Источниками информации для аудитора являются:

• авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами;

• журнал регистрации авансовых отчётов;

• сметы представительских расходов и приказы об их утверждении;

• журнал-ордер № 7 являющийся регистром как синтетического, так и

аналитического учёта;

• Главная книга;

• Бухгалтерский баланс (форма № 1);

• "Отчёт о движении денежных средств" (форма № 4);

• приказы и распоряжения руководителя о перечне подотчетных лиц, о выдаче

денег в подотчет, о направлении работников в командировку и т.д.

Кроме того, в ходе проверки аудитор использует информацию, полученную в результате изучения кассовых операций.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки целесообразно использовать вопросник (таблица № 1), по результатам которого аудитор делает выводы и намечает перечень аудиторских процедур, основными из которых являются:

1. Проверка соответствия лиц, фактически получающих деньги в подотчёт утверждённому списку, а так же наличие подотчётных лиц в штате организации.

2. Проверка выдачи в подотчёт денежных средств лицам, не отчитавшимися по раннее полученному авансу;

При этом следует помнить, что "Порядок ведения кассовых операций в РФ", запрещает:

• выдавать деньги в подотчет лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу;

• передавать подотчетные суммы от одного работника к другому.

3. Проверка соблюдения сроков предоставления авансового отчета.

При этом следует отметить, что ограничений на размер суммы, выдаваемой в подотчет, законодательно не установлено.

4. Проверка оправдательных документов (формально, арифметически и по существу), а так же проверка целевого использования подотчётных сумм;

5. Проверка командировочных расходов: полноты документов и правильности возмещения таких расходов.

6. Проверка правильности списания подотчётных сумм в налоговом учёте на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль;

6. Проверка правильности отражения операций с подотчетными лицами на счетах бухучета и записей в журнал-ордер № 7

7. Другие процедуры.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

   • выдача денег лицам, не включенным в список подотчетных лиц;

   • выдача денег лицам, не являющимся работниками предприятия;

   • выдача денег лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

   • нецелевое использование денежных средств.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

• отсутствие приказов;

• отсутствие командировочных удостоверений или отметок в них;

• несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

• отсутствие приказов об оплате суточных сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных

расходов:

• некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов

• уменьшение налогооблагаемой прибыли по налогу на прибыль на сумму суточных, выплаченных сверх лимита.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей подотчетными лицами:

• выделение НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных в розничной торговле;

  • включение НДС, выделенного отдельной строкой по материальным ценностям, приобретенным у предприятий- изготовителей или у предприятий оптовой торговли на затраты или в стоимость материальных ценностей.

5. Нарушение порядка учета представительских расходов (не соблюдение смет);

6. Нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

• неверное составление бухгалтерских проводок;

• неправильный подсчет остатков по счету 71 "Расчёты с подотчётными лицами"

• несоответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере № 7.

Выявленные отклонения фиксируются в рабочих документах аудитора.