже тканей по мере накопления лоскута. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии с участием представителя вышестоящей организации.

В комиссионной торговле используются документы:

• Перечень товаров, принятых на комиссию (КОМИС-1);

• Перечень принятых на комиссию транспортных средств (автомобилей, мотоциклов и номерных узлов (агрегатов) (КОМИС-1а);

• Товарный ярлык (КОМИС-2);

• Акт об уценке (КОМИС-3);

• Справка о продаже товаров, принятых на комиссию (КОМИС-4);

• Акт о снятии товара с продажи (КОМИС-5);

• Карточка учета товаров и расчетов по договорам комиссии (КОМИС-6);

• Ведомость учета платежей, полученных за хранение непроданных товаров (КОМИС-7);

• Журнал учета приема на комиссию и продажи транспортных средств (автомобилей, мотоциклов и номерных узлов (агрегатов) (КОМИС-8).

Перечень товаров, принятых на комиссию (КОМИС-1) составляется при приеме товаров на комиссию. Выписывается материально-ответственным лицом в двух экземплярах. Первый экземпляр перечня, вместе с договором комиссии, вручается комитенту, второй передается в бухгалтерию торговой организации (комиссионера).

Перечень принятых на комиссию транспортных средств (автомобилей, мотоциклов) и номерных узлов (агрегатов) (КОМИС-1а) составляется при приеме на комиссию автотранспортной техники (автомобилей, мотоциклов) и номерных узлов к ней. Выписывается материально-ответственным лицом в двух экземплярах. Первый экземпляр перечня, вместе с договором комиссии, вручается комитенту, второй передается в бухгалтерию торговой организации (комиссионера).

Товарный ярлык (КОМИС-2) выписывается при приеме товара на комиссию.

Акт об уценке (КОМИС-3) оформляется при проведении уценки товаров, принятых на комиссию.

Справка о продаже товаров, принятых на комиссию (КОМИС-4) выписывается по мере реализации товаров материально-ответственным лицом комиссионного магазина.

Акт о снятии товара с продажи (КОМИС-5) составляется при снятии с продажи товара, принятого на комиссию.

Карточка учета товаров и расчетов по договорам комиссии (КОМИС-6) предназначена для контроля расчетов по договорам комиссии материально-ответственным лицом. Карточка составляется в одном экземпляре и предназначена для ведения учета индивидуально по каждому товару и цене продажи. Карточки передаются для хранения в бухгалтерию.

Ведомость учета платежей, полученных за хранение непроданных товаров (КОМИС-7) предназначена для учета платежей поступивших за хранение товаров. Размеры таких платежей определяются по согласованию сторон в договоре комиссии.

Журнал учета приема на комиссию и продажи транспортных средств (автомобилей, мотоциклов и номерных узлов (агрегатов) (КОМИС-8) заполняется по мере поступления по договору комиссии транспортных средств. Журнал заполняется материально-ответственным лицом в одном экземпляре, в нем указывается наименовании транспортных средств, дата поступления и продажи и стоимость продажи.

В учете товаров, как и других видов материально-производственных запасов, используются расчетные документы, такие как платежное требование, счет, счет-фактура и др.

Все первичные товарные документы являются бланками строгой отчетности. Порядок использования бланков строгой отчетности предполагает:

• проставление порядковых номеров при получении (покупке) бланков. Бланки используются для выписки документов в двух экземплярах с одним порядковым номером;

• поступившие бланки регистрируются в книге учета бланков строгой отчетности;

• выдача бланков с распиской в книге учета бланков строгой отчетности материально-ответственным лицам, отпускающим товар в мелкорозничную сеть;

• отметка об использовании бланков в книге учета бланков строгой отчетности.